, Jak nejlépe udržovat právní kanceláře finanční záznamy

Pokud se snažíte být právníkem v advokátní kanceláři, musíte pochopit, jaké záznamy potřebujete k zachování. Možná jste odborníkem v praxi zákona, ale nemusíte mít pocit jistoty ve svých účetních znalostech. Pochopení základů a používání specializovaného účetního softwaru může vaše praxe udržet v bezpečí.

Účetní systémy pro právnickou kancelář

Dobrý účetní systém pro všechny malé firmy bude zahrnovat silné vnitřní kontroly pro sledování příjmů i výdajů.

Jako advokát musíte zajistit, aby váš účetní systém měl silné vnitřní kontroly, a to jak poplatky účtované, tak náklady a výdaje vynaložené pro klienty.

Bez ohledu na to, zda jsou účty založené na konkrétním držiteli, ročním pojistném, podmíněném poplatku nebo doporučení, je váš poplatek založen na čase stráveném na projektech vašich klientů. To je důvod, proč advokáti obvykle vedou podrobné záznamy o sledování času stráveného v případech.

Můžete použít ruční nebo elektronické systémy pro sledování času a nákladů. Knihy klientských knih byly použity k zaznamenání těchto informací před příchodem zákonného časového a fakturačního softwaru. Bez ohledu na způsob vedení záznamu, který dáváte přednost, budete obvykle chtít zaznamenat tuto stopu, kterou strávíte na klienta, spolu s případnými výdajovými náklady.

Čas od času můžete platit za výdaje za své klienty za podání poplatků nebo jiných poplatků.

Většina praktických advokátů zaznamenává tyto pokročilé náklady do systému podobně jako ostatní pohledávky.

Účtovací software bude mít speciální časopisy pro záznam jediného typu často probíhající transakce. Pro advokáty se v časopise o peněžních příjmech uvede rozpis (1) přijatých poplatků a (2) úhrada nákladů, včetně rozdělení mezi běžně zaplacené režijní náklady a zaplacené náklady na klienta.

Složitost časopisu o peněžních příjmech se bude lišit v závislosti na velikosti advokátní kanceláře, z nichž nejzákladnější je pouze bankovní výpis a kontrolní kopie.

Ostatní základní záznamy

Kromě výše uvedených záznamů obvykle advokáti udržují alespoň následující údaje:

1. Kniha událostí: Kniha událostí obsahuje záznamy událostí, obvykle ve formátu kalendáře.
2. Časopis o pohledávkách: Časopis pohledávek zobrazuje pohledávky vyúčtované, ale nevybírané.
3. Individuální účty klientů: Tyto účetní knihy zahrnují popis poskytnutých služeb, poplatky a kredity, přehled nezaplacitelných poplatků a konečných faktur.
4. Záznamy o časových údajích: Časové záznamy se zaznamenávají pro každého klienta.
5. Registrované případy: Tento registr shrnuje jakoukoli legální práci a je obvykle organizována jménem klienta.
6. Zprávy o časových souborech: Zprávy o čase mohou být obvykle seřazeny podle právníka nebo klienta a obsahovat informace, jako je čas, pracovní data, fakturace a další účtovatelné výdaje.

Jedná se o základní knihy a záznamy, které většina právníků bez ohledu na specialitu bude mít k dispozici pro své firmy. Mnoho právníků používá účetní software a software pro správu právních postupů k udržování svých knih a záznamů v elektronických formátech.

Zatímco některé právnické kanceláře používají QuickBooks, mnoho dalších firem používá softwarové programy specifické pro daný průmysl, jako jsou Abacus Next, Clio nebo ProLaw, které řídí své postupy.

POZNÁMKA : Tento článek je určen pouze pro vzdělávací účely; měli byste se poradit s daňovým odborníkem, abyste diskutovali o všech otázkách nebo problémech, které máte ohledně účetnictví, vedení záznamů nebo příjmů.