Požadavky na vedení platebních záznamů pro zaměstnance

Uchovávání výkazu výplaty a jiné dokumentace zaměstnanců je pověřeno oddělením práce a oddělením hodin a zákonem o spravedlivých pracovních normách. Zaměstnavatelé musí sledovat odměny a volno a služba interního výnosu také vyžaduje, aby jste vedli záznamy o mzdách všech současných zaměstnanců po dobu nejméně šesti let po skončení pracovního poměru.

Jaké výkazy výplat jsou zaměstnavatelé povinni uchovávat?

Obvykle byste měli většinu záznamů požadovaných zákonem v průběhu podnikání, takže dodržování by nemělo vést k dalším krokům či práci.

Zkontrolujte záznamy, které již máte, abyste se ujistili, že jste v souladu s požadavky IRS a FLSA.

Záznamy mohou být uchovávány v libovolné formě, včetně elektronicky. Pro všechny zaměstnance, kteří nejsou osvobozeni od daně, a osoby, na něž se vztahuje minimální mzdová náročnost, musí být dodržovány následující podmínky:

Osobní údaje, včetně jména, adresy, zaměstnání, pohlaví a data narození zaměstnance, pokud je mladší než 19 let

• Hodina a den, kdy začíná jeho pracovní týden
• Celkový počet odpracovaných hodin každý pracovní den a každý pracovní týden
• Celkový denní nebo týdenní příjem za denní příjem
• Pravidelná hodinová mzda za každý týden, kdy je odpracována nadčasová pracovní doba
• Úhrada přesčas za pracovní týden
• > Datum platby a platební období.
• Zaměstnanci, kteří nejsou osvobozeni od daně, musí platit nejméně minimální mzdu a získat nadčasy za všechny odpracované hodiny přes 40 týdnů. Zaměstnanec může být osvobozen od daně, pokud je vyplácen nejméně 455 dolarů týdně na základě platu a pokud vykonává určité pracovní povinnosti, obvykle administrativní, výkonné nebo řídící.

Straight-time plat je to, co je získáno během prvních 40 hodin v pracovní týdny.

Záznamy požadované pro zaměstnance osvobozené od daně se liší od záznamů pro pracovníky, kteří nejsou osvobozeni od daně, a pro zaměstnance v domácnosti, pro zaměstnance pracující za neobvyklých platových podmínek, pro zaměstnance, kterým jsou poskytovány ubytování nebo jiné zařízení, a pro zaměstnance, vzdělání.

Pokud některý z vašich pracovníků spadá do těchto kategorií, konzultujte s advokátem.

Formuláře, které musíte uchovávat

Kromě platebních záznamů byste měli uchovávat několik dalších dokumentů pro každého zaměstnance.

Podepsaná kopie formuláře W-4 s federálním zadržením. Tento formulář lze mnohokrát měnit, takže se ujistěte, že nejaktuálnější formulář držíte nahoře.

Kópia jakékoli formy, na kterou zaměstnanec povolil zaplacení slevy, včetně dávek a zvláštních darů, jako je United Way nebo jiné charitativní organizace

• Kopie původního formuláře žádosti zaměstnance a všechny podpůrné dokumenty, jako například životopis nebo přepisy.
• Záznamy o změnách v platových úrovních, včetně propagačních či demotivních opatření, a důvody pro tyto akce.
• Jaký je nejlepší způsob, jak udržovat výkazy výplat?
• Záznamy o výdajích, včetně dokladů o všech odpracovaných hodinách, o změnách stavu platů a platových sazbách, by měly být uchovávány v samostatném souboru.

Musíte také vést záznamy o všech změnách v platu a výhodách zaměstnanců, včetně souhlasů zaměstnanců. Musíte mít písemný souhlas ve spise o případném odpočtu od odměny zaměstnance, s výjimkou daní a odškodnění FICA.

Susan Heathfield, odborník na lidské zdroje, má podrobnější informace o tom, co by mělo být uloženo v osobním spisu zaměstnance.

Kdo je oprávněn prohlížet záznamy zaměstnanců?

Většina firem vede evidenci zaměstnanců v omezené oblasti a umožňuje přístup pouze jednotlivcům, kteří by mohli potřebovat vidět záznamy kvůli jejich postavení nebo postavení v zaměstnání. Zaměstnanecké záznamy by neměly být nikdy odebrány ze záznamové místnosti. Máte-li více než několik zaměstnanců, možná budete chtít nastavit politiku přístupu k souborům osobních údajů, aby zaměstnanci v oblasti lidských zdrojů věděli, jak reagovat na požadavky.

Zaměstnanci by měli mít možnost vidět vlastní záznamy. Možná budete chtít, aby někdo zůstal v místnosti se zaměstnancem, když si prohlíží vlastní nahrávku.

Určete, kteří zaměstnanci společnosti mohou vidět záznamy zaměstnanců. Přístup je zpravidla omezen na zaměstnance v oddělení lidských zdrojů a na manažery a vedoucí pracovníky nad určitou úroveň.

• Různým federálním a státním auditorům může být umožněn přístup k záznamům zaměstnanců za účelem auditu. Můžete požádat o oprávnění před tím, než povolíte auditorovi přístup k záznamům zaměstnanců.
• Advokáti zastupující zaměstnance v soudních sporech mohou mít přístup v určitých konkrétních případech. Nejvyšší úředník nebo advokát společnosti by měli ověřit žádost právního zástupce před tím, než umožní nahlédnout do záznamů.