Musí obsahovat informace o řízení projektu

Oblast řízení projektů, podobně jako každá jiná odborná oblast, má jedinečnou slovní zásobu plnou zkratek a specializovaných výrazů. Tři základní pojmy a pojmy, které musíte pochopit, zahrnují:

• Rozsah
• Riziko
• Předpoklady

Tento článek nabízí přehled těchto tří základních termínů pro řízení projektu a obsahuje odkazy a návrhy pro další čtení.

Oblast působnosti

V oblasti řízení projektů je rozsahem soubor hranic, které definují rozsah projektu.

Rozsah popisuje, co má být zákazníkovi doručeno v důsledku iniciativy projektu.

Pochopení rozsahu umožňuje manažerovi projektu a projektovému týmu porozumět tomu, co spadá do hranic nebo mimo hranice projektu. Pokud je něco "ne v rozsahu", není zohledněno při plánování projektu. Činnosti, které spadají do hranice výkazu rozsahu, jsou považovány za "v rozsahu" a jsou účtovány v rozvrhu a rozpočtu. Pokud činnost spadá mimo hranice, považuje se za "mimo rozsah" a není plánována.

Ať už jste projektový manažer nebo součást projektového týmu, budete chtít zvážit, jestli je něco, co je v dosahu nebo mimo rozsah, když se budete pohybovat kupředu.

Představte si například, že vás klient požádal o vytvoření webových stránek. Jak vymezíte rozsah (nebo nastavte hranice) projektu, uveďte následující položky jako v rozsahu:

• Návrh stránky a schéma drátového rámu
• Vytvoření testovacího lože
• Kódování schváleného drátěného rámu < Vývoj grafiky tématu webových stránek
• Testování a ladění před zveřejněním webu

V průběhu projektu vás klient požádá, abyste do něj zahrnuli video přehlídku společnosti. Video není specifikováno v rámci projektu a je proto mimo rozsah.

Zatímco byste mohli pracovat s videem pracovat za příplatek, bude to vyžadovat revizi rozsahu a odhad nákladů a času projektu.

Vzhledem k tomu, že neexistuje jasný a dohodnutý rozsah působnosti, může se stát, že vaše video se stalo sporným mezi vaším týmem a zástupci zákazníka. Jasné vysvětlení rozsahu umožnilo situaci zmírnit a uspořádanou změnu řešit.

Jak tedy zjistíte, co je v rozsahu nebo mimo rozsah? Nejprve budete chtít načrtnout všechny podrobnosti o projektu, který v současné době znáte, na základě diskusí s klientem nebo vlastníkem projektu. Pak budete chtít udělat klíčové předpoklady, které povedou to, co je považováno za mimo rozsah.

Předpoklady

V určitém okamžiku vašeho života jste pravděpodobně řekli: "Nikdy nedělej předpoklady. "Předpoklady v řízení projektů však představují každodenní činnost.Předpoklady vám pomohou definovat rozsah a rizika a jemně doladit odhady času a nákladů. Samozřejmě je nezbytné dokumentovat a potvrdit vaše předpoklady.

Zvažte něco jednoduchého, například vytvoření knihy. Řekněme, že váš přítel má nápad na knihu konferenčního stolku a požádal vás o správu projektu. Jeho první žádost je o rozpočet, aby mohl zajistit financování.

Jak definujete rozsah, je zřejmé, že váš přítel není jistý o mnoha podrobnostech, včetně počtu stránek, začlenění obrazu, stylu obálky a hmotnosti papíru, který bude použit pro stránky. Vzhledem k tomu, že všechny tyto faktory ovlivní složitost nákladů a výroby, budete muset předpovědět specifikace a potvrdit tyto předpoklady jako přijatelné nebo nepřijatelné se svým přítelem.

Po další diskusi, váš přítel říká, že plánuje do knihy zahrnout 50 fotek. Můžete založit svůj předpoklad na 50 obrázcích, nebo předpokládat, že se toto číslo bude časem zvyšovat, můžete předpokládat, že mezi snímky bude 75-90 stránek.

Můžete vidět, jak předpoklady přímo ovlivňují harmonogram. Například si představte, že jste vedli projekt v parku, který zahrnuje budování houpačky.

Při nastavování projektu získáte rozpočet a přidělíte týmovým týmům, z nichž jeden odpovídá za materiály. Jakmile vytvoříte svůj plán, požádejte osobu, která má na starosti materiály, kdy dorazí cement. Tato osoba odpovídá, že není si jistý, kdy bude cement přicházet, ale že věří, že to bude mezi 1. červnem a 10. červnem. Jak si vybudujete svůj rozsah a plán, učiníte předpoklad, že cement přijde nejpozději 10. června. příklad ukazuje dva výhody pro předpoklady.

První výhodou je, že předpoklad přijetí cementu nejpozději do 10. června umožňuje plánovat činnosti, které se spoléhají na cement přicházející. Druhá výhoda spočívá v tom, že poskytuje osobě, která má na starosti materiály, termín dodání cementu, který pak může předat dodavateli. Neúmyslně stanovila klíčovou lhůtu, během níž může projekt pokračovat.

Předpoklady vytvářejí měřítka, které se často během projektu opakují, aby pomohly projektovému týmu zůstat v rozsahu, včas a v rámci rozpočtu. Ale co se stane, když jsou předpoklady špatné? Zde hrozí riziko.

Riziko

Jakmile vytvoříte svůj rozsah a zjistíte předpoklady, které jsou za rozsahem a odhady, budete chtít začít hodnotit oblasti rizika. Riziko je ve správě projektů stejné jako v reálném světě; je to nebezpečí nebo šance, která může způsobit škody. (Poznámka: Institut pro řízení projektů a Vědecký řídící orgán znalostí - PMBOK nabízí podrobné definice rizik a typů a určuje rámec pro řízení rizik projektu.)

Všechny projekty obsahují riziko a pokud jste projektovým manažerem nebo vlastníkem projektu , je nejen vaší odpovědností předvídat riziko, ale je také vaší úlohou sdělit potenciální dopad těchto rizik na projektový tým a připravit se na zmírnění rizik.

Riziko přichází v různých stupních. Někdy riziko může znamenat, že projekt bude probíhat poněkud jinak nebo bude mít malý neočekávaný obrat. V některých případech však riziko může vést k katastrofickým výsledkům, které změní váš projekt na jeho hlavu.

Použijeme scénář dětského hřiště z výše uvedeného příkladu cementu. Jedním z rizik je, že cement nepřijde předpokládaným datem 10. června. Jaké jsou možné důsledky tohoto rizika? Všechny nástupnické činnosti, které následují po nanesení cementu, jsou v důsledku tohoto problému zpožděny.

Rizika mohou být také pozitivní. Zvažte dopad na projekt, pokud se cement objeví dříve než se předpokládalo. Přestože to vypadá jako pozitivní výsledek, vytváří stále problém pro načasování a sekvencování všech ostatních kroků v projektu.

Projektoví manažeři spolupracují se svými projektovými týmy na brainstormingu a identifikaci potenciálních rizik. Provádějí tento proces o krok dále a zkoumají potenciální závažnost rizika a jeho pravděpodobnost výskytu. Dále identifikují ty osoby, které jsou nejvhodnější pro určení, kdy nastane riziko, a vypracují dohodnuté plány na zmírnění rizika.

Mnoho firem má podrobné rizikové šablony, které vyvinuly v průběhu času a ze zkušeností s jinými projekty. Některé průmyslové odvětví sestavilo rizikové profily, které se používají jako výchozí bod pro analýzu rizik. Mnoho průmyslových odvětví provádí velmi podrobné statistické analýzy pro plánování rizik.

Bottom Line

Pojmy: rozsah, předpoklady a riziko jsou ve světě řízení projektů důležité. Tento článek použijte jako výchozí bod k dalšímu prozkoumání těchto a dalších důležitých termínů pro řízení projektu.