Věci, které je třeba zvážit dříve, než si zakoupíte účetní software

Účtovací software je nezbytný pro všechny malé firmy, aby bylo možné sledovat výnosy, výdaje, informace o zákaznících a další finanční údaje. Je také skvělým nástrojem pro rozhodování, protože včasné sestavy a nástroje pro analýzu rozpočtu, které přicházejí s většinou účetních softwarových programů, dávají majitelům podniků možnost vrátit se zpět a získat celkové znalosti o financích společnosti. Ale v moři programů a softwarových značek, jak si vyberete správný účetní software pro vaše malé firmy?

Co je třeba zvážit dříve, než si zakoupíte účetní software

Protože účetní software je pro váš malý podnik klíčový, je důležité zajistit, abyste provedli nějaký výzkum před zakoupením konkrétního typu finančního řízení nebo účetního softwaru. Blížející pohled na potřeby vaší společnosti vám umožní posoudit každodenní požadavky na funkčnost, které potřebujete. Níže jsou jen některé věci, které musíte udělat a mít na paměti, než se zavážete kupovat účetní software.

1. Proveďte analýzu potřeb

Před rozhodnutím o konkrétním účetním programu byste měli provést analýzu potřeb, abyste mohli posoudit funkce, funkce a zprávy, které budete potřebovat. Udělejte si čas přemýšlet o tom, jaké účetní transakce jsou pro vaši firmu významné, abyste si vybrali program, který je může efektivně zvládnout. Veškeré přehledy, které budete potřebovat k vytváření, ovládání, které potřebujete, nebo integraci, kterou chcete s aplikacemi třetích stran, by měly být uvedeny.

Tato analýza potřeb bude základem, pro který začnete výběrový proces.

2. Přečtěte si recenze na účetní software

Čtení dalších recenzí zákazníků o výrobku vám dá lepší představu o tom, co kupujete. Mnoho spotřebitelských webových stránek, jako je Amazon, má nespočet recenzí, které se zabývají snadnou obsluhou, reportingem, podporou, kompatibilitou operačního systému a cenou.

3. Najděte, co vyhovuje vašim potřebám

Většina malých firem může používat malý podnikový účetní software, jako je například QuickBooks, přímo vyčerpávající. Většina dodavatelů nastavuje funkce a šablony pro vytváření přehledů, takže můžete snadno vytvořit téměř všechny zprávy, které potřebujete. Můžete však zjistit, že potřebujete software specifický pro daný průmysl, jako je neziskový účetní software, software pro stavební účetnictví nebo softwarový účetní systém pro pokladní prostory, který splňuje jedinečné potřeby účetnictví a výkaznictví vašeho odvětví.

4. Zvažte snadnost použití

Vy nebo vaši zaměstnanci se budete muset naučit používat účetní software, který zakoupíte. Je pravděpodobné, že během let budete mít obrat zaměstnanců. Proto byste měli zvážit výběr účetního softwarového balíčku, který nejen splňuje vaše potřeby, ale je snadné se naučit vzhledem k času a zdrojům, které můžete věnovat školení zaměstnanců o tom, jak používat software.Máte-li k dispozici dostatek prostředků na to, aby zaměstnanci mohli začít pracovat s vaším programem v době obratu, může být jednoduchým a snadno použitelným programem pro účtování, jako jsou QuickBooks nebo Peachtree, způsob, jak jít do vašeho malého podniku. Ačkoli na trhu mohou existovat lepší programy pro účtovací programy, vaše malé podniky nebudou vidět výhody těchto programů, pokud vaši zaměstnanci nevědí, jak je správně používat.

5. Přemýšlejte o podpoře

Budete se muset rozhodnout, jaký typ podpory potřebujete, abyste mohli používat produkt. Většina prodejců nabízí celou řadu možností pomoci - e-mail, telefon a podporu online. Někteří prodejci nabídnou bezplatnou podporu, pokud zakoupíte program, zatímco většina z nich nabízí plány technické podpory, které můžete zakoupit vedle účetního softwarového programu. Měli byste si přečíst fóra o zkušenostech ostatních uživatelů se zákaznickou podporou od dodavatele softwaru, kterou si vyberete, protože nejsou všichni vytvořeni rovní. Někteří dodavatelé účetního softwaru poskytují adekvátní podporu, zatímco jiní ne.

6. Zvažte škálovatelnost

Kolik růstu očekáváte, že vaše podnikání bude růst v krátkodobém až střednědobém horizontu? Poté, co provedete své projekce o růstu vaší firmy, pak budete chtít vidět, jak potřebujete škálovatelný váš účetní program pro dosažení tohoto růstu.

Potřebujete účetní software pro běh na přenosných počítačích a stolních počítačích nebo na mobilních zařízeních? Potřebujete účetní software, který lze provozovat v síti? Jak drahé je přidat další uživatele do svého účetního softwaru? Budete chtít tyto otázky zvážit a pokud vaše malá firma bude fungovat v síti, je vhodné obrátit se na odborníka na IT, abyste se ujistili, že zvolený účetní software je kompatibilní s vaším hardwarovým vybavením. Odborník v oblasti informačních technologií by měl být schopen zajistit, aby splňoval technické parametry hardwaru a softwaru, a také vytvářet další návrhy sítí, které povedou ke zlepšení provozu vaší firmy.

7. Potřebujete správu dokumentů?

Některé malé firmy chtějí pracovat v bezpapírovém prostředí, zatímco jiné jsou pohodlnější, když jsou trochu staromódní. Bez ohledu na proces, který zvolíte, měli byste se ujistit, že software je navržen tak, aby vyhovoval vašim potřebám. Chcete-li například kancelář bez papíru, musíte zkontrolovat funkce správy dokumentů vašeho účetního softwaru. Případně si můžete zakoupit nástroj pro správu dokumentů třetí strany a můžete se podívat, zda existují účetní softwarové programy, které se integrují do systému správy dokumentů a pomáhají zefektivnit procesy pracovního postupu vaší firmy.

8. Mohli byste použít řízení pracovního toku?

Pokud se rozhodnete pracovat v kancelářském prostředí bez papírových dokumentů, budete si muset zvolit účetní program, který má vestavěné procesy pracovního postupu nebo umožňuje sestavit je tak, aby vyhovoval vašim obchodním procesům. Vzhledem k tomu, že nebudete mít fyzickou papírovou kopii, která se bude pohybovat kolem vaší kanceláře, abyste ji mohli přezkoumat a schválit, budete muset mít možnost navrhnout schvalovací procesy pro jednoduché a složité úkoly, jako je časový list, prodejce nebo kontrola schválení.

9. Zvažte potřeby zabezpečení dat

Bezpečnost účetních dat je vždy důležitá, protože se budete chtít ujistit, že vaše osobní údaje, osobní údaje zaměstnance a informace zákazníka jsou chráněny. Můžete však působit v průmyslu, například ve zdravotnictví, kde máte další požadavky na dodržování předpisů, jako je například HIPPA. Sankce za tato porušení mohou ochromit vaše podnikání a dosáhnout až 500 000 dolarů v některých případech. Bez ohledu na úroveň zabezpečení potřebujete, abyste se ujistili, že návrhy jsou zabudovány do vašeho účetního softwarového programu nebo zda můžete do plánu IT zavést potřebné bezpečnostní prvky, které by vyhovovaly těmto potřebám.