Než si zakoupíte účetní software pro malé firmy

Účtovací software může být skvělý nástroj pro vaši malou firmu, což vám umožní sledovat všechny vaše finanční údaje a snadno vytvářet zprávy pro efektivní plánování. (Přečtěte si více o výhodách účetního softwaru pro malé firmy.)

Ale protože budete používat účetní software často, je důležité zajistit, abyste vybrali účetní software, který je vhodný pro vaši firmu a vaše potřeby.

Je přístupný pro mobilní zařízení?

Malý podnikový účetní trh s počítačem obejal cloud computing velkým způsobem. Většina novějších prodejců, jako jsou FreshBooks a Zoho, nenabízí verze pro stolní počítače vůbec a tradiční prodejci, jako je Intuit (QuickBooks), migrovali své nabídky softwarových stolů na web a řídí své zákazníky k fakturaci na základě předplatného. Někteří prodejci stále nabízejí desktopové nebo hybridní verze desktopů / cloudů.

Online verze jsou ideální pro mobilní uživatele. Kromě podpory nejběžněji používaných webových prohlížečů obvykle nabízejí iPhone / iPad a aplikace pro Android, což je ideální pro zasílání faktur a zadávání informací o výdajích bez ohledu na to, kde se nacházíte.

Vyhovuje vašim účetním potřebám?

Jste-li jediným vlastníkem / dodavatelem nebo majitelem velmi malého podniku bez zaměstnance, můžete se dostat se základním účetním balíčkem, který zpracovává fakturaci, sledování výdajů a poskytuje základní sestavu přehledů pro udržování tabulek na vaší firmě .

Obvykle tyto levné nabídky nejsou ve skutečnosti skutečnými účetními balíčky, protože nevykonávají podvojné účetnictví (pohledávky, závazky a hlavní kniha).

Větší podniky, které mají zaměstnance, jsou zapsány nebo mají větší účetní potřeby, potřebují robustnější (a nákladnější) balíček, který může provádět podvojné účetnictví, a má pokročilejší funkce, jako jsou mzdy, správa zásob, řízení projektů, řízení vztahů (CRM), analýzy a mnohem širší výběr zpráv (a možností přizpůsobení přehledů).

Naštěstí většina nabídek produktů vám umožní začít se základním balíčkem a rozšiřovat podle vašich potřeb. Existuje také mnoho doplňků třetích stran pro populárnější účetní balíčky, takže můžete například přidat mzdový modul, pokud takový dodavatel nenabízí (viz doplňky QuickBooks).

Dalším užitečným prvkem je přístup k účetním. Například FreshBooks nabízí portál pro účetní, aby váš účetní mohl přistupovat k vašim výkazům FreshBooks a zápisům do deníku, což vám ušetří ruční výměnu informací.

Má funkce pro snadné použití?

• Umožňuje vám software odesílat šeky, objednávky a faktury prostřednictvím sítě?
• Má možnost propojit online bankovní účty?
• Je integrován s jiným softwarem, který často používáte, například Microsoft Office?
• Je schopen převést data z jiných účetních programů nebo databází?
• Co se stane, když se v budoucnu rozhodnete přejít na jiný softwarový balíček - budete moci snadno extrahovat a migrovat stávající data?

Jinými slovy, bude účetní software schopen splnit všechny vaše potřeby, a to i v budoucnu?

Jak strmá je učební křivka?

Veškerý účetní software tvrdí, že je "uživatelsky přívětivý", ale stále budete muset investovat nějaký čas do učení, jak ho používat.

To je zvláště důležité, pokud nemáte nějaké znalosti o účetnictví; je software zaměřený na účetní profesionály nebo se může někdo dostat až k rychlosti s tím poměrně rychle?

Před zakoupením si pečlivě prohlédněte. Je uživatelské rozhraní intuitivní a pohodlné? Budete (a vaši zaměstnanci) schopni se posadit a učit se, nebo budete potřebovat další investice do výcviku? Většina prodejců nabízí bezplatné zkušební období (obvykle 30 dní).

Jak dobrý je zákaznický servis a podpora?

Pokud jde o učební křivku, program pomáhá při online pomoci. Má účetní software funkce, jako jsou tipy na obrazovce, vyhledávací pomocný index, ukázky a příklady účtů, které vám umožňují začít? Jsou k dispozici tiskové příručky? A jak přístupná je podpora společnosti? Podívejte se na recenze online, abyste získali dojmy lidí, kteří software používali.

Je škálovatelný?

Jak snadné nebo drahé je přesunout se od jednoho uživatele k více uživatelům? Většina základních softwarových nabídek je přístup pro jednoho uživatele nebo jednoho uživatele + účetního. Přidávání uživatelů vyžaduje upgrade na dražší plány. Například Zoho Books "Základní plán" umožňuje jeden uživatelský + účet, "Standardní plán" umožňuje dvěma uživatelům + účetním, a "Profesionální plán" umožňuje neomezené uživatelé (viz Zoho Books plány / ceny).