Plán managementu zainteresovaných stran v projektovém řízení

V řízení projektů je plán řízení zainteresovaných stran formálním dokumentem, který popisuje, jak budou zainteresované strany zapojeny do projektu. Účastník je osoba nebo skupina, která má zájem o projekt. Přemýšlením o tom, kdy a jak budou zapojeny zainteresované strany, projektový tým může maximalizovat pozitivní dopad zúčastněných stran na projekt.

Jaké jsou zúčastněné strany?

Zúčastněné strany mohou být interní a externí vůči organizaci.

Mezi příklady interních zúčastněných stran patří vedoucí pracovníci a obchodní jednotky, například účetní a informační technologie. Obchodní jednotky mají obvykle zástupce v projektovém týmu. Externími zainteresovanými stranami mohou být zájmové skupiny, podniky a občanské organizace. Je výjimečné, že externí aktéři jsou zastoupeni v projektovém týmu. Pro agentury s regulační autoritou jsou odvětví, která regulují, obvykle nejdůležitější skupinou externích zainteresovaných stran pro každý projekt. Pokud je projektový tým určen zainteresovanou osobou, měl by se tento zúčastněný subjekt zabývat v plánu řízení zainteresovaných stran.

Pro projektový tým je nepraktické, že se bude skládat z členů zastupujících všechny zainteresované skupiny. V mnoha případech je to nemožné. Projektový tým však potřebuje vstupy a zájem ze strany zúčastněných stran, aby tento projekt uspěl. Například, vládní organizace chce zcela modernizovat a modernizovat svůj nejpoužívanější proprietární program.

Téměř každý v organizaci používá program nějakým způsobem. Každý typ uživatele nemůže být přímo zastoupen v projektovém týmu, takže tým navrhuje způsoby, jak získat informace od zúčastněných stran a rozhodne o způsobech, jak informovat zúčastněné strany o stavu projektu. Tyto metody shromažďování vstupních a komunikačních strategií jsou zdokumentovány v plánu řízení zainteresovaných stran.

Rozdíl mezi plánem řízení zúčastněných stran a plánem komunikace

Mezi plánem řízení zúčastněných stran a komunikačním plánem může dojít k značnému krvácení. Jejich funkce jsou velmi podobné. Plán řízení zúčastněných stran je širší, protože usnadňuje vstup do projektu, stejně jako výstupy. Plán řízení zainteresovaných stran je užší, neboť se zabývá pouze těmi, kteří mají vlastní zájmy, zatímco komunikační plán by mohl zahrnovat širší publikum.

Plán managementu zúčastněných stran se rozvíjí během projektu

Plán správy zainteresovaných stran obvykle spravuje projektový manažer. Jak projekt postupuje, projektový manažer přezkoumá plán řízení zainteresovaných stran a pravidelně jej přivádí zpět do projektového týmu, aby zvážil aktualizace. Projekt může vypadat velmi odlišně uprostřed jeho časové osy, než tomu bylo ve fázi plánování, takže je důležité zajistit, aby se řídící dokumenty projektu změnily, pokud to okolnosti vyžadují.

Příklad toho, jak funguje plán správy zúčastněných stran

Zde je příklad toho, jak se může v průběhu projektu změnit plán řízení zúčastněných stran. Státní agentura se pustila do projektu tvorby pravidel. Jak začne, sponzor projektu a projektový manažer přicházejí se seznamem zainteresovaných stran, které se mají zapojit do plánu řízení zainteresovaných stran.

Jedním z prvních úkolů projektového týmu je vypracování plánu. Po několika měsících, člen projektového týmu identifikuje zúčastněnou nikoho nenapadlo na začátku projektu. Projektový manažer přidá novému účastníkovi plánu a vyzývá setkání na projektovém týmu, aby diskutovalo o tom, jak zapojit nové zainteresované strany. Jakmile tým rozhodne, co má dělat, projektový manažer informuje sponzora projektu.

Plán managementu zainteresovaných stran je zřejmý živý dokument. Jak se změní projekt, může se plán řízení zúčastněných stran s ním změnit, aby lépe sloužil potřebám projektu. S plánem hbitého řízení zúčastněných stran může projektový tým vhodně shromáždit vstupy a zpětnou vazbu ze strany zúčastněných stran a také informovat zúčastněné strany.