Zdroj Dokumenty pro účetní transakce

Pokaždé, když podnik provede finanční transakci, vytvoří se nějaký papír. Tato stopa papíru se nazývá zdrojový dokument. Pokud malý podnik zapíše kontrolu z svého běžného účtu pro kancelářské potřeby, jsou jako zdrojové dokumenty například šekem a doklady o kancelářských potřebách.

Proč jsou zdrojové dokumenty důležité

Zdrojový dokument je nezbytný pro účetní a účetní proces, neboť je to důkaz, že došlo k finanční transakci.

Je-li společnost auditována, zdrojové dokumenty zálohují účetní časopisy a hlavní knihu jako nepopiratelný audit trail.

Uchovávání zdrojového dokumentu pro podnikání je stejně jako udržování příjmů z daňově uznatelných položek za vaše osobní daně. Pokud jsou vaše daně audity, poskytují důkaz, že jste tyto nákupy uskutečnili. Totéž platí pro vaši firmu, ale v podnikání nemáte k dispozici výnosy pouze za daňově uznatelné výdaje. Uchováváte originální dokumenty pro každou finanční transakci.

Uvedené zdrojové dokumenty

Zdrojový dokument popisuje všechny základní skutečnosti transakce, jako je objem transakce, ke které byla transakce provedena, účel transakce a datum transakce.

Zde je několik příkladů běžných zdrojových dokumentů:

• zrušena kontrola
• faktura
• potvrzení o pokladně
• potvrzení generované počítačem
• úložiště

zakoupení objednávky

• Zpracování zdrojových dokumentů

Zdrojový dokument by měl být zaznamenán v příslušném účetním deníku co nejdříve po transakci. Po nahrání by měly být všechny zdrojové dokumenty uloženy v nějakém druhu systému, kde je lze načíst, pokud a kdy jsou potřebné.

V určitých případech může být dokonce důležité zajistit, aby byl řetězec opatrovnictví schopen určit, že daný zdrojový dokument zůstává ve vaší kontrole.

Zdrojové dokumenty versus fotokopie

Ve většině případů jsou fotokopie zdrojových dokumentů právně přijatelné. Služba Interní výnosy například přijala od roku 1997 fotokopie potvrzení, jsou-li čitelná, obsahují všechny informace obsažené v originále a v mezích skenovacího procesu představují tyto informace ve formátu shodném s originál.

Příjem materiálu, který specifikoval zakoupené objekty a zaplacená cena, ale která byla naskenována bez jména dodavatele, by nebyla způsobilá. Dokument, který předvedl všechny informace v původním potvrzení, ale který byl znovu zadán ve formátu aplikace Word nebo Excel, by také nebyl způsobilý.

Standard IRS - úplný, čitelný a přesná reprodukce originálu - je stejný standard používaný v mnoha firmách a vládních agenturách.Jiné instituce však doplňují tyto obecné požadavky.

Univerzita ve Washingtonu například přijímá jako náhradu za originální dokumenty fotokopie naskenované s minimální hustotou 300 bodů na palec (dpi) a prezentovány ve formátech PDF nebo TIFF; nepřijímá fotokopie JPEG.

Pokud plánujete skenovat účetní nebo právní dokumenty, abyste ulehčili skladování, obraťte se na příslušnou instituci, abyste se ujistili, že dokumenty přijmou ve formátu, který plánujete používat.