Záznamy Majitelé by měli držet za daně

Jednou z velkých výhod plynoucích z toho, že jste pronajímatelem, jsou daňové odpočty, které můžete využít. Tyto srážky však mohou být komplikované, takže je důležité, abyste v průběhu celého roku vedli detailní záznamy o všech důležitých dokladech, příjmech a výdajích. Být organizován a udržovat správné dokumenty vám pomůže maximalizovat vaše odpočty a snížit stres.

4 důvody, proč uchovávat záznamy

1. Udělá vám to mnohem snadněji.
2. Všechno, co jste zaznamenali, vám pomohou zabránit ztrátám na jakýchkoli odpočtech, což vám ušetří peníze.
3. Pomůže vám ujistit se, že podáváte přesné nároky. Místo hádání: "Myslím, že jsem zaplatil ten dodavatel $ 1, 000" tím, že rychle vytáhnete tabulku, budete vědět, že jste mu zaplatil 850 dolarů 17. července.
4. V případě, že jste auditován nebo má IRS otázky týkající se položek na vašem daňovém přiznání, budete mít důkaz, že vaše tvrzení bude zálohovat. Pokud tuto dokumentaci nemáte, zjistíte, že strávíte čas a peníze a snažíte se najít důkaz. Je to horší, pokud nejste schopni přijít s potvrzením, vaše nároky nebudou dodržovány a možná budete muset zaplatit i další daně a penále.

Jaké záznamy mám sledovat?

Krátká odpověď je, že byste měli sledovat všechno! IRS je známá pro audit malých podniků, zejména těch, které vykazují ztrátu v následujících letech. Mnoho agentů IRS navíc nerozumí daňovým nuancům, které se vztahují na investory do nemovitostí, což je pravděpodobně zpochybňuje vaše podání.

Budete muset mít důkaz, pokud IRS zpochybňuje některou z vašich položek nebo dokonce i v každodenním chodu podnikání, pokud se někdo pokusí zpochybnit platbu.

Dva druhy záznamů, které budete potřebovat, jsou trvalé záznamy a krátkodobé záznamy.

1. Permanent Records

Jedná se o dokumenty, které budete chtít uchovávat neomezeně.

Jaké jsou některé příklady trvalých záznamů?

Jedná se o dokumenty, které jsou pro vás významné a cenné i za daný daňový rok, například:

• Všechny nájemní smlouvy.
• Jakékoliv právní dokumenty - Pokuty, inspekční zprávy, soudní vystoupení.
• Jakýkoli typ povolení, které jste vybrali na nemovitosti.
• Cokoli, co byste znehodnotili - Jako vlastnost nebo vylepšení.
• Pokud máte společnost založenou jako LLC, LP, S Corporation nebo jinou, budete chtít uchovávat všechny záznamy, které se jí týkají.
• Pojistné smlouvy.
• Úvěrové dokumenty - například hypotéky.
• Daně z minulých let.
• Vlastní název / listina.

2. Krátkodobé záznamy

Krátkodobě nemluvím o pár měsíců. Budete chtít uchovávat všechny dokumenty, které považujete za důležité, abyste si nárokovali své daně po dobu minimálně pěti let.Jak dlouho poté závisí na vaší úrovni pohodlí. To vám pomůže, pokud budete někdy auditován nebo žalován.

Jaké jsou některé příklady krátkodobých záznamů?

Cokoliv, co se za daný daňový rok považuje za příjem nebo výdaje, například:

• Reklamní náklady na vaši firmu nebo majetek.
• Náklady na zábavu - například večeře nebo obědy pro stávající nebo potenciální zákazníky.
• Úroky placené z hypotéky a kreditních karet pro obchodní účely.
• Právní / odborné poplatky - pro účetní, právníky, pojišťovací agenty, realitní kanceláře.
• Kancelářské náklady - Internet, druhá telefonní linka pro podnikání, kancelářské potřeby, odpočet domácích kanceláří, pokud vlastníte kancelář používanou výhradně pro podnikání.
• obdržené nájemné.
• Opravy provedeny.
• Obdržené jistiny. - Pokud leasingový nájemník skončí, pokud držíte část jistoty, musíte ji zaznamenat jako příjem. Pokud si ponecháte část z toho, abyste zaplatili za opravy, peníze, které vynaložíte na opravu, jsou považovány za náklady, které můžete odečíst z vašich daní.
• Cestovní výdaje na podnikání - Například na míle, která je určena k pronájmu.
• Zaplacené nástroje.
• Mzdy vyplácené zaměstnancům nebo nezávislým dodavatelům.

Jak mám sledovat záznamy?

Měli byste uchovávat digitální kopii (počítač) a tištěnou kopii všech vašich záznamů.

1. Digitální kopie

Chcete-li sledovat vaše příjmy a výdaje, budete chtít použít tabulku nebo program, jako je Quicken Rental Property Manager.

Měli byste to udělat, jakmile dojde k příjmu, nebo dojde k výdaji. Budete chtít zahrnout co nejvíce podrobných informací:

• Datum,
• Čas,
• Kdo to zaplatil nebo kdo vám zaplatil,
• Druh příjmu nebo výdajů
• Částka.
• Můžete dokonce zahrnout, jak byly zaplaceny nebo vynaloženy (hotovost, číslo šeku, kreditní karta, pokladní poukázka apod.).

Úroveň podrobností bude záviset na softwaru, který používáte nebo vytváříte. Některé programy budou přímo propojeny s vašimi bankovními účty a vaše příjmy a výdaje budou za vás zaznamenávány.

I když si zvolíte levnější program nebo uchováváte své záznamy v osobních tabulkách, měli byste si pro každý druh nemovitosti sestavit samostatné záznamy, pro každý druh výdajů a pro jednotlivé druhy příjmů. Úkolem je zaznamenat v okamžiku transakce tolik informací, kolik můžete, abyste mohli v budoucnu snadno vytvářet finanční výkazy.

Měli byste je vždy zálohovat na CD, na externím pevném disku, v oblaku a dokonce i na papírové kopii. Měli by být vytištěny na konci každého měsíce a / nebo do konce roku.

2. Pevná kopie

Budete se chtít ujistit, že máte papírovou kopii nejdůležitějších dokumentů. Pokud je to možné, budete je chtít uložit do nějakého systému pro zpomalení požáru nebo do trezoru. Pokud se vám nepodaří najít jeden dostatečně velký pro všechny vaše soubory, budete chtít zachovat ty nejdůležitější, například názvy na vlastnost v tomto poli. Kategorizujte vše podle roku a pak abecedně uspořádat soubory tak, aby byly snadno k nalezení.