Video: Environmental Disaster: Natural Disasters That Affect Ecosystems 2024
Celosvětově se zákony stále více stávají o krádeži totožnosti přísnější a potřebu systematické likvidace dokumentů se zvyšuje. Systémové zničení dokumentů je obzvláště důležitější a povinné federálními a místními zákony pro společnosti nebo podniky, které se zabývají citlivými a soukromými osobně identifikovatelnými informacemi (PII). PII obecně obsahují informace jako jméno, číslo sociálního zabezpečení, adresu, e-mailovou adresu a telefonní číslo, které lze použít k identifikaci jednotlivce.
To nás vede k předmětu tohoto článku, dilematu, zda si najme služby roztříštění papíru nebo zničení dokumentů, které poskytují firmu, nebo dělají úkol zničit dokumenty společnost, která generuje dokumenty.
Znalost následujících výhod a nevýhod při používání služby pro zničení dokumentů by vám měla pomoci udělat perfektní rozhodnutí:
Použití nástroje na zničení dokumentů
Bezpečnost a pohodlí Používání společnosti pro zničení dokumentů pro systematické zničení dokumentů je považováno za zabezpečené a výhodné, protože většina služeb zničení dokumentů společnosti jsou dobře vybaveny sofistikovanými technologiemi pro zničení dokumentů a přebírají úplnou odpovědnost.
Používání společnosti pro zničení dokumentů je bezpečná a bezpečná, protože dělá vše před autoritou společnosti. Většina služeb likvidace dokumentů, které poskytují společnostem, vám dá krabici, ve které uložíte veškerý nežádoucí papír a disky (které obsahují citlivé informace), a přijdou a zničí dokumenty, které odnesou z krabice.
Všechno se děje před vámi, takže je úplně bezpečné.
Pronájem společnosti je výhodný, protože se nikdo z vašich zaměstnanců nebude muset účastnit procesu, kromě určeného jednotlivce, který bude sledovat celý proces, aby zajistil, že společnost, kterou si najmete, vykoná práci podle vašeho požadavku.
Pronájem kanceláře pro zničení dokumentů je vhodný zejména tehdy, když je množství dokumentů, které mají být zničeny, obrovské. Pokud vaše společnost chce koupit technologie zničení dokumentů, bude vyžadovat další pracovní sílu k výkonu práce. Pokud chcete využít stávající pracovní sílu, mohlo by to být opravdu velmi náročné. Zničení dokumentů lze provádět pravidelně nebo jen jednou za rok. Užívání pravidelných služeb například měsíčně je dobré, když je množství dokumentů, které mají být zničeny, velké.
Dodržování zákona o zničení místních dokumentů Společnosti poskytující služby při ničení dokumentů si jsou dobře vědomy zákonů o zničení místních dokumentů. Když tedy najmete službu zničení dokumentů poskytující firmu, můžete si být jisti, že budete dodržovat místní zákony.Na konci procesu vám společnost pro zničení dokumentů vydá certifikát o zničení. Tento certifikát by vám měl pomoci při soudním řízení v případě, že je vaše společnost obviněna z porušení zákona o zničení dokumentů. Služba likvidace dokumentů může být sledována a certifikována Národní asociací pro ničení informací (NAID). Takže pokud službu jakékoli společnosti pro zničení dokumentů není bezpečná a bezpečná, mohou tuto certifikaci ztratit.
Ekologicky šetrné Většina společností na zničení dokumentů se hlásí k Green Business. Protože zajišťují, aby dokumenty byly systematicky recyklovány nebo kompostovány tak, aby měly co nejmenší dopad na životní prostředí.
Nevýhody používání společnosti na zničení dokumentů Náklady na používání společností na zničení dokumentů mohou být negativní pro malé společnosti, které vyrábějí malé množství dokumentů a jako takové mohou chtít dokumenty vnitřně zničit. Použití společnosti na zničení dokumentů by mělo být považováno za méně potřebné, pokud vaše společnost nezabývá PII. V takovém případě nemusí být společnost zničení dokumentů povinná.
Klady a zápory zničení samotné společnosti
Pokud se společnost nezajímají s PII, je vždy dobré jít za nákladově efektivní způsob, jak zničit dokument samotnou společností, pokud je tato možnost skutečně nákladná efektivní.
Může být nákladově efektivní, když může být úloha provedena stávajícími zaměstnanci as minimálními investicemi do technologií. Většinou však investování do technologie je dražší než zaplacení určitého poplatku pouze jednou za měsíc pro služby likvidace dokumentů. Ale jak drahé nebo nákladově efektivní dělat sami, bude záviset, jak děláte celou věc. Zde je příběh o úspěšném zničení dokumentů samotnou společností: na druhou stranu zde je, jak může kancelářský drtič stát víc, než si myslíte:
Pokud se společnost zabývá PII, pak je obtížné zajistit úroveň bezpečnost a bezpečnost, které mohou vzniknout při poskytování služeb společnosti pro zničení dokumentů. A když společnost vykoná samotnou práci, nebude nikdo dodat certifikát k likvidaci dokumentů.