Formát správného obchodního dopisu

Použití formátu obchodního dopisu ve vaší obchodní komunikaci přináší pocit profesionality a nastaví správné první dojmy. Naučte se, jak vytvořit formát obchodního dopisu, může vaše podnikání od "amatérské hodiny" k reálnému obchodnímu stavu.

Formáty správných obchodních dopisů

Obchodní dopisy ve Spojených státech používají čtyři společné formáty písmen. Varianty se liší v jiných zemích, například v jiném stylu.

Všechny vhodné formáty obchodních dopisů jsou přijatelné, ale blok je běžnější.

Blokový formát písma: Formát společného formátu písmen je formátován se vším textem, který je zarovnán s levým okrajem. Odstavce jsou zdvojnásobeny a všechny řádkové texty jsou odděleny. Okraje jsou standardní nastavení textového procesoru o jeden palec. (viz obrázek blokového formátu písmen).

Formát písmen polokloků: Pro poloblok, je rozdíl mezi polovičním a alternativním blokem na rozdíl od toho, aby textový text byl opuštěn vlevo, první řádek každého odstavce je odsazen.

Formát alternativního blokového písma: Alternativní formát blokového písmena přesune zpětnou adresu, datum, uzavření, název, titul a podpis na levé straně stránky.

Zjednodušený formát písma: Tento formát má stejné vlastnosti blokového písmena s jednou výjimkou, pozdrav nebo pozdrav je vyloučen. Je to užitečný formát, pokud nepoznáte, že pohlaví příjemce je muž nebo žena, nebo paní nebo slečna.

Sekce obchodního dopisu

• Adresa pro návrat: Pokud máte hlavičkový papír společnosti, můžete přeskočit v této části. Zahrnout úplnou obchodní adresu a správné obchodní jméno. Můžete také zahrnout vaši e-mailovou adresu nebo telefonní číslo, pokud to potřebuje příjemce.
• Datum: Dodržujte formát měsíce, dne, roku. Nastavte aktuální datum na datum odeslání dopisu.
• Jméno a adresa příjemce: Uveďte celé jméno a adresu kontaktu, na který zasíláte dopis. Je-li to potřeba, lze přidat jméno osoby spolu s telefonním číslem.
• Pozdrav: Pro pozdrav použijte formální jméno osoby a ukončete dvojtečku pro vaše obchodní dopis.
• Předmět: Jasné uvedení předmětu dopisu pomáhá příjemci rychle poznat kontext toho, o co váš dopis je.
• Body: Vaše dopisní tělo by mělo začít s obecným uvedením toho, kdo jste, a účelem dopisu. Zahrnout konkrétní odstavce načrtněte problém nebo problém. Zavřete tělo voláním k akci. Každé obchodní dopisy by měly být krátké a stručné, s ohledem na omezenou dobu vašeho čtenáře.
• Uzavření: Zde můžete zvolit jakýkoli formální formát, jako například "Nejlepší pozdravy" nebo "S pozdravem."
• Podpis: Zapsat své jméno stejně jako ve svém dopise. Jméno a titul: Uveďte celé jméno a název pracovního místa.
• Encloses a CC: Pokud posíláte další dokumenty, uveďte řádek a pokud někdo jiný obdrží kopii dopisu, uveďte cc. nebo uhlíkovou kopií jiného přijímače nebo přijímače.

Pomocí celého programu pro zpracování textu můžete zjednodušit celý proces vytváření správně formátovaného obchodního dopisu.

V aplikaci Microsoft Word můžete použít průvodce písmenem přejděte do funkce "Nástroje", vyberte "Letters & Mailings" a klepněte na Průvodce dopisy. Průvodce vás provede každým polem a umožní vám vybrat formát.

Používání správného formátu obchodního dopisu je jedním z kroků, které činí vaše podnikání profesionálnější. Udělejte si čas, abyste vytvořili správný dojem s vaší firmou.