Politika přístupu k souborům pro pracovníky a odkazy na vzorky

Všechny oddělení lidských zdrojů vedou rozsáhlé záznamy. Zákon vyžaduje, aby HR udržoval mnoho z nich po určitou dobu. Zaměstnanci si jsou dobře vědomi toho, že tyto záznamy existují (a někteří mají dojem, že jejich dokument následuje od společnosti k společnosti, což není pravda).

Protože zaměstnanci vědí, že tyto záznamy existují, budou je chtít čas od času prohlížet, aby zjistili, co obsahuje soubor.

Při rozhodování o tom, jak poskytnout zaměstnance (a bývalý přístup zaměstnanců), mějte na paměti všechny zákony, které se vztahují k vaší firmě.

Mnoho států má zákony, které vyžadují, aby společnost zpřístupnila konkrétní části souboru stávajícím i bývalým zaměstnancům. Kontaktujte svého právního zástupce, abyste se ujistili, že vaše politika je v souladu se všemi zákony.

Federální právo například vyžaduje, aby záznamy týkající se zákona o Američanů se zdravotním postižením byly odděleny od záznamů o zaměstnancích. Pokud vaše společnost podléhá HIPAA, ujistěte se, že vaše vedení lékařských záznamů je v souladu s tím také.

V tom, co dovolíte zaměstnancům vidět ve svém souboru, můžete mít značný prostor. Mějte však na paměti, že i když zjistíte, že zaměstnanec nemůže mít přístup k určitým informacím, jako jsou kontrolní kontroly, že v případě soudního sporu mohou být informace zjištěny.

Proto instruujte své zaměstnance, aby přesně zaznamenávali věci a dodržovali zákony. Zaměstnanecké záznamy nejsou místem pro vnitřní vtipy nebo komentáře.

Nejdou dobře v soudním soudu.

Obecně platí, že mít jeden záznamník k záznamům zajišťuje, že postupy jsou dodržovány a konzistentní. Nechcete, aby jeden manažer lidských zdrojů povolil lidem, aby odebrali své záznamy zpátky do svých pracovních stolu, zatímco jiný odmítá přístup vůbec.

Požadovat, aby každý prošel jediným zdrojem, pomáhá udržovat věci konzistentní a legální.

Zákony týkající se záznamů a uchovávání záznamů a přístupu jsou obtížné. Ujistěte se, že jste stále aktuální.

Následující zásady jsou dobrým začátkem vašeho podnikání, ale nezapomeňte, že se vaše státní a místní zákony mohou lišit.

Vzorové zásady přístupu ke zaměstnancům

Všichni zaměstnanci, bývalí zaměstnanci a zástupci zaměstnanců mohou s určitým obsahem svého personálního spisu předem nahlédnout do personálního oddělení. Dokumenty týkající se kvalifikace zaměstnance k pronájmu, jako je žádost, propagace, disciplinární opatření a převod , mohou být zobrazeny . Kromě toho může zaměstnanec posuzovat formuláře pro podepsání zásad a záznamy o školení.

Doklady, které zaměstnanec nemusí prověřit , zahrnují odkazy nebo referenční kontroly, záznamy o jakémkoli šetření provedeném vedením, lékařské záznamy, dokumenty související se soudním řízením, jakýkoli dokument, který by porušil důvěrnost jiného zaměstnance , a dokumenty používané pro plánování zaměstnanců.

Postup

Zaměstnanec, který chce prověřit přípustný obsah osobního spisu, by měl kontaktovat Lidské zdroje s 24 hodinovou výpovědní lhůtou (bez víkendů). Bývalí zaměstnanci nebo osoby neznámé zaměstnancům lidských zdrojů musí předložit identifikaci a / nebo doklad o povolení k přístupu k osobnímu spisu.

Zaměstnanci musí prověřit své personální soubory za přítomnosti personálu personálního oddělení.

Zaměstnanci nesmí z kanceláře odstranit žádnou část osobního souboru.

Zaměstnanec může požadovat fotokopie souboru nebo částí souboru. Zaměstnanci v oblasti lidských zdrojů poskytnou fotokopie. Pro rozsáhlé kopírování bude muset zaměstnanec zaplatit za fotokopie.

Pokud je zaměstnanec nespokojen s dokumentem v jeho osobním spise, může zaměstnanec za přítomnosti personálu personálního oddělení napsat vysvětlení nebo objasnění a připojit jej k spornému dokumentu. Zaměstnanci personálu nebo zaměstnanec za žádných okolností nezmění vlastní dokument.

Zaměstnanec může také požádat o odstranění dokumentu z osobního spisu. Pokud zaměstnanec personálního oddělení souhlasí, může být dokument odstraněn.

Pokud zaměstnanec v oblasti lidských zdrojů nesouhlasí, může být záležitost odvolána způsobem předepsaným v zásadách společnosti Open Door.