Kancelářské práce - pronájem recepce

Popis práce

Recepční je jedinec, který si najmete, abyste pozdravili každého, kdo vstoupí do vašeho podnikání. Recepční je tedy prvním dojmem, který zákazníci, prodejci a partneři budou mít z vašeho podnikání. Přístup, pohoda a pohostinnost recepční budou obsahovat informace o podnikatelské kultuře a. Je proto důležité, aby se pečlivé plánování používalo jak při popisu popisu práce recepční, tak i při náboru osoby, která je schopna poskytnout slovní i nonverbální informace o podnikání.

Kromě kritického prvního dojmu je recepční také zodpovědný za telefonní hovor a je schopen přesměrovat volajícího na příslušného jednotlivce. Recepční také potřebuje základní, ale použitelné znalosti o tom, co podnikání dělá tím, že poskytuje informace o společnosti / produktech všem volajícím a osobním návštěvníkům.

V závislosti na velikosti a druhu vaší firmy může být recepční také osoba, která zpracovává veškeré poštovní a balíkové dodávky, a proto bude potřebovat znát a zpracovávat své místo určení ve společnosti směrováním je příslušným zaměstnancům. V podnicích, jako jsou lékařské a právní úřady, mohou často existovat citlivost na čas. Proto školení recepční, aby rozlišovalo mezi naléhavou a důležitou, je důležité pro splnění důležitých obchodních potřeb.

Recepční může také potřebovat být celkovým "vrátným" při svém zacházení s advokáty, kteří přijíždějí na volání.

Patří sem screening volání, zjišťování povahy a účelu návštěvy, kontaktování příslušného zaměstnance při příchodu návštěvníka a volání pohotovostních služeb (policii, požáru a sanitky) v případě potřeby.

Existuje celá řada dalších administrativních úloh, které může recepční spravovat.

V závislosti na velikosti a složitosti vašeho podnikání, jsou tyto pracovní povinnosti by mohly zahrnovat:

• denně koordinátor
• Greeter
• Ovládací panel operátora
• Call Screener

S ohledem na recepční, jedna velikost neodpovídá všem, a jak je popsáno, protože tento jedinec má v podnikání rozhodující úlohu, pracovní povinnosti a školení recepční nakonec přispějí k úspěchu přiměřené dopravy k podnikání. Existují dva typy rozlišování, pokud jde o to, jak jsou strukturovány pracovní povinnosti recepční. Jedna je velikost firmy a druhá je podle speciality. Níže jsou uvedeny pokyny pro přijímání recepčních na základě velikosti společnosti.

Recepční v malé kanceláři

V malé kanceláři je úloha recepční obvykle pozice na plný úvazek.Jelikož se jedná o malou firmu, musí být recepční rovněž schopen plnit další povinnosti. Povinnosti recepční jsou obvykle přiděleny tajemníkovi nebo úředníkovi, který je umístěn v blízkosti veřejného vstupu do podnikání. Další přidělené úkoly mohou zahrnovat příjem balíčků / pošty, psaní, zadání objednávky, příprava pošty nebo jakýkoli jiný úkol, který může být při příchodu hosta přerušen.

Recepční ve středním úřadě

Postavení recepčního ve středně velkých kancelářích je pravděpodobné, že je to odhodlaná osoba na plný úvazek, která zůstává věnována pozdravům při vstupu do firmy. Během období nízké návštěvnosti může být recepční přidělena další práce, kterou může obvykle vykonat sekretář nebo úředník.

Recepční ve velkém kanceláři

Odpovědnost recepční pozice je velmi dobře definována ve velkém kancelářském prostředí. Pracovní povinnosti mohou zahrnovat formální seznam úkolů a další funkce, které se od daného jednotlivce očekávají. Je pravděpodobné, že tento jedinec je určen pro pozdravy návštěvníků a směrování / směrování volajících. Je to však funkce objemu návštěvníků a volajících, a pokud je hlasitost vysoká, postačuje funkce jako greeter a call router.

Cílem je zajistit, aby byly splněny všechny velké potřeby kancelářských pozdravů - a že jiné selektivní úkoly jsou přiřazeny pouze v případě, že jsou doloženy poklesem objemu provozu.

Druhá klasifikace recepčních je podle zvláštních typů, jako je recepční zdravotnického ústavu nebo recepční advokátní kanceláře. Pracovní povinnosti těchto příjemců budou zahrnovat další nebo specializované pracovní povinnosti z důvodu druhu podnikání, pro které pracují.

Jiný typ recepční je pokladník v obchodě. V tomto případě úloha recepčního nejen vyžaduje všechny popsané pracovní funkce, ale také vyžaduje, aby se jednotlivec specializoval na činnost kanceláře. Dobrým příkladem je recepční v lázních nebo jiný servis, kde recepční je host, plánovač a pokladník.