Seznámit se se základem řízení rozsahu projektu

Správa rozsahu projektu je to, co děláte, abyste se ujistili, že váš projekt zahrnuje veškeré práce důležité pro dosažení cílů projektu (a ne nic jiného). Je to kolem kontroly toho, co je součástí projektu a co není.

Tento článek se zabývá znalostní oblastí správy projektů z Příručky k Knowledge Management Body (PMBOK® Guide) - páté vydání. To není jediný způsob, jak definovat správu rozsahu projektu, ale je to dobrý výchozí bod a bude vám velmi užitečné, pokud pracujete na certifikaci PMP®.

Procesy řízení projektů

Správa rozsahu projektu v příručce PMBOK® Guide zahrnuje 6 procesů. Procesy správy rozsahu projektu jsou:

1. Správa rozsahu plánu
2. Sběr požadavků
3. Definovat rozsah
4. Vytvořit strukturu rozložení práce
5. Ověřit rozsah
6. Rozsah řízení.

Podívejme se na každou z nich.

Proces řízení rozsahu plánu

Hlavním cílem je poskytnout vám na konci projektu plán řízení rozsahu. To určuje, jak budete definovat, řídit, ověřovat a kontrolovat rozsah svého projektu. Uvedením díla vpředu definujete to, co vám může říct později. Možná zjistíte, že jako výchozí bod můžete použít plán řízení rozsahu jiného projektu, jelikož procesy řízení rozsahu se mezi projekty nerozlišují, jakmile se vaše společnost ujistí způsobu práce, která je pro ně úspěšná.

Výsledkem tohoto procesu je plán řízení rozsahu. Je to součást vašeho plánu řízení projektů a zahrnuje:

• Jak připravíte podrobný výkaz rozsahu
• Jak vytvoříte strukturu rozložení prací (WBS) z výkazu rozsahu
• Jak budete udržovat a schválit, že WBS
• Jak získáte formální souhlas s výsledky projektu
• Jak zvládnete změny rozsahu.

Dokument nemusí být neuvěřitelně podrobný nebo velmi formální: prostě musí být vhodný pro daný účel.

Proces shromažďování požadavků

V tomto procesu zjistíte, co od vašeho partnera chtějí z projektu. Poté, co jste uvedli svůj velký nápad, musíte dokumentovat požadavky a řídit očekávání vašich zúčastněných stran. To je důležité, protože často to, co požadují, není realistické nebo dosažitelné vzhledem k dalším omezením projektu, jako jsou náklady.

Výstupem práce sběru požadavků je zdokumentovaná sada požadavků. Tato pravidla by měla být co nejkomplexnější a obvykle obsahovat několik kategorií požadavků, jako jsou:

• Funkční a nefunkční požadavky
• Požadavky na účastníky, jako jsou požadavky na podávání zpráv
• Požadavky na podporu a školení
• Požadavky na podnikání > Požadavky na projekt, jako jsou úrovně služby nebo kvalita
• Také budete dokumentovat závislosti, předpoklady a omezení, které se specificky vztahují k požadavkům.

Definujte oblast působnosti

Zde je váš požadavek a změňte jej na podrobný popis produktu nebo služby, které váš projekt vytvoří. Nakonec skončíte s výkazem rozsahu projektu, na který se můžete během projektu věnovat. Bude obsahovat seznam toho, co je v rozsahu a co je mimo rozsah. To je důležité, protože lidé si často nebudou pamatovat na to, co je výslovně vyloučeno a vrátit se a požádat vás o práci v těchto oblastech.

Jakékoli vměstky budou muset projít kontrolou změn.

Vytvoření procesu struktury rozpadu práce

Tento proces vám umožní změnit seznam požadavků na strukturovanou vizi toho, co musíte udělat. Hlavním úkolem je rozložit velké úkoly na menší, zvládnutelné kousky.

Výsledkem tohoto procesu je WBS. Osobně nepoužívám WBS na mé projekty, ale může to být velmi užitečný nástroj. Pokud si nemyslíte vizuálně, můžete vytvořit stejný výsledek vytvořením seznamu.

Ověřte oblast působnosti

Proces Validace Scope není, jak si možná myslíte, přiměním zúčastněných stran k podpisu vašeho WBS. Jedná se o to, abyste se ujistili, že máte zavedený proces, jakmile získáte podpis pro vaše výsledky, až přijde čas.

Stojíte za to, abyste tuto strukturu zavedli, abyste neměli žádné otázky ohledně toho, kdo schválí dodávku nebo jaké kritéria použije, když říká, že je kompletní.

Jakmile je proces dokončen, přijmete produkty, schválené osobou, která je musí schválit.

Proces řízení rozsahu

Proces řízení rozsahu je poslední v oblasti znalostí správy oboru. Jedná se o to, aby bylo zajištěno, že existuje účinná kontrola změn, pokud se rozsah potřebuje změnit. Zahrnuje také sledování vašeho projektu pomocí "kloboučnického" klobouku, abyste zkontrolovali, zda doručuje to, co si myslíte, že to bude.

Těchto 6 procesů tvoří znalosti týkající se řízení projektů v příručce

PMBOK® Guide -Fifth Edition .