Naučit se, jak naplánovat svoji první velká událost

Blahopřejeme! Váš šéf vás právě navrhl, abyste koordinovali konferenci společnosti o vzdělávání na podzim. Je to skvělá příležitost pro vás, abyste předvedli své dovednosti a potenciálně získáte zvýšení v tomto procesu. Existuje pouze jeden problém: Předtím jste takovou událost nikdy neplánovali! Nebojte se. Spousta dalších lidí se ocitlo ve stejné situaci, a budete uspět, protože jste organizovaní a rozhodní.

Stejně jako každý podnikatelský projekt, prvním krokem je uspořádání všech informací, které máte k dispozici, a identifikace nejnaléhavějších záležitostí.

Než začnete s výběrem místa konání nebo s pronájmem reproduktorů, potřebujete znát základní parametry vaší události. Je téměř nemožné mluvit o podrobnostech a nákladech s třetí stranou, dokud nebudete vyčleňovat více specifik. Zde jsou klíčové údaje, které byste měli definovat před kontaktováním externích dodavatelů.

Datum

Vše se točí kolem data Vaší zvláštní události. V ideálním případě byste chtěli mít na paměti tři potenciální data, abyste mohli srovnávat dostupnost a ceny v celém rozsahu. Zkuste zahrnout různé dny v týdnu pro maximální flexibilitu.

Časový rámec

Dokonce i jeden hodinový rozdíl může mít vliv na vaše plánování, takže je třeba se dozvědět více o předpokládaných časových rámcích. Například od 10:00 místo 8:00 znamená, že nebudete muset přidělit rozpočet na snídani.

Údaje o účasti

Je to jeden detail, který je často příliš široce odhadován pro produktivní vyjednávání. Zúčastněte se realistických projekcí. Diskutujte v předstihu, kdo pozvete a přenesete své projekce do tabulky. Účast a rozpočet jsou přímo propojeny, takže neočekávejte, kolik lidí si myslíte, že se zúčastní.

Oddechové návštěvy

V případě, že hostujete večeři, budete potřebovat pouze jednu banketovou místnost, ale konference v plném rozsahu bude pravděpodobně vyžadovat další oddechové místnosti a výstavní prostor. Opět nebudete moci měřit náklady, dokud neurčíte, kolik místa potřebujete. Pro konference je nejlepším přístupem naplánovat falešný itinerář na svém prvním setkání. Sdílení nápadů a zapojení dohromady na papíře vám pomůže řídit další rozhodnutí o plánování.

Rozpočet versus náklady

Může se stát, že nebudete pracovat na rozpočtu dříve, než budete znát náklady na místo a stravování, ale pracovat tímto způsobem poskytuje měřítko pro měření všech návrhů prodejců. Začněte s zdroji výnosů. Kolik byste měli účtovat za návštěvu? Zavoláte sponzorům, aby pomohli vyrovnat náklady? Co budou vystavovatelé platit k účasti? Výnosy budou nakonec diktovat váš rozpočet, takže má smysl chránit je nejdříve.

Marketing

Jakmile zjistíte své zdroje příjmů, dalším krokem je načrtnout váš marketingový plán. Jaký je nejlepší způsob, jak oslovit generátory příjmů a zapojit je do nich? Možná máte seznam potenciálních účastníků jako zaměstnavatel nebo členská asociace. To by samozřejmě bylo užitečné, ale co sponzoři a vystavovatelé?

Pokud plánujete přilákat více než 20 vystavovatelů, musíte se k nim dostat. Cílené marketingové kampaně stojí peníze, což snižuje vaše příjmy.

Doprava a ubytování

Provozování místní konference obvykle odstraňuje veškeré obavy z dopravy. Stále však musíte řešit ubytování pro řečníky, vystavovatele a zvláštní hosty. Některé hotely poskytují slevy na schůzi, pokud si rezervujete dostatek pokojových nocí. Jediný způsob, jak to vydělat, je znát vaše potřeby ubytování v předstihu. Vraťte se zpět do svých návštěvních údajů a zjistěte, kolik hostů je z vašeho okolí.

Nyní to všechno pravděpodobně zní jako spousta informací, které se shromažďují vpřed, a to je. Mějte však na paměti, že se jedná o detaily, které ovlivňují vše ostatní v procesu plánování.

Mohli byste být zpočátku přitahováni k více "okouzlujícím" úkolům, jako jsou návštěvy míst a plánování menu. Jen si pamatuj, že přijde jejich čas. Prozatím se zaměřte na fakta, abyste mohli později rozhodovat o tom co nejlépe.