Informace k uchovávání záznamů během screeningu nájemců

Když předvádíte potenciální nájemníky, aby obsadili volné místo u vašeho pronájmu, obdržíte mnoho telefonních hovorů od jednotlivců, kteří chtějí prohlížet nemovitost. Informace mohou být ohromující, takže existují určité věci, které budete chtít zaznamenat o každém nájemci, ať už jde o telefonní hovor, návštěvu osobně nebo pokud nájemce skutečně vyplnil žádost o pronájem. Naučte sedm životně důležitých informací, abyste mohli udržet potenciální nájemníky, kteří vám mohou pomoci v budoucnu.

3 Důvody k vedení záznamů o potenciálních nájemcích

Možná víte, že byste měli uchovávat záznamy o vašich stávajících nájemcích, ale možná si neuvědomujete důležitost vedení záznamů o nájemních osobách, pronájem bytu. Tyto záznamy jsou důležité ze tří důvodů.

1. Už máte informace v případě, že si nájemce v budoucnu znovu zavolá.

2. Pomůže vám pochopit, proč nájemník nepůjčil byt.

3. Slouží jako důkaz v případě, že jste obviněni z diskriminace v oblasti bydlení.

8 záznamů, které mají být uchovávány během screeningu nájemce

Záznamy, které uchováváte u potenciálních nájemců, závisí na tom, jak daleko se nájemce skutečně dostal do procesu žádosti. U některých potenciálních nájemců bude vše, co budete mít, křestní jméno a telefonní číslo a pro jiné budete mít dokončenou přihlášku a zálohu, aby jste měli byt.

1. Jméno, telefonní číslo a datum zadání:

Kdykoli potenciální nájemce požádá, aby se dotazoval na váš majetek, měli byste do tabulky zadat následující informace:

• Datum, kdy volali.
• Číslo, které volali z.
• Jejich jméno.

I v případě, že nájemce nemá další zájem o nemovitost, tento seznam vám může pomoci v budoucnu. Kdykoli zavoláte potenciálního nájemce, měli byste vyhledat v telefonním čísle tabulku. Zatímco tato metoda není spolehlivá, protože lidé mění své telefonní číslo, může vám pomoci zjistit, jestli předtím zavolal potenciální nájemce.

Například, pokud nájemce, který zavolal před pěti měsíci, znovu zavolá prohlídku nemovitosti, měli byste zvážit možnost, že byli vyhoštěni.

2. Tabulka odpovědí na kvalifikační otázky:

Měli byste mít seznam kvalifikačních otázek, které požádáte každého budoucího nájemce ještě před tím, než dokonce prohlíží nemovitost. Tyto otázky vám mohou poskytnout základní informace o situaci nájemce.

Příklady vhodných otázek zahrnují:

• Předpokládaný datum přesunu
• Kolik ložnic hledáte?
• Kolik lidí bude bydlet v nemovitosti?
• Přibližný měsíční / roční příjem
• Máte nájemní pomoc?
• Máte nějaké zvíře?
• Kdy můžete zobrazit nemovitost?

Tyto otázky vám nejen umožní zjistit, zda je nájemce kvalifikován k pronájmu vašeho majetku, ale bude sloužit jako srovnání s tím, co nájemce skutečně vyplní na nájemní aplikaci, pokud se k tomuto bodu dostanou. Kromě toho, pokud potenciální nájemce znovu zavolá v budoucnu, budete moci porovnat jejich aktuální informace s předchozími informacemi, které máte k dispozici.

3. Datum a čas zobrazení nemovitosti:

Pro potenciální nájemníky, kteří provedli krok nastavení schůzky pro zobrazení vlastností, měli byste do tabulky přidat následující informace:

• Datum setkání
• Čas setkání < Ukázali se?
• Zavolali na zrušení?
• 4. Komentář k nemovitosti:

Když potenciální nájemci prohlíží nemovitost, měli byste si uvědomit, co dělají a zda se o nemovitosti nelíbí. To vám pomůže určit pozitiva a negativy vašeho majetku. Některé negativy lze snadno nastavit, jako je ošklivé barvy nátěru, zatímco jiné, jako například třetí patro, nejsou tak snadno fixovány. V těchto situacích se musíte pokusit o přehrání pozitivních výsledků, například pokud jste v nejvyšším patře, získáte nejlepší sluneční záření a nad vámi nejsou nájemníci.

Tyto pozitiva a negativy mohou také sloužit jako rada pro budoucí nákupy. Pokud se mnozí nájemci vyjádřili k nedostatku pračky a sušičky ve vašem majetku, může to být něco, co chcete zajistit, aby nějaká budoucí nemovitost byla.

5. Dokončená nájemní smlouva:

Pokud potenciální nájemce vyplní žádost o pronájem, měli byste si uchovat kopii, a to i v případě, že neukončí pronájmu jednotky. To je dobrý důkaz v případě, že se potenciální nájemce pokusí obvinit z diskriminace na bydlení. Můžete prokázat, že jste žadatele zamítli, protože nesplnili kvalifikační standardy, které máte pro všechny žadatele, například jejich příjem nebyl rovný alespoň dvojnásobku měsíčního nájemného. Pokud potenciální nájemce ukončí pronájmu jednotky, můžete použít aplikaci k porovnání s informacemi, které uvede na nájemní smlouvu.

6. Kontroly na pozadí / Kontroly kreditu / Ověření zaměstnání

Pokud budoucí nájemce splní počáteční kvalifikační standardy a provedete další kroky k provádění úvěrových kontrol, ověření stavu a ověření zaměstnání, měli byste tuto dokumentaci uchovat. Pokud budoucí nájemce pronajme jednotku, může jít do svého spisu. Pokud odmítnete žadatele kvůli informacím zjištěným v tomto screeningovém procesu, máte důkaz, proč jste odmítl žadatele, takový jako ve skutečnosti nefungoval ve společnosti, o které říkali, že pracují.

7. Důvod odmítnutí:

Měli byste jasně uvést, proč jste žalobkyni odmítli. Žadatele můžete odmítnout pouze kvůli oprávněným důvodům, jako např. Nesplňují požadavky na minimální příjmy, příliš mnoho lidí bude žít v pronájmu nebo mají násilnou trestní historii. Musíte dodržovat zákon o spravedlivém bydlení.

8. Dohoda o uložení k vkladu:

Pokud potenciální nájemce podepíše vklad k tomu, aby držel jednotku a dal vám peníze, uchovejte si tuto dokumentaci.Státní zákony se budou lišit, a proto se ujistěte, že se s vaším stavem Některé státy dávají nájemníkům tři dny na to, aby se z tohoto vkladu uzavřeli bez dohody.

Obvykle, pokud nájemce tuto smlouvu podepíše, souhlasí s tím, že si pronajmou jednotku, nebo pokud neudělají, uznávají, že ztratí jakýkoli vklad, který odložili. Mít podepsanou kopii tohoto dokumentu vás může ochránit, pokud se budoucí nájemce pokouší tvrdit, že jste nezákonně zadrželi svůj vklad.