Naučit se, jak se setkat se zápisy

Minuty zasedání jsou podrobné poznámky, které slouží jako oficiální písemný záznam o schůzi nebo konferenci. Osoba odpovědná za shromáždění obvykle žádá jednoho z účastníků, aby se k tomuto úkolu dostavil. Jednoho dne by tě mohl být někdo! I když to není strašně těžká práce, je to důležité. Protože zápisy z jednání jsou oficiálním záznamem o tom, co se stalo, je požadována přesnost. Budete muset vzít podrobné poznámky, že lidé musí být schopni se později seznámit v případě potřeby.

Zde jsou některé ukazatele, které vám pomohou s tímto úkolem vyřešit s jemností. Zjistěte, co dělat před, během a po schůzce.

Před zasedáním

• Zvolte si nástroj pro nahrávání: První věc, kterou musíte udělat, je rozhodnout, jak si vezmete své poznámky. Budete chodit na starou školu a použijete pero a papír nebo půjdete do tech a použijete přenosný počítač, tablet nebo smartphone. Zeptejte se svého šéfa, zda se vám rozhodne použít určitou metodu. Je to nepravděpodobné, ale možné.
• Ujistěte se, že zvolený nástroj je v provozním stavu a máte zálohu jen v případě selhání vašeho původního. Pokud přinášíte například notebook, je pero i papír užitečné. Nechcete, aby se schůzka zastavila, když hledáte něco, co byste mohli napsat, pokud dojde k zhroucení počítače.
• Před zahájením schůzky si přečtěte agendu schůzky. Umožní vám formulovat přehled vašich minut. Pod každou položkou ponechte nějaký prostor a napište tam své poznámky. Tímto způsobem bude vaše práce trochu jednodušší, pokud osoba, která vede schůzku, se drží agendy.

Během schůzky

• Projděte si prezenční list a ujistěte se, že se všichni přihlásí. Musíte do oficiálních schůzek setkání zahrnout seznam všech účastníků.
• Ujistěte se, že víte, kdo je. Tímto způsobem budete moci identifikovat, kdo mluví a správně zaznamená tyto informace.
• Poznamenejte si čas, kdy začíná schůzka.
• Nepokoušejte se zapsat každý komentář. Je v pořádku zahrnout pouze hlavní myšlenky. Buďte velmi opatrní, abyste nezanechali věci, s nimiž nesouhlasíte. Vaše předsudky by vás neměly ovlivňovat. Pamatujte si, že toto je oficiální účet a ne váš názor na to, co se stalo!
• Zapište všechny pohyby, které je vyrobily, a výsledky hlasování, pokud existují; nemusíte psát, kdo vyslal návrh. Pravidla vaší organizace se samozřejmě mohou lišit, aby se nejprve ověřily.
• Je-li hlasování o jakýchkoli návrzích nebo rozpravách odloženo až do příští schůzky, poznamenejte si to.
• Zaznamenejte koncovou dobu schůzky.

Po schůzce

• Zadejte minuty co nejdříve po schůzce, zatímco vše je stále čerstvé ve vaší mysli. Pokud zjistíte v poznámkách chybu nebo pokud máte nějakou otázku, můžete ji rychle vyřešit mluvením s ostatními účastníky.
• Na závěrečné kopii zápisu uveďte název organizace, název výboru, typ schůze (denní, týdenní, měsíční, roční nebo zvláštní) a jeho účel.
• Uveďte čas, který začal a skončil.
• Uveďte seznam účastníků a poznámku o tom, kdo schůzku vedl. Zde můžete také uvést, že jste minuty přijali. Do seznamu účastníků uveďte své jméno a v závorkách za svým jménem řekněte, že jste přijali minutu. Případně se na konci dokumentu můžete podepsat písemně "Respectively submitted by", za kterým následuje vaše jméno.
• Opravte minuty před odesláním. Požádejte někoho jiného, ​​kdo je navštívil, aby je také prohlížel. Bude vás moci informovat, pokud náhodou něco necháte.
• Předložte je osobě, která schůzku vedla, pokud nebylo poučeno,