Nastavení profesionálních hlasových schránek

Správné pozdrav hlasové pošty může pozitivně působit na vaše volající, nebo je může odcizit předtím, než s nimi budete dokonce mluvit. Postavte se do svého volajícího a zeptejte se sami sebe: "Jak bych chtěl zacházet, kdybych neměla okamžitě mluvit s osobou, kterou jsem zavolal? Co bych chtěl vědět z pozdravu hlasové schránky? Co mám dělat?" > Možnosti pozdravu hlasové pošty

V závislosti na telefonním systému, který máte u vaší společnosti, mohou existovat různé možnosti pro typ pozdravů hlasové schránky, které můžete psát.

Patří sem:

Příklady všeobecných hlasových schránek

• Pokud není nastaven žádný jiný typ pozdravu, použije se jako výchozí schránka hlasové schránky všeobecné pozdrav hlasové pošty.
  Příklady interní hlasové schránky
• Používají se k pozdravení lidí, kteří vás volají z vašeho podniku (např. Z jiné pobočky).
  Příklady externích hlasových schránek
• Tento pozdrav se bude hrát pro lidi, kteří volají mimo vaši firmu. Automatizovaná obsluha vašeho telefonního systému může hrát obecné pozdrav společnosti, které uslyší všichni externí volající. Je-li v tomto pozdravu uvedeno jméno vaší společnosti, nemusíte to ve svém pozdravu opakovat.
  Dočasné nebo "mimo kancelář" hlasové schránky Příklady
• Dočasná nebo mimo kancelář hlasová schůzka je nastavena, když budete mimo kancelář po předem stanovenou dobu. Většina hlasových schránek vám umožní nastavit datum a čas vypršení platnosti, takže si nemusíte zapamatovat, jakmile se vrátíte.
  

Příklady gratulací "Na telefonu" nebo "Busy"

• Tento pozdrav slouží k informování volajících o tom, že jste v kanceláři, ale právě teď nemůžete volat, protože jste na telefonu s jiným volajícím
  Základní prvky dobrého pozdravu hlasové schránky

Pozdrav

• Vaše jméno
• Název vašeho podniku a jeho jméno nebo obojí
• Prohlášení, že nemůžete volat právě teď < > Pozvánka k opuštění zprávy
• Když mohou očekávat zpětný hovor
• Koho mohou kontaktovat pro okamžitou pomoc
• Ne déle než 20 - 25 sekund (pravidlo palce)
• Vyhýbejte se příliš velkým informacím a příliš dlouhému pozdravu.
• Ukázka dobrých hlasových schránek

Ahoj, toto je Jim Bucki. , ale chtěl bych ji vrátit co nejdříve, prosím, nechte mi po zaznění důvěrné zprávy .Pokud potřebujete okamžitou pomoc, zavolejte moji sekretářku Suzy Smith na pobočce 6336. Díky f nebo vaše volání.

Dobrý den. Dosáhli jste oddělení účetnictví. Oddělení je v současné době uzavřeno. Naše běžné hodiny provozu jsou od pondělí do pátku od 8:00 do 18:00.Po zaznění tónu nám prosím nechte zprávu a někdo vám vrátí vaše volání co nejdříve. Děkuji.

• Ahoj. Tohle je Jim Bucki. Bude jsem mimo kancelář až do čtvrtečního 24. července a budu příležitostně kontrolovat moji hlasovou schránku. Pokud byste mi chtěli nechat vzkaz, prosím, po zaznění tónu a já vám zavolám co nejdříve. Pokud potřebujete okamžitou pomoc, prosím zavolejte moji sekretářku, Suzy Smith na pobočce 6336. Děkujeme za vaše volání.
• Dostal jste se do stolu Jim Bucki. Momentálně jsem v telefonu, ale chtěl bych později vrátit své volání. Pokud byste chtěli, po zaznění tónu mi prosím nechte vzkaz. Pokud potřebujete okamžitou pomoc, prosím zavolejte moji sekretářku, Suzy Smith na pobočce 6336. Děkujeme, že jste zavolal.
• Zdravé pozdravy
• Ahoj. To je Joe. Nechte mi vzkaz.

{Hudební přehrávání po delší dobu} Hej! Mluv se mnou.

• Ahoj. Dosáhli jste společnosti XYZ. Prosím, nechte nám zprávu.
• Dobrý den. Do kanceláře Joe Kartonia jste přišel na XYZ. com. Bude jsem z kanceláře s vasektomií a vrátím se ve čtvrtek 26. srpna v 8:30. Zažívám mnoho nepohodlí, takže v žádném případě nebudu kontrolovat svou hlasovou schránku. Pokud byste mi chtěli opustit zprávu, prosím po zaznění tónu. Můžete mi nechat podrobnou a důvěrnou zprávu a já vám zavolám co nejdříve. Pokud potřebujete okamžitou pomoc, prosím zavolejte moji sekretářku, Sally Johnson na pobočce 3663. Děkuji vám za vaše volání a já se vrátím k vašemu, když se vrátím, a já se cítím lépe.
• Úřad je uzavřen. Zanechte prosím po zaznění tónu zprávu.