Jak vytvořit efektivní tiskové sady

Možná jste slyšeli termín "tisková sada" používaná v reklamních a PR agenturách a možná dokonce obdrželi tiskovou soupravu pro něco. Ačkoli se forma a funkce tiskové soupravy mohou značně lišit podle odvětví, přijatá definice jednoho z nich je:

"Balíček propagačních materiálů poskytovaných členům tisku, aby je informovali, zejména o produktu, službě nebo kandidátovi . "

To je opravdu široký termín a pokud je to vše, co musíte pokračovat, nebudete vytvářet tiskové soupravy, které mají vliv, který mají mít.

Podívejme se tedy trochu hlouběji na aktuální komponenty, které mohou sestavit lisovací soupravu a jak sestavit ten, který dává vašemu produktu či službě nejlepší šanci na bezplatnou publicitu, známou také jako vydělané média. Pokud tisknete správně, uvidíte návrat, který je mnohonásobně vyšší než vaše počáteční investice, zvláště pokud sada dostane váš produkt nebo službu na vysílacích stanicích, nebo skvělé zápisy online a v časopisech.

Vytvoření tiskové sestavy

Neexistuje žádná kniha pravidel o vytváření tiskových sestav, které uvádějí, které komponenty musíte zahrnout. Vaše tiskové sady se budou lišit v závislosti na tom, co používáte pro propagaci PR a na druhu místa, kde budete distribuovat tiskové soupravy. Většina tiskových sestav je zasílána poštou, často pro lidi, kteří mají administrátory a je to vaší úlohou vytvořit si tiskovou soupravu, která je dost zajímavá, aby se dostala přes tuto osobu. Obsah a prezentace jsou hodně důležité.

Takže to, co obsahuje, je velmi důležité rozhodnutí, protože tisková sada je snadný způsob, jak osvětlit pozornost na vás nebo na vaši firmu.

Můžete si dokonce myslet na to jako na kompilaci největší hity vaší společnosti, protože sestavujete informace, které chcete, aby média věděly o vás a vašich produktech a službách do jednoho balíčku. Až to řeknete, hlavní komponenty lisovací sady, které budete chtít zvážit, jsou:

1. Tisková zpráva
Tisková zpráva o tiskové sadě oznamuje celou myšlenku.

Pokud máte nový výrobek, tisková sada ho pomáhá představit. Pokud se vaše společnost spojuje s jinou společností, tisková sada ji prosazuje.

Do tiskové sestavy můžete zahrnout více tiskových zpráv nebo vytisknout tiskové zprávy, než se zařízení vypne. Například tisková sada obchodních výstav může obsahovat tiskovou zprávu o fúzích společností, tři nové tiskové zprávy o produktech a tisková zpráva oznamující nového generálního ředitele.

Slovo opatrnosti; Nepleťte tiskové sady s více než jedním tiskem, jen proto, že můžete. Pokud posíláte tiskové sady do editoru, budete potřebovat pouze jednu tiskovou zprávu. Pokud rozdáváte tiskovou sadu na veletrhu, více tiskových zpráv uvnitř není neobvyklé. Ale nezapomeňte, čím víc jste zařazeni, tím více práce děláte lidi.Chcete, aby jejich práce byla co nejjednodušší.

2. Stručný dopis / obsah

Toto je užitečné zejména pro všechny tiskové soupravy, které obsahovaly spoustu různých, ale stejně důležitých prvků. Váš dopis lze adresovat médiím a poděkovat jim za jejich zájem o vaši společnost, a pak můžete poskytnout shrnutí toho, co je obsaženo.
Ujistěte se, že jméno vašeho mediálního kontaktu a kontaktní informace najdete na této stránce, protože to bude první, co uvidí.

Všechny tyto prvky pomáhají vašemu obsahu sdružovat se a cítit se mnohem lépe než papíry a vzorky náhodně vycpané do složky.

3. Brožura

Profesionální PR používají tiskové sady k oznamování nového produktu, ale můžete také zahrnout svou brožuru. Brožury jsou zvláště užitečné pro vysvětlení vašeho produktu nebo služby mimo jednoduchou tiskovou zprávu. Jednou věcí je vytvořit tiskovou sestavu pro nový typ zdravotního občerstvení; je to úplně něco jiného, ​​když vytvoříte tiskovou sadu, která přinese nový investiční trh na finančním trhu.

Pro obchodní sadu můžete zahrnout řadu brožur, které poskytují editoru / reportérovi velké množství informací o vašem produktu / službě. To jim pomáhá určit, zda dokonce chtějí pokrýt to, co nabízíte pro volné vysílání médií.

4. Vzorky produktu

Je-li váš výrobek dostatečně malý a můžete si to dovolit, měli byste dát vzorku do lisovací soupravy.

To dává redaktorům a novinářům příležitost vyzkoušet si výrobek samostatně a dát mu pravý palec nahoru nebo palce dolů.

Je-li váš výrobek příliš velký a budete mít ve svém zařízení demonstraci, uveďte tyto informace tak, aby se editor / reportér mohl dostat na vaše místo a dostat se do rukou svých produktů. Nebo pokud má vaše obchodní výstavní stánku demo, je to další skvělý způsob, jak dát velkému množství redaktorů a reportérů z celé země cestu, jak vidět váš produkt v akci.

Pokud můžete odeslat pouze několik vzorků, vytvořte posloupnost potisku. Horní vrstva může obsahovat pouze pět až deset vyhlídek, ale budou to nejdůležitější. Obdrží aktuální položku. Ostatní vrstvy se na základě jejich vlivu dostávají méně. Někteří mohou jednoduše dostat pohlednici nebo dopis, který obsahuje základní informace.

5. Pokrytí z minulých tiskových zpráv

Pokud jste již dříve dostali bezplatné mediální pokrytí, můžete přidat list, který podrobně popisuje média. Některé společnosti rádi obsahují kopie článků o nich napsaných v tiskové sestavě, což zvyšuje důvěryhodnost kampaně. Prostě jít přes palubu. Propagace minulých úspěchů je jedna věc, ale chvájící se jednání je nepřekonatelná.

Pokud obsahujete články, několik stránek bude více než dostatečný obsah pro tiskové sestavy. Zjistěte, jestli by jednoduchý list identifikující tyto zásuvky místo toho lépe sloužil vašemu tisku a editoru / reportérovi.

6. Údajový list

To může být skvělý doplněk k tisku, protože detailně popisuje funkce, výhody a další specifické informace způsobem, který vychovává reportéra nebo redaktora o vaší firmě a / nebo produktech s rychlými hity informací.Informační listy mohou být použity pro spouštění produktu, tiskové kity o nových pracovnících, konferencích zpráv a dalších oblastech, kde chcete dát editorovi klíčové fakty, které mohou chtít používat slovem.

7. Firemní pozadí

Písemná stránka historie společnosti může být cenná pro aktuální a budoucí tiskové sady. Toto pozadí uvádí počátky vaší společnosti; odkud jste byli, kam jdete, a vaše plány na expanzi a vývoj produktů. Ujistěte se, že je aktualizujete s nedávnými úspěchy a dalšími dobrými zprávami ve vaší historii.

8. Executive Bios

Ať už se jedná o nového generálního ředitele, nového výkonného ředitele nebo nového člena správní rady, je to místo, kde je lidé informováni.

Výkonný bios, spolu s obrázky s vysokým rozlišením, poskytují editorovi potřebné základní informace o osobách za společností. Některé publikace tisknou slovo bio pro slovo, tak psát bio ve třetí osobě pohledu spíše než první osoba pohled. A samozřejmě, ujistěte se, že bios jsou přesné a aktuální. Může to být trapné, kdybychom zahrnuli kontaktní informace o osobách, které opustily nebo se o ně pustili.

9. Údajový list a často kladené otázky

Informace o vašich mediálních kontaktech by měly být pro libovolného redaktora velmi snadné pro další otázky týkající se tiskové sestavy. Ale list citace (s přímými citáty od lidí ve vaší společnosti) lze také použít k tomu, aby zaneprázdněné editory citovaly, které potřebují k dokončení článku, aniž by sledovali firmu PR osobu.

Tento list může obsahovat citace od vašich vedoucích pracovníků, vývojářů produktů a dokonce i kontaktů PR. Jeden list citací může odpovídat na ty nejzřejmější otázky, které pravděpodobně má editor, a mohou být uvedeny ve formátu, který je profesionální a informativní. Chcete, aby každá citace vypadala dobře na papíře, protože tato citace bude s největší pravděpodobností použita doslovně v tisku.

10. Obrázky Hi-Res na jednotce Flash

Jsou obrázky relevantní pro tiskové sady? Pokud ano, ujistěte se, že jsou obrázky s vysokým rozlišením, uložené na velmi šikovném mediálním zařízení, jako je flash disk, nebo na disku CD / DVD.

Můžete také obsahovat obrázky s vysokým rozlišením na vašem webu pro stahování médií. Jen nezapomeňte zahrnout přímý odkaz na vaši galerii obrázků do vašich tiskových materiálů.

11. CD, DVD, Flash disky, software a video

Tyto materiály mohou být nákladné při vytváření tiskových sestav v hromadných číslech. Jsou požadovány? Ne vždy. Ale jak efektivní jsou, závisí na tom, jaké pokrytí hledáte.

Pokud vytváříte tiskovou sestavu pro skupinu, demo CD nebo odkaz na stahovatelnou hudbu vám zajistí více kilometrů v tiskové sadě, než jen ohlášení, které ji oznamuje. Pokud se pokoušíte získat pokrytí videohry vaší společnosti, CD, které má několik demo verze vašich nových titulů, je mnohem lepší způsob, jak získat editorský zájem než pět tiskových zpráv. Pokud jste právě otevřeli nové výrobní zařízení a posíláte své materiály redaktorům / novinářům, kteří jsou příliš daleko k cestě na prohlídku, DVD může nabídnout video prohlídku zařízení.A samozřejmě, jak se technologie vyvíjí, tak i vaše tiskové soupravy. Mohli byste přidat kód QR, který posílá lidi na jedinečný web, se zprávou přizpůsobenou právě jim.