Výběr softwaru pro správu vašich neziskových organizací

Čas vždy přichází, když je nutné, aby váš neziskový program pro správu dárců byl aktualizován nebo zcela nahrazen.

Kdy víš, kdy přijde ten čas, a pak co děláš? Několik neziskových profesionálů poskytlo tyto odpovědi, když jsem je požádal, aby tuto větu doplnili: "Věděla jsem, že je načase získat nový systém správy dárců, když …"

• , když ten, který jsme měli, nemohl hlásit data způsobem, jakým jsme potřeboval.

• , když pes jedl mé indexové karty.
• , když jsem chtěl vědět o mých dárcích, a to bylo absurdní množství času, abych našel odpověď.
• , když poslední "systém" opustil v hlavě.
• , kdy jediná osoba, která měla představu o tom, jak používat systém (stará databáze aplikace Access), odstoupila.
• , když se havaroval počítač dobrovolníka a všechno jsme ztratili.

Znamená to, že tyto důvody jsou pro vaše neziskové organizace pravdivé?

Rozhodování, že potřebujete nový systém, je však snadná součást. Existuje svět mudných informací o konkurenčních systémech a není snadný způsob, jak to všechno dát dohromady.

Já jsem se obrátil na "Consumer Reports" neziskové technologie, abych našel odpovědi. Idealware je nezisková organizace, která pomáhá jiným neziskovým organizacím provádět inteligentní rozhodnutí o softwaru tím, že provádí nezaujaté výzkumy a poté je převádí do přehledných zpráv, článků a školení.

Andrea Berryová, ředitelka partnerství a učení v společnosti Idealware, souhlasila, že se mnou mluví o tom, jak by měla organizace zvolit nový systém řízení dárců.

Zde jsou kroky, které navrhl Berry:

Zjistěte, zda opravdu potřebujete nový systém.

Berry říká, že začnete hodnotit, proč se vám váš systém nelíbí. Problém pravděpodobně není to, co si myslíte, a není snadné ho přepínat. Trvá to čas, úsilí a peníze.

Berry říká: "Není tam žádný stříbrný kuličkový systém, takže se ujistěte, že váš současný systém je skutečně nedostatečný.

Například, možná se budete muset dozvědět více o systému, který máte, spíše než o úplném přepnutí do zcela nového systému. "

Zjistěte, jaký je problém skutečně. Mohl by to být jeden z následujících?

Potřebujete další školení. Snad váš současný systém má funkce, které nerozumíte nebo nevíte, jak používat. Zeptejte se svého dodavatele, zda existují možnosti školení, které můžete využít.

• Potřebujete další podporu. Jaké jsou možnosti podpory pro váš současný systém? Existuje dostupná a cenově dostupná podpora? Dodavatel porozumí vašim problémům a snaží se vám pomoct, nebo si s vámi promluví? Mají řešení pro váš konkrétní problém?
• Nerozumíte všem možnostem současného systému. Opravdu víte jistě, že nedělá to, co chcete? Je dostupná dokumentace?Někteří dodavatelé tvrdě pracují, aby poskytli další pomoc, například videa, fóra, kde můžete klást otázky a dokumentaci napsanou pro non-techies
• Váš systém je příliš slabý nebo příliš robustní. Správné rozmístění systému do vašeho procesu a vašeho rozpočtu je důležité.
• Váš systém je příliš drahý. Platíte za více funkcí, než potřebujete? Berry říká: "Když mluvíte s prodejcem, nezapomeňte, že se jedná o prodej … příroda je" prodávat ". Pochopení vašich potřeb vám pomůže, abyste nebyli rozptýleni" syndromem lesklého předmětu "."
• Váš systém je zastaralý. Možná chybí nové funkce. Měla by být pravidelně aktualizována buď vy nebo prodejcem. Většina online systémů se pravidelně aktualizuje. Jen si uvědomte, jak váš systém zůstává aktualizován.
• Váš dodavatel již nepodporuje váš systém. Berry říká, že to není běžné, ale stane se to, zvláště pokud je menší prodejce koupen větší.

Idealware poskytuje sešit, potřebujete nový systém správy dárců? které vám pomohou vést tento proces sebehodnocení.

Identifikujte tým zainteresovaných stran.

Takže jste se rozhodli změnit. Co dál?

Berry říká: "To, co vidíme po celou dobu, je vývojový ředitel, který se rozhodne získat nový systém, ale nekonzultuje s marketingovým oddělením, výkonným ředitelem nebo koordinátoří dobrovolníků, systém ".

Je dobré konzultovat s každým, kdo bude systém používat. Když jste brainstorming rysy, které potřebujete, nechť každý má slovo. Ujistěte se, že jsou zastoupeni všichni, kdo systém použijí nebo jej ovlivní.

Pochopte své současné procesy.

Uveďte podrobný seznam vašich procesů získávání finančních prostředků. Pak je standardizujte. Vyhodnoťte vše, co děláte s databázemi. Zeptejte se, proč to děláme takto? Musíme dál dělat věci takhle?

Berry řekl: "Standardizace vám dává flexibilitu při výběru systému … levnější systémy neumožňují velkou flexibilitu, takže čím méně" zvláštností ", tím lépe. Vyhledejte nejlepší postupy v oboru a vyhnout se úplnému jedinečné postupy. "

Před tím, než investujete, odstraňte propouštění. Kolikrát zadáváte například adresu … potřebujete? Nepřenášejte nepřekonatelnou taktiku, která se v průběhu let rozšířila.

Upřednostněte seznam přání.

Zúčastněte se každého, kdo bude systém používat, nebo kteří budou od něj dostávat zprávy. Brainstorm všechno, co byste mohli chtít, a pak si tyto rysy. Určete, co absolutně potřebujete, bez kterého je systém zbytečný. Tím, že to uděláte nejdříve, nebudete muset jít do úrovně složitosti, která by mohla zničit váš rozpočet.

Berry doporučuje vytvořit třístupňový seznam:

Co potřebujete, nebo je systém zbytečný?

Co by bylo hezké mít, ale není to rozporuplný obchod?

• Co byste chtěli, kdyby peníze nebyly?
• Toto je pokračování "Jak vybrat software pro správu dárců pro neziskové organizace."Jak víte, když potřebujete nový software pro správu dárců a jak si vyberete ten správný systém pro vaše neziskové organizace?

Proveďte svůj výzkum

Použijte Idealware. zúžil pole, vybral systémy, které jsou specializované systémy správy dárců a pak vytáhl deset nejlepších systémů a poskytl seznam funkcí.

Podívejte se na spotřebitelskou příručku o nízkých nákladech Systém správy dárců

Použijte sestavu, vytvořte krátký seznam tří nebo čtyř životaschopných systémů

Naplánujte ukázky prodejců

Někteří prodejci přijdou za vámi, nebo se k nim můžete dostat. kde můžete použít webový sdílený nástroj nebo si stáhnout zkušební verzi

Ujistěte se, že používáte skutečné příklady, abyste zjistili, jak každý systém bude pracovat pro vaše potřeby.Velká pomoc je Sixth Tipy Idealware pro navigaci v Demo prodejce

Pořadí systémů proti vašemu seznamu přání - fantazie vs. základní potřeby a vysoké náklady a cenově dostupné - a vyberte si pravý systém pro vás

Možná budete mít možnost zakoupit si nový systém pomocí kreditní karty online, ale větší systémy mohou mít smlouvu, která musí být zpracována a podepsána.

Berry říká: "Někdy můžete okamžitě začít používat nový systém, zatímco jiné systémy musí být přizpůsobeny. DonorPerfect Online je dobře známý pro přizpůsobení systému před startem, zatímco jiné systémy, jako je GiftWorks, jsou snadno použitelné "

Některé systémy vytvoří potřebu najmout konzultanta, který se má zřídit."

Berry také navrhuje tyto články na webu Idealware:

Čtyři principiální při výběru systému řízení dárců > Deset běžných chyb při výběru dárcovských databází