Jak Manažeři zabraňují spolupráci týmů (bez významu)

Toto je hostující článek Jasona Westlanda, generálního ředitele ProjectManageru. com.

-

Spolupráce zůstává manažerským buzzword momentu . Každý vůdce chce, aby jejich tým spolupracoval, protože jsme všichni četli, jak spolupráce vede k inovacím. Pokud jste se však snažili o různé strategie a nástroje pro spolupráci a nedosahujete inovace nebo návratnosti investic (ROI), na které jste se zaměřili … no, co se děje?

Každý manažer ví, že vedení začíná na vrcholu. Takže je třeba se ptát … Může být problém?

V nedávné studii, kterou jsem uskutečnila se skupinou více než 300k projektových vedoucích pracovníků a manažerů ve své společnosti LinkedIn, mě překvapilo, že pouze 15% respondentů uvedlo, že používaly funkce spolupráce svých projektových programů .

Další studie provedená v Harvard Business Review zkoumala důvody, proč vedoucí pracovníci nespolupracují, a další část HBR prozkoumala možnost, že mnoho lidí se cítí přetíženo praktikami spolupráce podporovanými jejich organizacemi.

Mohlo by to znamenat, že samotní projektoví vůdci, kteří by měli největší prospěch ze spolupráce, samy brání týmům, aby využili výhodu spolupráce?

Spolupráce, definovaná

Než se budeme dál zabývat tím, co myslím tím, že spolupracujeme, zejména v kontextu inovací.

Jako zakladatel softwarové společnosti se náš tým v našich vývojových metodikách stále více stává Agile.

Agile je metodika pro správu IT projektů společným i iteračním způsobem.

Definuje jasný zlom od tradičních metod řízení projektů shora dolů pro větší strukturované projekty, kdy projektoví manažeři diktují hodinové úsilí a plán je neúnosný ve své časové ose a požadavky na splnění požadavků. Společnost Agile byla oceněna za svou schopnost podporovat inovace při vývoji produktů, protože projektové týmy se mohou přizpůsobit měnícím se podmínkám trhu a potenciálním narušitelům.

A další týmy začaly vidět přínosy agilního procesu spolupráce, zvláště když jsou různé oblasti praxe nebo oddělení vyzvány, aby přispěly k celkovému produktu.

Zatímco někteří lidé odkazují na spolupráci striktně ve smyslu

nástrojů , jako jsou sociální aplikace nebo uvolnění, které povzbuzují konverzace s více stranami, nebo striktně z hlediska myšlenek praktik jako brainstorming nebo návrhářské myšlení, myslím, že spolupráce by měla být zakotvena jako kultura v každé organizaci, aby se využily výhody a jasná návratnost investic (ROI). Podle výše zmíněné studie HBR, která zkoumala, proč spolupracovníci

nejsou spolupracovníci, autor studie a profesor Harvard Heidi Gardner uvedli, že

existují jasné finanční výhody pro spolupráci, pokud měřeno správně. Studie se zaměřila na odborné organizace, jako jsou právnické kanceláře a poradenské firmy - organizace, kde je tradičně velmi konkurenční prostředí, které řídí individuální prodej klientů. I v těchto kulturách však průměrné výnosy klientů vzrostly o 4x, neboť ve firmě spolupracovaly další skupiny, které sloužily klientovi. Dalšími studiemi, které se zaměřily na jasné výhody v oblasti návratnosti investic, je vyloučení narušení pomocí lepších postupů spolupráce, které podporují angažovanost a vzájemné ovlivňování mezi týmy. Výzvou, podle Gardnera a dalších, spočívá v měření spolupráce s ostatními členy týmu v rámci každoročních recenzí

, takže výhody spolupráce se projevují nejen na úrovni firmy, ale také na individuálních pobídkách.

Jak manažeři podhodnocují spolupráci nevědomě

Jste-li správcem, který již spolupracuje s týmy, možná víte ze zkušeností, že spolupráce je někdy více odvrácena od denní práce, zatímco inovace jsou těžko kvantifikovatelná. Ve skutečnosti někdy spolupráce vypadá hrozně hodně jako hra, ne funguje.

Někteří manažeři, když vidí, že tvůj tým, který trávil čas strávený v chatu v kanceláři s manažery účtu, může způsobit, že budou vidět červenou barvu.

Zdá se, že nikdo nepracuje, možná proto, že jste o této schůzce nedostali.

Nebo možná máte nějaké hvězdné spolupracovníky … Lidé, kterým všichni přicházejí za pomoc a zpětnou vazbu a vstup do svých projektů. Mohli byste povzbudit lidi, aby se o této osobě opakovaně odkazovali, aniž by skutečně mysleli na dopad na vaši hvězdu. Mohla by se cítit přetížena několika žádostmi o schůzky (na vaše přání), přesto zatížené vlastní pracovní zátěží.

Vidíš, jak jí pozdě pracuje na svých hlavních úkolech a myslí si, že je Linda opravdu oddaná. "

To, co nevidíte, je hvězda napjatá na pokraji vyhoření.

Nakonec jste možná podporovali některé nové nástroje pro spolupráci, které pomohou podpořit větší transparentnost ve vaší organizaci. To má být dobré pro spolupráci. Přesto si můžete každý den rád popíjet kávu a skenovat rozhovor o známkách koček nebo nadměrných rozhovorů o sportu. Tento virtuální vodní chladič byl slibován, že je výhodný pro podnikání, ale zdá se, že se nic nestane, ale nečinné chitchat. Rozhodnete se uspořádat schůzku společnosti, abyste vyjádřili své obavy. Mezitím jste nespokojen s týmem, který máte pocit, že jste je špehovali shora.

Brzy se zastaví veškerá skutečná spolupráce a převládala kultura nedůvěry.

Tak, jak podporujete (a neinhibujete) kulturu spolupráce?

Nyní byste měli být přesvědčeni, že navzdory některým překážkám, které jsou jasné, má spolupráce při prosazování správně více výhod než nevýhody.Ale jak začnete podporovat spolupráci s vašimi týmy a ve vaší organizaci, abyste mohli získat slíbené výhody zvýšené návratnosti investic a inovací?

1. Podporujte transparentní komunikaci

Váš tým nebude spolupracovat, pokud se cítí neschopný svobodně komunikovat bez odsouzení. Ale komunikace je spíše než přístup k chatu. Komunikace je obousměrná a skutečný vůdce naslouchá a podporuje bezplatnou výměnu nápadů

po celou dobu

.

Spolupráce je založena na komunikaci, která hledá vstup od každého člena vašeho týmu, zejména od vrcholu k dnu a napříč silami. Ujistěte se, že máte slovní a aktivní podporu interdisciplinární komunikace a jsou otevřené přijímání (a jednání) o výsledku těchto rozhovorů.

2. Nastavení pravidel (a KPI) pro spolupráci Pro spolupráci v práci musí každý potřebovat přístup k dokumentům, lidem a musí se svobodně angažovat s lidmi v celé organizaci. Musí však být také povzbuzováni a povzbuzováni k tomu, aby našli vlastní odpovědi a dokumenty pro sebe

, než aby žádali hvězdné spolupracovníky o radu nebo aby jim poskytli tento dokument nebo jako první řešení.

Navíc nikdo nechce přetížení schůzky. Pro spolupráci musí existovat klíčový cíl s definovanými cíli a výsledky, které lze měřit.

Spolupráce vyžaduje některá pravidla angažovanosti. Není to o otevřené sezóně v celé organizaci. Ale definujte strukturované procesy, KPI, které podporují spolupráci, a nástroje efektivního zapojení se vzdálenými a globálními týmy a najdete specializované seance spolupráce na cílených cílech s měřitelnými výsledky. 3. Poskytněte školení Nestačí poskytnout nástroje, musíte také poskytnout školení ve spolupráci a využití nástroje, které podporuje spolupráci.

Modelujte druhy produktivní spolupráce, které doufáte ve vaší organizaci a pak poskytněte rámec pro to, jak mohou ostatní replikovat váš model.

4. Build Trust

Spolupráce vyžaduje velkou důvěru mezi týmy a vůdci. Kulturně můžete mít nějaké týmy, které mají nepřátelství vůči jiným týmům. A když jsou tyto týmy vzdáleně rozptýleny po celém světě, budování této důvěry může být ještě problematičtější, protože je těžší být svědkem.

V první řadě musíte své týmy chválit za spolupráci a odměnit je, když splní své cíle. Můžete nastavit pobídky založené na spolupráci mezi útvary nebo s globálními týmy inovativními způsoby.

Je však nutné stanovit jasné cíle, takže každý ví, jak mohou měřit vlastní spolupráci. Toho lze provést prostřednictvím přehledu portfolia nebo prostřednictvím údajů, jako jsou definované metriky o zadržení klienta nebo nové tržby z angažovanosti mezi týmy.

Cílem je propagovat atmosféru, kde je úspěch možný a měřitelný prostřednictvím spolupráce a že týmy jsou odměňovány za spolupráci, proti proti jednomu.

5. Používejte správné online nástroje

Nedávno se objevil chatový průmysl online nástrojů, který pomáhá týmům komunikovat více spolupracujícím způsobem. Potřebujete vědět o těchto aplikacích a rozhodnout, které z nich budou vyhovovat vašim postupům spolupráce.

Podívejte se na nástroje, které jste již použili a jaké funkce spolupráce jsou do těchto nástrojů vloženy. Například v softwaru pro správu projektů, který jsem vyvinul, jsme spolupracovali na každém aspektu projektu, od úkolu až po globální sociální zdroje, které zachycuje všechny konverzace související s projektem.

Týmy jsou produktivnější, když používají vložené nástroje v rámci existujících podnikových aplikací, protože informace související s touto prací jsou na jednom místě. Takže uvidíte, kde máte nějaké existující nástroje.

Ale existují také aplikace, které váš tým pravděpodobně používá již v malých klastrech nebo v celých týmech. Nezakrývejte tyto nástroje a nezapomeňte je integrovat do stávajících nástrojů, aby se mohli spojit s globální organizací.

Zrátané podtrženo:

Bylo to moje zkušenost jako generální ředitel globálního týmu, že spolupracující metody fungují při uplatňování těchto základních principů spolupráce. Manažeři by měli dát investice a čas, aby se spolupráce podařilo získat výnosy, a ujistěte se, že nejsou to, co stojí v cestě.

-

O autorovi:

Jason Westland je generálním ředitelem projektu ProjectManager. com. Jason založil ProjectManager. com v roce 2008. Je autorem nejprodávanější knihy "Projektový životní cyklus řízení" a píše pro počítače Computerworld a CIO Magazine.