Poskytněte důvěru šéfů s plánem řízení rizik

Víš, že když se mluvíš o svém projektu, občas se mračuje, že se někdy dostane od svého manažera? Ten, který říká: "Necítím se tak jistě, jako to zjevně děláte. "Tyto výrazy na obličeji se mají vyhnout.

Nejlepší projektoví manažeři mají plnou důvěru svého manažera linky a sponzora projektu. Ředitelé za jejich projekty věří, když říkají, že potřebují další finanční prostředky, více prostředků nebo pomohou vyřešit problém.

Když pracujete v rizikových situacích, potřebujete správnou sadu. Stejně jako turista s batohem lana a stoupačky potřebujete také nástroje pro řešení rizika projektu.

Můžete zvýšit důvěru manažera ve svůj projekt s plánem řízení rizik. Jednoduchý 5-krokový proces může velkou měrou transformovat, jak váš šéf vidí váš projekt (a vy). Ale než vám to povím, osvěžte základy.

Co je řízení rizik v řízení projektů?

Řízení rizik v řízení projektů je proces identifikace, hodnocení a reakce na rizika projektu.

Rizika projektu jsou věci, které by mohly ovlivnit projekt (pozitivně nebo negativně, ale lidé obecně interpretují riziko jako události, které by měly negativní dopad na projekt).

Ať je váš projekt velký nebo malý, bude s ním mít rizika. Mohlo by to být všechno z toho, že vaše školní přehlídka je pryč od rizika zvýšení ceny na kritickou součást vaší nové desky plošných spojů.

Riziko projektu, pokud není správně spravováno, může znesnadnit úspěšné provedení projektu. Nekontrolovaná rizika mohou přidat čas do vašeho rozvrhu, pracovat pro váš čas a peníze na váš rozpočet. Manažeři se o takových věcech zlobí. To vše lze vyhnout plánem řízení rizik.

Plánování řízení rizik

Plán řízení rizik je skvělý způsob, jak zvýšit svou důvěru ve schopnost svého projektového týmu poskytnout - a to se projevuje také ve zvýšení důvěry manažera.

Chcete, aby věřili, že to můžete udělat, a chcete, aby si byli vědomi toho, co by vás mohlo zabránit úspěšnému provedení projektu. Plán řízení rizik je dokonalým nástrojem k tomu.

A hádej co? Je opravdu snadné začít.

Řízení rizik projektu je jednoduchý proces v pěti krocích. Nechceme to složitější, než to musí být. To je něco, co můžete začít dnes, připravte se na to, abyste o tom diskutovali na svém příštím zasedání a nechte to dokončit, když někdo zapíše zápis.

Proces řízení rizik v pěti krocích

Stejně jako u mnoha částí řízení projektů je řízení rizik procesem. 5 kroků jsou:

1. Zahajit
2. Identifikovat
3. Posoudit
4. Odpovědi na plány
5. Implementovat

Pokud tyto výrazy pro vás teď moc neznamenají, vysvětlí to všechno.

Krok 1: Zahájí

Nejprve chcete nastavit kontext pro řízení rizik ve vašem prostředí pro správu projektů.

Pravděpodobně tu není spousta práce, protože někdo ve vaší společnosti už připravil firemní rizikovou politiku a vše, co musíte udělat, je sledovat. To vysvětlí přístup společnosti k riziku a může dokonce pověřit šablony, které potřebujete. Šablony vám vždy uloží práci, takže se o ně také podívejte!

I když nemáte podnikovou rizikovou politiku, někdo jiný, kdo řídí projekty vedle sebe, může mít plán řízení rizik projektu, který můžete kopírovat. Proč znovu objevit kolo? Opakované použití dokumentů je nutné, pokud chcete ušetřit čas a udělat více.

Použijte, co jste zjistili, abyste vytvořili plán řízení rizik pro váš projekt. Je to součást vašeho celkového plánu řízení projektů a mluví o tom, jak se chystáte řídit řízení rizik ve vašem projektu.

Pokud nevíte, co se má dát, přečtěte si dál! Další kroky vám poskytnou lepší představu, o čem mluvit ve svém plánu řízení rizik.

To zvyšuje důvěru: Ukazuje správci, že máte přístup k řešení nejistoty ohledně vašeho projektu a že se aktivně chystáte řídit riziko.

Krok 2: Identifikujte

Jakmile máte načrtnutý přístup, můžete začít pracovat.

Nyní zjistíte rizika, která se projeví na vašem projektu. Jedná se pouze o okamžitý snímek a váš registr rizik je něco, co se budete chtít vrátit znovu a znovu, abyste zajistili, že i tam bude něco nového.

Rizika můžete identifikovat pomocí kontrolního seznamu společných rizik, rozhovorů se zúčastněnými stranami o projektu (obzvláště s obtížnými zúčastněnými stranami, protože většinou mají co říct o tom, co se může pokazit), brainstorming a používání zdravého rozumu.

Hledáte věci, které by mohly způsobit problémy, pokud se někdy staly. (Zapamatujte si, že se rizika ještě nestala. Projektové problémy jsou věci, které se již staly.)

Přesto to děláte, měli byste určitě zapojit další lidi. Sám, nebudete mít celý obrázek a skončíte s chybějícími věcmi.

Rizika mohou a musí být určena každým. Jako projektový manažer je vaším úkolem povzbudit své kolegy, aby s vámi riskovali, abyste mohli jako tým s nimi něco udělat.

Všechna zjištěná rizika by měla být zaznamenána do registru rizik. Máte-li koordinátor projektu na týmu nebo na pracovníka podpory projektu, mohou to udělat. V opačném případě je to součást administrativních úkolů pro vás.

To zvyšuje důvěru tím, že: prokazuje, že jste si vědomi klíčových rizik, která by mohla mít vliv na váš projekt, a že máte prostředky k neustálému udržování si vědom nových rizik.

Krok 3: Posoudit

Rizika se pak vyhodnotí z hlediska pravděpodobnosti a dopadu. Tento detailní článek o tom, jak posoudit riziko projektu, vás za to pokrývá. Uveďte to dobře, pokud nejste obeznámeni s tímto procesem.

Jako další opatření můžete také posoudit blízkost, což znamená, jak blízké v čase se pravděpodobně vyskytne riziko. Riziko s vysokou blízkostí by mohlo být brzy možné. Riziko s nízkou blízkostí se může stát v určitém okamžiku ve vzdálené budoucnosti. To vám může dát jiný faktor, jak upřednostnit váš čas a energii, pokud jde o řešení rizik.

Zlepšuje se důvěra: Zajistěte, aby váš manažer a všichni v týmu měli jasnou představu o tom, co by se stalo, kdyby se některá z těchto rizik skutečně projevila.

Krok 4: Odpovědi na plány

Nyní se dostáváme k masové části vašeho plánu řízení rizik. V tomto kroku zjistíte, jak zvládnout riziko identifikací odpovídající odpovědi.

Děláme to proto, že až dosud máte vše, co máte, je seznam toho, co by mohlo v budoucnu házet váš projekt z kurzu a jak velký by byl obchod. Co bude váš manažer chtít vědět dále: Co s tím uděláte?

Obecně platí, že pro řešení a řízení rizika projektu můžete provést 4 kroky. Jsou to:

• Vyhýbejte se
• Přenos
• Zmírněte (např. Zmenšujte)
• Přijmout.

Jsou podrobněji popsány v tomto hlubokém ponoru do strategií reakce na riziko pro negativní riziko.

Některá rizika mohou mít pozitivní výsledek. Například: Existuje riziko, že prodáváte tolik nových výrobků, které narazíte na telefonní linky. To by byl hezký problém, ale stále je to riziko, že bychom měli naplánovat.

Existuje mnoho způsobů, jak se připravit na pozitivní riziko, včetně:

• Exploit
• Share
• Enhance
• Accept.

Jsou podrobněji popsány v tomto článku o strategiích reakce na riziko pro pozitivní riziko.

Budete muset zjistit, která strategie odpovědí je nejlepší pro každé riziko v registru. Například byste se mohli rozhodnout, že riziko zhroucení tovární střechy je něco, co jednoduše přijmete, protože se pravděpodobně nestane. Riziko, že otravy jídlem zaberou polovinu vaší pracovní síly, je však něco, čeho se aktivně chystáte zmírnit, rekvalifikací všech svých zaměstnanců v oblasti stravování. Pokud se to stalo dříve a je skutečně pravděpodobné, pokud s tím nebudete něco dělat, budete chtít zmírnit riziko.

Jakmile je odpověď zjištěna a odsouhlasena, mohou být jmenováni vlastníci rizik, kteří provádějí akční plán řízení rizik. Jinými slovy, potřebujete někoho, kdo by byl zodpovědný za to, že jste viděli úkoly, které souhlasíte.

To zvyšuje důvěru tím, že: Ukazuje správci, že jste uvažovali o tom, co máte dělat s věcmi, které by mohly způsobit problémy pro váš projekt, a že vytváříte plány na snížení nejistoty a rizika projektu.

Krok 5: Implementujte

Váš plán řízení rizik by měl nyní zahrnovat, kdo bude zodpovědný za provádění činností zaměřených na zmírnění rizik u každého rizika. Nyní by měly tyto úkoly pracovat, abyste aktivně zvládli otevřená rizika.

To zlepšuje důvěru pomocí: Ukazuje, že vy a váš projektový tým můžete sledovat to, co jste řekli, že uděláte.Nahlášením toho, co jste dosáhli, a rizikem, který jste zmírnili, ukazuje, že váš manažerský tým, že máte zájem o to, abyste dělali a děláte to, co je potřeba, aby váš projekt dokázal vyřešit problémy.

Jakmile riziko uplynulo - když již není relevantní, protože se buď stalo, nebo se již nemůže stát - můžete ho uzavřít z vašeho registru rizik.

Uvedení tohoto plánu řízení rizik do projektu může být odlišné od ostatních manažerů. Váš vlastní šéf bude mít důkaz, že můžete strategicky a tvořivě přemýšlet o tom, co by mohlo způsobit, že se váš projekt ukáže, a co je nejdůležitější, něco dělat. Budete schopni aktivně zvládat problémy předtím, než se to stane, zametáte zátarasy a připravujete se na cokoliv!

Být vnímán jako dobrý v řízení rizika projektu je jistý způsob, jak být považován za bezpečný pár nebo ruce vedení. Nepotřebujete mnoho zkušeností nebo certifikátů, abyste mohli úspěšně řídit riziko projektu (i když existují formální kvalifikace v oblasti řízení rizik). Tento snadný 5-krokový proces brzy znamená, že řízení rizik projektu je zakotveno ve vašich plánech projektů.