Video: Herný notebook verzus pracovná stanica 2024
Většina míst je zvyklá na tlaky, které přicházejí s koordinací více událostí v krátkém časovém rozpětí. Koneckonců, jejich podnikání závisí na tom, že poskytují kvalitní služby, a každá událost je příležitostí ukázat své schopnosti jak plánovačům událostí, tak účastníkům. Nejkritičtější doba přichází ještě před zahájením představení, kdy klient vstoupí do banketové místnosti pro nastavení. V tomto okamžiku bude tón nastaven na zbytek dne.
Jedná se o jednu lekci, kterou jsem se rychle naučil jako koordinátor místa konání, a později jsem vytvořil vlastní kontrolní seznam pro nastavení, aby zákazníci byli spokojeni (a obsazeni) během stresového plnění.
Připravte si vozíky
První věc, kterou bude váš klient chtít udělat, je rozbalit všechny své zásoby z vozu. To může být obtížný úkol, zvláště pokud je situace v parkovacích míst obtížná. Představte si, že někdo ve vašem městě chodí s těžkými boxy - co je to první věc, kterou budou hledat? Odpověď je samozřejmě vozík nebo cokoliv jiného, co ulehčí zátěž a výrazně usnadňuje zlověstnou práci. Když mají vozíky k dispozici správně, když chodí na místo konání, je snadný způsob, jak je cítit "uvolněný" právě tím, že se objeví.
Připravte registrační tabulky
Následující seznam úkolů pro většinu klientů začíná nastavovat registraci. To znamená, že místo vašeho konání by mělo mít všechny součásti registrace před jejich příchodem.
To zahrnuje všechny stoly, židle, elektrické a soklové. Uspořádání jmenovek a odbavovacích materiálů bude pro plánovače událostí spoustu času a nemuseli byste muset čekat na to, abyste dostali tyto jednoduché věci, aby mohli začít.
Nastavit všechny tabulky a sady ložního prádla
Nastavení všech stolů a židlí v prostoru pro události může samozřejmě trvat nějaký čas.
Doufejme, že pokud vystupujete z dřívější události, jste klientovi předem sdělili, kdy očekávat, že budou všechny součásti pokoje nastaveny. Pokud váš klient vstoupí do místnosti s desítkami dělníků, kteří se snaží skládat stoly a židle, pravděpodobně panikají. V ideálním případě bude váš operační tým mít vše, co je nastaveno na stolní prádlo, takže plánovači mohou začít ukládat středové předměty, dražební položky apod.
Získejte veškerou značku na začátku
Jen proto, že vedoucí plánovač ví, jak se pohybovat v budově neznamená to, že její podpůrná posádka to dělá. Můžete ušetřit spoustu zbytečných potíží tím, že aktualizujete značení ve vaší budově, jakmile začne nastavovací období. Mějte na paměti, že prodejci, jako jsou floristé a djové, potřebují také vědět, kam jít. Jedná se o všechny věci, které je třeba prověřit u vašeho klienta před dnem události, ale je také třeba se o něj dívat na velký den.
Přezkoumání BEO a faktur
Opět jste pravděpodobně zaslali tyto dokumenty několika e-mailem v průběhu dnů, které vedly k události, ale nikdy je neuškodilo, aby je naposledy prohlédli. I když je nastavovací čas hektický, musíte vyčkat 15 minut, abyste se mohli podívat na tyto dokumenty dohromady. Koordinátoři místa by měli mít připravený balíček pro svého klienta, který zahrnuje BEO, schéma místnosti a prospektovou fakturu.
Velmi málo zkušených plánovačů předá příležitost přezkoumat tyto kritické dokumenty.
Představení
Ujistěte se, že klíčové členy vašeho týmu přivezli svému zákazníkovi na oficiální úvod. Tento seznam zahrnuje manažera cateringu, banketního kapitána, vedoucího provozu a audiokonferenčního koordinátora. Zamyslete se nad svým klientem při představení týmu - existují nějaké podrobnosti, které byste měli diskutovat s manažerským týmem tváří v tvář? Začátek krátkého rozhovoru je efektivní způsob, jak zvýraznit, kdo je zodpovědný za každou oblast.
Tento krátký seznam položek pro nastavení událostí bude dlouhou cestou k tomu, aby byl váš klient spokojen při příjezdu. Jako primární zástupce pro vaše místo konání, je vždy nejlepší dát klientům vaše číslo mobilního telefonu v případě, že se něco děje během práce ve vaší kanceláři.
Nezapomeňte, že by mohli být frustrovaní, pokud potřebují něco, ale budou více frustrovaní, pokud nenašli někoho, kdo by jim pomohl!
Způsoby, jak zastavit poskytování bezplatných událostí Plánování událostí
Unaveni, že jste požádali o bezplatnou radu? Přestaňte rozdávat své odborné znalosti v oblasti plánování událostí pomocí těchto sedmi praktických a efektivních návrhů.
5 Kritických chyb plánování událostí Každý správce událostí se musí vyvarovat!
Pokud děláte tyto běžné chyby při plánování událostí, je zde 5 způsobů, jak se jim vyhnout na další událost.
Proč potřebujete kontrolní plán plánování událostí
Kontrolní seznam plánování událostí je neocenitelný nástroj plánování událostí, který vás udrží organizované, podle plánu a bez stresu při správě jedné nebo více událostí.