Vytvořit automatický skript Attendant Script

Automatizovaná firemní telefonní schůzka vašeho firemního telefonního systému je první věc, kterou vaši zákazníci a obchodní partneři uslyší, když zavoláte vaší firmě. U prvních volajících máte jen jednu šanci udělat dobrý první dojem. Tento první dojem společnosti bude založen na interakci s vaším automatizovaným doprovodným pozdravem. Pro lidi, kteří volají vaši společnost často, budete chtít automatizovaný proces obsluhy co nejúčinnější, aby neztráceli čas poslouchat celý váš automatizovaný programovací skript pokaždé, když volá.

Nejrychlejší a nejsnazší způsob, jak naprogramovat a zaznamenat funkci automatizovaného obsluhy telefonního systému, je napsat skript, který vysvětluje, jak chcete pozvat zvuk a jak bude volající spolupracovat se systémem telefonu . Vyberte osobu, která zaznamená skript, který má přátelský hlas; může mluvit bez váhání a může jasně vyslovovat a hlásit každé slovo a jméno.

Automatizované pozvánky

První část skriptu bude pozdrav. To je vaše příležitost prezentovat vaši společnost vašim volajícím a slovně je přivítat do vaší společnosti.

Automatické pozdravy

• Začněte s oceněním jejich volání;
• uchovávejte krátký pozdrav, aby vracející se volající nebyli zpožděni pokaždé, když zavolali;
• nabízejí adresu pro webovou stránku společnosti, pokud může volající provádět stejný úkol pomocí webové stránky.

Automatické pozdravy

• Nepoužívejte víc než dvě nebo tři věty, abyste pozdravili volající
• Nepropagujte své webové stránky, pokud nemá něco hodnotného nabídnout svým zákazníkům
• Nevytvářejte slogan nebo slogan pouze pro vyplnění pozdravu.

Možnosti automatizovaného účastníka

Nejdůležitější součástí automatizovaného účastníka jsou volby, které mají volající volit, aby se dostali k osobě, s níž potřebují mluvit.

V podstatě existují dva typy volajících: lidé, kteří nejsou s vaší společností obeznámeni a budou potřebovat vedení; volající, kteří přesně vědí, s kým potřebují mluvit a poznají jejich rozšíření.

Možnosti automatizovaného účastníka

• Používejte volby, které jsou běžně akceptovány. Například "Stiskněte nulu pro recepční", "Stiskněte klávesu libra pro návrat do předchozího menu."
• Informujte volající co nejdříve, když si mohou vytočit pobočku, pokud ji již zná.
• Pokud se v poslední době změnily možnosti nabídky, nechte volajícího vědět dopředu.
• Najděte nejdříve nejčastěji volané možnosti.
• Před uvedením čísla volby uveďte popis možnosti.Například "Pro zákaznickou podporu stiskněte" 5 "."
• Prohlédněte si dokumentaci systému pro vyhrazená čísla možností. Příklad: všechna rozšíření telefonních čísel společnosti začínají číslem "8" a proto "8" nelze použít jako možnost nabídky.

Nepokládejte volby "Automated Attendant Options"

• Před každou volbou neříkejte prosím "Please" (např. "Stiskněte 1 … Stiskněte 2 pro … Stiskněte 3 pro …" > Nepředstavujte více než šest možností najednou. Pokud máte více než šest možností, vytvořte strukturu víceúrovňových nabídek. Například "Pro prodejní a servisní oddělení stiskněte 5."
• Nepředpokládejte, že každý má telefon s dotykovým tónem. Není-li v průběhu tří vteřin od konce pozdravu vybrána volba nabídky, připojte volajícího k recepční.

Vzorové automatizované účastnické skripty

Děkujeme, že jste zavolali na Small Business International. Navštivte prosím naši webovou stránku společnosti pro více informací na adrese www dot small business international dot com. Pokud znáte rozšíření vaší strany, můžete jej kdykoli vytočit. V opačném případě vyberte jednu z následujících možností nabídky. Pro zákaznický servis stiskněte tlačítko "1". Pro technickou podporu stiskněte tlačítko "2". Pro běžnou pracovní dobu stiskněte tlačítko "3". Pro účetnictví stiskněte tlačítko "4". Pro nákup klepněte na '5'. Nebo volejte "411" pro náš firemní adresář. Chcete-li s někým hovořit okamžitě, stiskněte prosím nulu nebo zůstaňte na řádku a někdo vám brzy pomůže.

Vítejte v Small Business International Company. Pokud voláte, abyste zkontrolovali stav vašeho účtu, je to snadné a rychlé, a to tak, že navštívíte naši webovou stránku na adrese www dot small business international dot com. Pokud znáte přímé rozšíření vaší strany, můžete jej kdykoli vytočit. V adresáři společnosti stiskněte '1'. Pro technickou podporu stiskněte tlačítko "2". Pro zákaznický servis stiskněte tlačítko "3". Pro prodej a marketing stiskněte '4'. Pokud byste chtěli mluvit s operátorem, stiskněte tlačítko '0' nebo zůstaňte na linku a někdo vám pomůže hned. Děkujeme, že jste zavolali společnost Small Business International Company.