Všechny účetní systémy

Účetní informační systémy shromažďují a zpracovávají údaje o transakcích a sdělují finanční informace zainteresovaným stranám. Existuje mnoho typů účetních informačních systémů a v důsledku toho se značně liší. Řada faktorů ovlivňuje tyto systémy, jako je typ podnikání, velikost podniku, objem dat, druh potřeb pro správu dat a další faktory.

Systémy elektronického zpracování dat (EDP)

Většina podniků s výjimkou těch nejmenších používá počítačové systémy, také nazývané systémy elektronického zpracování dat (EDP).

Tyto systémy zpracovávají každý krok účetního procesu od záznamu finanční transakce až po sestavení účetní závěrky. Podniky neustále vylepšují svou systémovou technologii, aby zůstaly konkurenceschopné a aby zůstaly v souladu se zákonem Sarbanes-Oxley z roku 2002. I ty nejmenší podniky se mohou rozhodnout používat systémy jako Quickbooks.

Základy obchodních transakcí a obchodních procesů

Abychom pochopili, jak fungují tyto účetní informační systémy, musíte pochopit základní účetní pojmy "obchodní transakce" a "obchodní procesy". A co je nejdůležitější, musíte pochopit, jak se obchodní transakce a procesy spojují a vytvářejí finanční výkazy. Co se týče účetních informačních systémů, lze obchodní transakce rozdělit do několika typů obchodních procesů:

1. Procesy, systémy a kontroly výnosů a výnosů

Obchodní transakce, které spadají do těchto obchodních procesů, představují velké objemy denních prodejů, výnosů a peněžních příchozích transakcí.

2. Procesy, systémy a kontroly výdajů a návratů

Obchodní transakce, které spadají do těchto obchodních procesů, představují velké objemy transakcí výdajů, výnosů a peněžních toků. Této kategorie se také nachází mzdová a nákupní transakce.

3. Konverzační procesy, systémy a kontroly

Obchodní transakce v této kategorii jsou suroviny a nedokončené transakce.

4. Administrativní procesy, systémy a kontroly

Obchodní transakce, které jsou administrativní, jsou investiční, výpůjční a kapitálové transakce.

Všechny tyto obchodní transakce vedou k účtům T vytvořeným v procesech, systémech a ovládacích prvcích hlavní knihy. Z hlavní knihy se vyvíjí jak vnitřní, tak i externí účetní závěrka. Vnitřní finanční výkazy mohou představovat stárnoucí rozvrh pohledávek nebo zprávu o stavu prodeje. Externí finanční výkazy by byly výkazu zisku a ztráty, rozvahy a výkazu peněžních toků.

Typy účetních informačních systémů

Existuje několik typů nebo kategorií účetních informačních systémů. Co využívá obchodní firma závisí na typu podniku, velikosti podniku, potřebách podniku a sofistikovanosti podniku:

Manuální systémy

Manuální účetní informační systémy používají převážně malé podniky a domácí podniky. Pokud je systém zcela ruční, bude vyžadovat následující: zdrojové dokumenty, hlavní knihu, obecný časopis a zvláštní časopisy nebo pomocné časopisy, které byste mohli potřebovat.

starší systémy

starší systémy jsou často ve stávajících obchodních firmách a byly použity předtím, než se informační technologie dostaly jako sofistikované jako dnes. I když starší systémy se mohou zdát staromódní, mají pro firmu jisté výhody. Obsahují cenné historické údaje o firmě. Zaměstnanci firmy mají tendenci vědět, jak používat systém a porozumět tomu. Původní systém byl obvykle přizpůsoben specifickým potřebám jednotlivých firem. Tento typ přizpůsobení nenajdete v obecných účetních softwarových balíčcích.

Bohužel, starší systémy mají také významné nevýhody. Často nemají žádnou dokumentaci. Obvykle je těžké najít náhradní díly, protože hardware a software mohou být zastaralé. Dokonce i počítačový jazyk, který používají starší systémy, je obvykle starší jazyk.

Většina starších systémů byla postavena od začátku.

Nahrazení starších systémů

Nový starší systém můžete zcela nahradit novým systémem. To je poměrně nákladné řešení. Můžete také aktualizovat starší systém. Můžete použít postup nazvaný škrábání obrazovky, což je technika, která přebírá data zobrazovaná na obrazovce počítače a překládá tak, aby ji novější aplikace mohla přečíst. Můžete také nastavit systém integrace podnikových aplikací. Tento typ systému propojuje různé aplikace ve vašem původním systému, jako je inventář, mzdy a další.

Jste-li SMB, pokud nejste nejmenší, založená na odrůdách, budete chtít, aby váš účetní informační systém byl aktuální, aby byl konkurenceschopný ve vašem oboru. Existuje mnoho možností, jak si vybrat.