Rozpočtování Základy řízení pro nové manažery

Publikováno 8/1/2015

Je pravděpodobné, že pokud bude někdo povýšen na svou první manažerskou roli, bude poprvé spravovat rozpočet oddělení.

Většina nových manažerů získává málo nebo žádnou formální odbornou přípravu na to, jak sestavit rozpočet, sledovat jejich výdaje nebo jak provádět úpravy v polovině roku. Často jim předkládají tabulky nebo zprávy od svého manažera nebo od finančního oddělení a očekávají, že budou vědět, jak to udělat, nebo se učí pokusem a omylem.

Zatímco "pokus a omyl" může být efektivní způsob, jak se naučit nové dovednosti, bylo by lepší, kdyby nový manažer nemusel dělat příliš mnoho bolestivých chyb.

Zde je několik poznatků získaných z vlastního zkušebního a chybového učení, o kterém se domnívám, že většina nových manažerů může mít prospěch:

Investujte čas naučit se přímo od začátku

Neexistuje lepší čas se zeptat "hloupých" otázek, než když jste něco nového a nikdy jste to neudělali. Lepší je požádat a utratit čas předem učení, než počkat, dokud někdo nesmí upozornit na vaše chyby. Požádejte o čas od svého manažera (nebo předchůdce, pokud je to možné), abyste si prohlédli základní filozofii, zastřešující cíle, formát a každou řádkovou položku. Pokud má vaše organizace finanční osobu, požádejte ji, aby také s vámi strávil čas. Většina z nich bude lahodná a ochotná sdílet své odborné znalosti. Koneckonců, pokud vás mohou vycvičit, jak postupovat podle svých specifikací předem, budete pro ně později méně bolesti.

Absolvujte kurz kurzů "Finance a rozpočet pro nefinanční manažery"

Kontaktujte místní školní obchodní univerzitu v sekci Výkonná výchova. "Většina obchodních škol nabízí jedno- až třídenní, nekreditní kurzy. Během kurzu nebo po něm se věnujte času kontrole výroční zprávy společnosti a pochopte různé finanční poměry a přehledy.

Spravujte své oddělení Rozpočet, jako je to vaše vlastní podnikání

Když pracujeme pro velké organizace, končíme s léčbou "firemních" peněz, jako to roste na stromech. Nejedná se o to, a teď je vaší úlohou jako manažer, aby jste získali osobní vlastnictví prostředků vašeho oddělení.

Buďte týmovým hráčem

Pokud je to možné, zkontrolujte rozpočet vašeho manažera. I když je důležité, abyste převzali vlastnictví rozpočtu, je vaše jednotka součástí větší jednotky. Požádejte svého manažera, aby vám ukázal, kde se váš rozpočet hodí, a podporuje velký obraz i vzájemnou závislost s vašimi vrstevníky. Mohou existovat časy, kdy jiné oddělení potřebuje peníze na cíle, které mají vyšší prioritu než vaše. Nečekejte na to, abyste byli požádáni, nebo jej nechte odebrat - buďte aktivní a nabídněte, aby pomohl vašemu peer manažerovi. Budete vnímána jako strategická a spolupracující.

Nehrajte hloupé hry

Jen proto, že "každý to dělá", neznamená to, že pro společnost není hloupé a špatné. Příklad typické hloupé rozpočtové hry, kterou hrají manažeři, je "použít nebo ztratit. "Je to, když se blížíte ke konci roku a váš rozpočet běží podle vaší předpovědi. V minulých letech, kdy jste nepotřebovali, byl rozpočet na příští rok stanoven na základě skutečného roku.

Chcete-li, aby se váš rozpočet znovu nezměnil, půjdete na nákupy - nakupujete věci, které nepotřebujete, ani na skladování jen v případě, že byste mohli potřebovat.

Sledujte měsíční výdaje a proveďte proaktivní opravy

Nepředpokládejte, že vám někdo řekne, že jste překročili rozpočet. Ve skutečnosti možná budete muset požádat o měsíční zprávy nebo sami sledujte. Nečekejte až do konce roku, kdy je to překvapení (pro vás a vašeho šéfa). Do té doby je příliš pozdě, než vyšetřovat a provádět opravy. Buďte zodpovědní, měřte sebe a proaktivně informujte svého manažera.

Buďte transparentní a zapojte svůj tým

Sdílejte svůj rozpočet s vašim týmem, možná se dokonce zapojte do sestavení prognózy. Zapojení vašeho týmu a napomáhání porozumění procesu tvorby rozpočtu vytváří pocit společného vlastnictví a povzbuzuje zaměstnance, aby našli kreativní způsoby řízení výdajů.

Buďte strategičtí

Nepoužívejte jen minulý rok a přidáte deset procent do prognózy pro příští rok. Začněte vyvíjet strategii a cíle a pak určit zdroje potřebné k dosažení těchto cílů. Pokud budete potřebovat více než v loňském roce, připravte si obchodní případ, který odůvodní vaši žádost o dodatečné financování.

Nepřehánějte

Při správě rozpočtu je důležitá roli správce, nikdy neztraťte z dohledu nejdůležitější věci: vaši lidé! Ujistěte se, že utrácíte nejméně pětinásobek času rozvíjení svého týmu, že jste křupavá čísla.