9 Setkání Facilitační dovednosti pro manažery

Schůzky mohou být buď příležitostí sdílet nápady, diskutovat o výzvách a definovat akční plány, nebo mohou skončit jako neproduktivní časové zbytečné. Bohužel manažeři jsou často hlavními přispěvateli ke splnění dysfunkcí procesu.

Tento článek nabízí nápady pro manažery na všech úrovních, aby posílily dovednosti usnadňující schůzky na podporu zlepšování produktivity.

Tam, kde se správci špatně setkávají

Mnoho manažerů se domnívá, že vědí, jak "uspořádat" schůzku.

Nastavují agendu, dělají všechnu rozhovor a dělají všechna rozhodnutí. Zatímco to může být pro manažery snadné a efektivní, je to často ztráta času lidí a neuplatňuje se na tvůrčí potenciál týmu. Ve skutečnosti to má opačný účinek, jaký mají zaměstnanci tendenci se stahovat, a odkládá se tomu manažerovi, který zjevně chce mít na starosti.

Existuje mnoho důvodů, proč manažeři nezapojují své zaměstnance více na schůzky, včetně:

• Strach z odchodu.
• Falešné přesvědčení, že protože mají na starosti, musí poskytnout všechny odpovědi.
• Nedostatek důvěry v dovednosti nebo schopnost řešit problémy svých zaměstnanců.
• Nedostatek dovedností usnadňujících schůzky.

Zatímco první tři položky jsou chování chudých manažerů, poslední může být využito a posilováno s praxí.

Posílení dovedností pro uspokojení zasedání

Podle definice usnadňuje prostředky, " Ulehčit nebo složitější; pomoc vpřed . "Aby manažer usnadnil schůzku (namísto toho, aby ji vedl), musí být ochotni opustit svou moc a být otevřený různým výstupům a přístupům.

Správná schůzka usnadňuje účastníkům zapojit se do identifikace a řešení problémů. Týmy budou téměř vždy vyvíjet lepší, kreativnější řešení než jakýkoli manažer by mohl a bude pravděpodobněji podporovat implementaci řešení.

Zde je devět dovedností potřebných k usnadnění schůzky, z nichž všechny se mohou naučit a zlepšit s praxí:

1. Plánování agendy. Začínáme s plánováním jednání. Výběr tém, které vyzývají k účasti, i. E. , problém, který je třeba vyřešit, je daleko zábavnější než "informační" témata. Je však třeba věnovat dostatek času, aby bylo možné zapojit se do skupiny.
2. Nastavení prostředí a klimatu. Záležitost logistiky! Když lidé jsou nepříjemní, nemohou se navzájem vidět, neslyší nebo jsou hladní, výsledky setkání budou trpět. Naučte se, jak používat logistiku jako způsob, jak podpořit skvělou účast a odstranit bariéry.
3. Ptejte se na otázky. Velké otázky stimulují velkou diskusi.Článek 999 "Awesome Coaching Questions Using the GROW Model" nabízí některé vynikající diskusní výzvy.
4. Aktivní poslech. Když manažer parafrázuje, zkontroluje porozumění a žádá o další otázky, povzbuzuje větší účast a v "Jak se stát lepším posluchačem", sdíleji názory na posílení vašich aktivních schopností naslouchat.
5. Brainstorming Většina lidí si myslí, že již vědí, jak se bavit. "V příliš mnoha situacích je účinnost brainstormingu omezena špatným řízením procesů, silnými sociálními nebo politickými tlaky a špatnými schopnostmi usnadňovat." Mnoho lidí nikdy skutečně nezažilo sílu dobře fungující brainstormingové schůzky. Brainstorming Session "pro to, co neuděláte - pak udělejte opak!
6. Schopnosti budování konsensu Konsensus neznamená, že každý musí souhlasit s rozhodnutím. měla příležitost sdílet své pohledy a navrhovat nápady. Správné ulehčení pomůže skupině od sdílení nápadů k vývoji účinného rozhodnutí. Dosažení konsensu trvá déle, ale obvykle získává ze skupiny větší buy-in. Nezapomeňte však, že konsenzus není konečným cílem. Účinným rozhodnutím pro tento problém je nejdůležitější otázka. Více informací o tom, jak vést tým prostřednictvím konsenzuálního rozhodovacího procesu, najdete v šesti krocích.
7. Rozlišení konfliktů. Vždy, když je problém řešení problémů, konflikt je nevyhnutelný. Konflikt tohoto problému nebo problému je ve skutečnosti vnímán týmovými výzkumníky jako součást procesu efektivního rozhodování. Manažer se musí naučit, jak pozitivně využít výkon konfliktu. Viz: "Řešení konfliktů pro malé skupiny."
8. Nonverbální komunikační dovednosti. I když vědci tvrdí přesné procentní podíly, většina by souhlasila, že více než 50 procent komunikace je neverbální. Správce musí být schopen číst tón a jazyk těla skupiny, aby zhodnotil jejich úroveň angažovanosti, upřímnosti a závazku.
9. Nahrávání. Skillful group facilitation znamená vědět, kdy se obrátit na flipchart nebo tabuli zachytit to, co lidé říkají. Díky tomu se lidé cítí, že jejich nápady jsou slyšeny a oceňovány a slouží jako cenný záznam, který lze použít pro plánování akcí a následné činnosti.

Zrátané podtrženo:

Čas je drahocenný majetek v životě i v práci. Snažte se spravovat schůzky pro optimální efektivitu a efektivitu. Učení, procvičování a uplatnění devíti facilitačních dovedností uvedených výše je skvělým místem k zahájení.

-

Aktualizováno Art Petty