Aktualizované směrnice EEOC o programech na pracovišti

Jedním ze způsobů, jakým mohou zaměstnanci začít pracovat na osobních zdravotních cílech, jako je ztráta hmotnosti a snížení špatných návyků, je účast na programech wellness společnosti. Firemní wellness programy jsou oblíbené, protože prokázaly, že zabraňují nemocem, snižují náklady na zdravotní péči a povzbuzují zaměstnance, aby vedli zdravější životní styl.

Zaměstnavatelé však musí mít na paměti právní úpravu týkající se pokynů Komise pro rovnost zaměstnanosti (EEOC), která ovlivňují řízení wellness programu na pracovišti.

Vzhledem k tomu, že wellness programy na pracovišti často zahrnují použití lékařských dotazníků, biometrického screeningu, hodnocení zdravotních rizik a dalších nástrojů pro měření zdraví zaměstnanců; mohou představovat právní riziko pro nesprávné zacházení s těmito osobními zdravotními informacemi.

Dbejte na ochranu všech osobních informací

Do dnešního dne je jediné přijatelné využívání shromažďování osobních zdravotních informací při činnostech v rámci programu wellness, pokud je zpracovávána oprávněnou třetí stranou, například agenturou zdravotní pojišťovny.

Problém začíná tehdy, když člen týmu pro lidské zdroje nebo někdo jiný ve společnosti, který potenciálně může identifikovat zaměstnance, získá přístup k důvěrným údajům o zdraví zaměstnanců - buď účelově nebo náhodně. To může způsobit nárok na základě několika antidiskriminačních zákonů o zaměstnanosti, včetně zákona o přenositelnosti a odpovědnosti zdravotního pojištění (HIPAA), zákona o Američanů s postižením (ACA) nebo zákona o nediskriminaci genetických informací (GINA).

Pokud osobní zdravotní informace (PHI) se dostanou do špatných rukou, jsou přenášeny pomocí nezabezpečených metod (jako je e-mail) nebo se používají k rozhodnutí o zařazení nebo vyloučení jakéhokoli jednotlivce z důvodu zaměstnání , propagace, ukončení nebo způsobilost pro určité typy skupinového zdravotního plánu - organizace bude právně zodpovědná.

Škody způsobené desetitisícemi dolary mohou být výsledkem tohoto druhu porušení dat.

Vyvarujte se porušování dobrých zdravotních důvodů

Dalším problémem s wellness programy se nedávno objevilo používání motivací zaměstnanců k účasti v programech sponzorovaných společností. EEOC rozhodl, že pokud jsou pobídky propojeny s wellness programy, aby se zaměstnanci buď účastnili nebo dosáhli určitých cílů v oblasti zdraví, program diskriminuje ty, kteří se rozhodnou neúčastnit se nebo nesplňují své zamýšlené cíle. Takovéto pobídky diskriminují na základě zdravotního postižení a genetických informací - faktory, které zaměstnanci nemohou ovládat.

Příkladem byla společnost, která nabídla hotovostní bonus pro ty, kteří se dohodli na povinném biometrickém testování.Tato společnost ilegálně vyhrožovala ukončením pojištění nebo vydáním dalších disciplinárních opatření zaměstnancům, kteří odmítli biometrické testování. Ostatní společnosti se nedávno dostaly do ohniska zvýšení pojistného na zaměstnance, kteří mají určité nemoci, jsou obézní, kouří nebo se nezúčastňují na wellness programech.

Je důležité poznamenat, že wellness programy, které motivují zaměstnance dobrovolně, jako jsou prémie a dárkové karty a další výhody, nejsou ve svém přístupu diskriminační.

Společnost však musí všem zaměstnancům umožnit účast na wellness programech, pokud si to přejí. Programy nemohou být nuceny, ani by se zaměstnanci, kteří mají určité zdravotní problémy, neměli zaměřit na wellness programy. Jedním z příkladů porušení EEOC by bylo, aby bylo povinné pro všechny obézní zaměstnance, aby se účastnili programu souvisejícího s kondičními programy, aby mohli zůstat zaměstnáni nebo dostávali zdravotní výhody.

Pravidla EEOC pro vedení zaměstnavatelů pro firemní wellness plány

EEOC vydal některé konečné předpisy, které by mohly změnit zaměstnanecké předpisy a poskytnout zaměstnavatelům dodatečné pokyny. Tato pravidla jsou určena k poskytnutí více informací a hodnot týkajících se firemních wellness plánů. Podle těchto pravidel by měl být zaměstnavatel schopen vyhnout se případným soudním sporům nebo porušit pravidla ACA, ADA, GINA nebo EEOC.

1. Zaměstnanci nesmějí být nikdy nuceni účastnit wellness programy sponzorované společností.

Všichni zaměstnavatelé mohou podporovat, uvádět na trh a sdílet informace o programu wellness společnosti. Nicméně, nemůže být nucen žádného zaměstnance, ani by se zaměstnanci neměli cítit obtěženi účasti. Dokonce i když se musí účastnit kvůli zdravotním problémům, zaměstnanci se musí dobrovolně účastnit všech okolností.

2. Pokud se zaměstnanci odmítnou účastnit, nesmí jim být odepřeno zdravotní pojištění nebo možnost výběru z dostupných skupinových plánů zdravotní péče, které nabízí jejich zaměstnavatel.

Žádný zaměstnavatel nemá právo zakazovat dávky zdravotní péče ve skupině podle zákona o cenově příznivé péči, a to pouze na základě rozhodnutí zaměstnance zúčastnit se nebo nezúčastnit se na wellness programu. Patří sem programy na odvykání kouření, programy na snížení tělesné hmotnosti a další wellness programy, které ovlivňují zdraví zaměstnanců. Kromě toho musí zaměstnavatel nabídnout všem oprávněným zaměstnancům stejné plány skupin.

3. Všichni zaměstnavatelé musí jednoznačně písemně uvést druhy lékařských informací, které budou vyžadovat, jak budou informace využívány, kdo bude mít přístup k PHI a jak je omezeno zpřístupňování informací.

Jak bylo uvedeno výše, osobní informace o zdraví se mohou shromáždit mnoha způsoby, včetně osobních zdravotních hodnocení, biometrických screeningů, wellness veletrhů a dokonce i lékařských tvrzení. Použití PHI je velmi omezené a musí být jasně sděleno zaměstnancům při účasti na jakémkoliv wellness programu. Musí být vydáno prohlášení a zaměstnanci se k němu musí podepsat, přičemž povolení poskytovatele zdravotní péče a zdravotní pojišťovny třetí strany využívat tyto informace ve prospěch zaměstnanců.

4. Zaměstnavatelé nikdy nemají odškodnění u žádného zaměstnance, který se rozhodne odmítnout účast ve firemním wellness programu společnosti.

Je to jedna věc, kterou musí zaměstnavatelé dbát na to, aby neporušovali. Žádný zaměstnavatel nemůže donucovat, vyhrožovat, zastrašovat, obtěžovat, sankcionovat, zpochybňovat nebo se jiným způsobem pokoušet donutit kteréhokoli zaměstnance nebo jeho vyživované osoby k účasti na wellness programu. Všichni zaměstnanci a jejich oprávnění závislí musí mít možnost svobodně se účastnit a mohou tuto činnost kdykoli ukončit bez zaměstnaneckých opatření.

5. Společnost nesmí nabízet pobídkám pro zúčastněné zaměstnance, která stojí více než 30% nákladů na vlastní platovou verzi plánu zdravotní péče (na základě zdravého 40letého člena).

Zde je to, kde se věci mohou dostat trochu choulostivé, protože mnoho společností nabízí určitou formu pobídek zaměstnancům, kteří se dobrovolně účastní firemních wellness programů. Motivace může být hotovost, bonus, speciální dárek, nositelná fitness zařízení, členství v tělocvičně nebo jakýkoli jiný typ pobídky - pokud to nepřekročí výše uvedeným pokynům. Jinými slovy, nedělejte wellness program výlučně o získání pobídky, ale o tom, jak se účastníte a zda jste zdravější.

Více úvah o správě wellness programů

Váš wellness program musí být přístupný všem zaměstnancům bez ohledu na jejich současný nebo budoucí zdravotní stav. To znamená, že musíte ubytovat zaměstnance na všech úrovních, včetně těch, kteří již vedou zdravý životní styl a ti, kteří bojují kvůli jiným faktorům. Můžete například mít zaměstnance, který má zdravotní obavy a musí zhubnout, ale zaměstnanec nemůže chodit dobře ani jezdit na kole. Ujistěte se, že existuje vnitřní chůze s podporou, jako je zábradlí nebo židle, aby zaměstnanec získal větší mobilitu.

Další věc, na kterou je třeba dbát, je, zda zaměstnanci sdílejí své osobní zdravotní informace, možná po procesu hodnocení nebo po návštěvě lékaře za účelem péče. Nezapojujte se zaměstnancem ohledně PHI a odraďujte zaměstnance od sdílení lékařských informací v práci. Pokud však máte program podpory, umožněte zaměstnancům sdílet se svými vrstevníky v kontrolovanějším a důvěrnějším prostředí. Nikdo nikdy neví, kdo může poslouchat osobní rozhovory v práci, a to by mohlo ovlivnit manžela, který by zacházel se zaměstnancem diskriminačním způsobem (například pokud jde o zvýšení nebo propagaci).

Konečně, velmi minimální informace by měly být získány od zaměstnanců během osobních zdravotních hodnocení, při otevřených příspěvcích a při účasti zaměstnanců na biometrických obrazovkách. Porušení EEOC by mohlo nastat nevinně jednoduše tím, že by požádal příliš mnoho zdravotních informací od zaměstnance v chráněné třídě. Ujistěte se, že jste si přečetli pokyny EEOC, abyste pochopili, co mohou třetí strany požádat o účastníky wellness a informovat všechny zaměstnance pomocí formuláře pro zveřejnění informací o wellness programu.Veškeré informace musí být uchovávány v nejpřísnější míře soukromí a nikdy nejsou zasílány e-mailem nebo jinými digitálními formáty. Každý rok by měli být všichni zaměstnanci aktualizováni o pravidlech programu wellness a podepsáni každoroční formulář, který říká, že se dobrovolně účastní.

Vedení zaměstnanců zdravých během prázdninové sezóny

Každý rok, na začátku další rušné prázdninové sezóny, mnozí zaměstnavatelé myslí na způsoby, jak pomoci zaměstnancům, aby co nejlépe využili své zbývající zaměstnanecké výhody pro rok, wellness cíle pro nadcházející rok.

Vaše organizace může být v procesu připomínání zaměstnancům o výhodách účasti ve firemním wellness programu. Toto je také doba, kdy se mnozí zapisují do svých ročních přínosů, a to buď prostřednictvím nabídky skupin zaměstnavatelů nebo prostřednictvím tržní výměny. Může být vhodný čas sdílet informace o zdraví se zaměstnanci, aktualizovat je o výhodách, pro které jsou vhodné, a dokonce i hostit wellness veletrh. Může to být také dobrý čas poskytnout zaměstnancům bezplatná projekce na zdraví a záchvaty chřipky.

V každém případě nezapomeňte poskytnout písemné informace všem zaměstnancům a zasílejte týdenní připomenutí prostřednictvím e-mailu, abyste mohli zaměstnancům pomoci správně volit své osobní potřeby. Máte-li pracovníky, kteří mají zájem o wellness program, nasměrujte je na ústřední místo kontaktní osoby pro správce programu. V některých případech to může být pojišťovací agent třetí strany nebo nezávislá wellness společnost.