Jak zálohovat data (kroky k zálohování podnikových dat)

Ochrana dat je zásadní pro ochranu kontinuity vašeho podniku. Pokud je vaše jediná záloha dat v počítači a pevný disk selže nebo je poškozen výpadkem napájení, vaše obchodní data jsou pryč. A papírové kopie obchodních údajů nejsou dostatečnou ochranou dat; co když vaše obchodní prostory spálí na zem nebo zažijí silné záplavy? Opět data, která potřebujete k výkonu vašeho podnikání, mohou být nenávratně ztracena.

Aby byla zajištěna přiměřená ochrana dat, musíte vytvořit systém zálohování dat, který bude postupovat podle těchto kroků:

• archivovat obchodní data pravidelně;
• vytvářet zálohování dat na spolehlivých médiích;
• udržujte aktualizovaná zálohování dat v zabezpečeném místě mimo server.

Základním pravidlem pro ochranu obchodních údajů je to, že pokud ztratí data, naruší to podnikání, zálohujte je. Pokud potřebujete, můžete přeinstalovat softwarové programy, ale získání podrobností o transakcích nebo obchodní korespondenci není možné, pokud jsou tyto soubory ztraceny nebo poškozeny. Zbytek tohoto článku popisuje každý z výše uvedených kroků, takže můžete vytvořit systém zálohování dat, který účinně ochrání vaše kritické obchodní údaje před katastrofou.

1) Archivování kritických obchodních údajů

Archivace obchodních dat je více než jen otázka dobrého vedení domu; mohlo by to být otázka přežití vaší firmy. Existují dva kroky k archivaci obchodních dat pro úspěšné zálohování dat;

• identifikující kritické údaje, které je třeba archivovat
• a používat metodu archivace dat v pravidelném rozvrhu.

Co je třeba archivovat v zálohování dat? Spouštěcí soubory, například softwarové programy, nemusí být. Nevytváříte nové verze spustitelných programů a, jak jsem již řekl, pokud byl program ztracen nebo poškozen, můžete ho přeinstalovat poměrně snadno.

Všechny soubory, které jste vytvořili a / nebo upravili, by však měly být pravidelně zálohovány. U mnoha firem to zahrnuje vše od účetních souborů po e-mail.

Archivaci záloh můžete zjednodušit tak, že všechny soubory, které budou muset být archivovány na jedné jednotce v počítači, budou uchovávány. Předpokládejme například, že je třeba zálohovat účetní soubory, dokumenty pro zpracování textu, tabulky, fotografie a e-mail. Použití jednoduchého účtování, Microsoft Office (včetně Outlooku) a Paintshop Pro na disku D: / usnadňuje archivaci všech souborů, které jste vytvořili nebo modifikovali pomocí těchto programů. Jediné, co musíte udělat, je zálohovat disk. Zatímco nemusíte zálohovat soubory, nemusíte je ublížit, pokud ano.

Jakmile vyberete kritické údaje, které chcete archivovat, je snadné instalovat a používat zálohovací softwarový program pro archivaci firemních dat v pravidelném rozvrhu.

Doporučuji zálohovat data v noci. K dispozici je mnoho programů pro zálohování, které vám umožňují nastavit plán, který automaticky archivuje vaše data. Vyhledejte zálohovací software, který zipy a šifruje soubory, aby šetřil místo na disku a zvýšil bezpečnost dat.

Je-li to možné, zálohujte počítačovou síť a uchovávejte soubory zálohování dat na samostatném pevném disku z původních souborů.

Pokud to není možné, protože máte samostatný počítač, vložte soubory zálohování dat do samostatného adresáře a zvětšete plán pro vytváření fyzických záloh.

Jaký systém zálohování fyzických dat je nejlepší pro ochranu dat?

Druhým krokem ochrany dat je vytváření záloh dat - nejen jednou, ale pravidelným rozvrhem. Ale než to uděláte, musíte si být vědom různých dostupných systémů zálohování a omezení některých záložních médií.

2) Vytváření záloh fyzických dat

Zálohování fyzických dat je nezbytné z důvodu možnosti poruchy počítače nebo poškození. Dokonce i menší nehoda, jako je rozlití šálku kávy na váš notebook, může zničit všechna vaše data, pokud je to jediné místo, kde sídlí vaše data. Měli byste vytvářet fyzická data zálohování vašich obchodních dat alespoň jednou týdně, nebo dokonce častěji, pokud vaše podnikání denně generuje velké množství nových dat.

Existuje několik způsobů přenosu záložních souborů na jiné médium, ale některé systémy zálohování dat jsou spolehlivější než jiné.

Které záložní média byste měli používat?

Používání USB (palců)

USB paměť neustále zvyšuje kapacitu a je velmi užitečné pro rychlé zálohování dat. I když nemají kapacitu externích pevných disků, mají rychlé přenosové rychlosti a jsou vysoce přenosné. Můžete jednoduše zálohovat data na jednotku USB a odnést je na místě. Protože nemají žádné pohyblivé součásti, jsou USB disky velmi spolehlivé.

Použití externích pevných disků pro zálohování dat

Pro malé firmy je doporučená metoda nákup a používání externího pevného disku pro zálohování dat. Externí pevné disky jsou levnější než systémy s páskovým pohonem. Jsou také snadno použitelné; jednoduše zapojte pevný disk do USB portu počítače. Většina externích pevných disků je dodávána se softwarem pro zálohování.

Používání služeb zálohování online jako zálohování dat
Používání služeb zálohování online usnadňuje zálohování dat - což je jen jeden z důvodů, proč je cloud computing ideální pro malé firmy.

Je zálohování dat cloud dobrým nápadem pro vaši malou firmu? Existují také nevýhody, mezi nimiž patří především otázka bezpečnosti. Vaše obchodní data jsou citlivá; problémy s ochranou soukromí jsou vždy předmětem zájmu o údaje klientů a duševní vlastnictví. Při výběru této metody si opatrně zvolte poskytovatele zálohování cloud.

Používání kazet jako zálohování dat

Pokud máte velké množství dat k zálohování (nebo si přejete vytvářet a uchovávat pravidelné kompletní archivy dat pro dlouhodobé ukládání), zálohování pásky je nejlepší volbou. Jsou vysoce spolehlivé, ale jsou podstatně dražší než jiné formy zálohování.

Používání disků DVD jako zálohování dat
Používání disků DVD jako zálohování dat již není oblíbené. Prázdné disky DVD jsou levné a kopírování dat na disky DVD je snadné. Disky DVD však mají nízkou kapacitu ukládání a nejvíce nespolehlivá metoda všech zde uvedených metod zálohování dat. Kdo nemá zkušenosti s uvedením disku DVD do jednotky, jen aby zjistil, že data jsou nečitelná a disk nefunguje? DVD mají omezenou trvanlivost. Nedoporučuji tuto metodu zálohování dat pro všechny malé firmy.

3) Zálohování dat mimo lokalitu

Jediné podniky, které by měly uchovávat své zálohy dat na místě, jsou takové, které mají protipožární, nezničitelné trezory. Investování do páskové jednotky nebo externího pevného disku a důsledné dodržování pravidelného zálohování dat nepomůže, pokud jsou všechny vaše záložní kopie dat na jednom místě a toto místo je postiženo katastrofou. Musíte ukládat kopie záloh mimo server, pokud mají být vaše firemní údaje skutečně zabezpečené. (Zálohování v cloudu zcela neodstraní tento problém, ale určitě je lepší než mnoho fyzických umístění.)

Mnoho firem uchovává záložní kopie dat v bezpečnostních schránkách v bankách. (Poplatek za bezpečnostní schránku je daňově odpočitatelný, pokud potřebujete další pobídku.) Někteří vlastníci malých firem uchovávají více datových zálohových kopií svých záznamů v domácnostech různých přátel nebo rodinných příslušníků. Nezáleží na tom, kam se rozhodnete zachovat, pokud je místo, které si vyberete pro zálohování dat mimo server, bezpečné a máte k němu pravidelný přístup.

Zpět nahoru nebo riziko ztráty

Nehrozí nebezpečí ztráty obchodních dat. Nejlepší obranou proti takové katastrofě je správná ochrana dat. Vytvořením zálohovacího systému, který obsahuje pravidelné a správné archivace a zálohování firemních dat, zajistíte, že vaše podnikání bude schopno předpovědět jakoukoli bouři, kterou čelí, a pokračovat.