10 Věcí Každý nový programový manažer by měl vědět

Takže jste právě dostali svou první práci s programovým řízením? Nebo chcete vědět, jestli je skok do řízení programu je volbou kariéry, kterou byste měli udělat? Gratulujeme, jste na správném místě!

Správa programů je odměna a dobře placená volba kariéry. Ale může to být také náročná úloha.

Zde je 10 věcí, které by měl každý nový programový manažer vědět před zahájením role.

1. Správa programů není totožná s řízením projektů

Řízení projektů je obecně akceptováno tím, že se jedná o plánování práce, organizaci úkolů a zdrojů, řízení procesu a dosažení konkrétního cíle.

Ať už se jedná o otevření nové kanceláře, spuštění nové aplikace nebo o olympijský stadion, projekty mají definovaný počátek, střední a konec a jasný soubor cílů.

Programy se trochu liší. Stále potřebujete, aby lidé organizovali úkoly, spravovali zdroje, pracovali v procesech a tak dále, ale hlásili se na vás jako programový manažer. Existuje mnohem méně tikajících úkolů, které jsou dokončeny v rámci plánu projektu, ale mnohem strategičtější a budování vztahů.

Správa programu spočívá v udržování celé transformační změny na cestě, aby organizace v průběhu času přinesla něco hodnotného. Bez toho, aby někdo působil jako programový manažer, dostanete celou řadu projektů, které se dodávají náhodně a bez sjednocujícího tématu. Programový manažer je člověk, který to všechno přináší.

2. Tam je nejistota … Deal with it

Programy jsou ve své podstatě nejisté. Zatímco možná víte, jaký je velký obrázek, je to jen vize, když začnete.

Přesná cesta, jak se tam dostat a jaké projekty se budou vyžadovat během příštích pěti let … no, to je něco, co musíte udělat, když půjdete.

Začnete s podrobným plánováním toho, co znáte, a vyberete si obrázek, jak řešit zbytek, jak se přiblížíte. Postupně rozšiřujte plánovací a dodací horizonty, dokud nebudete moci jít dál.

Blokujte čas v pravidelných intervalech, abyste plánovali další kroky. Můžete také využít tuto příležitost, abyste zajistili, že jste stále na cestě, abyste získali obchodní hodnotu.

3. Dávejte pozor na vyhoření

Zatímco projekt může být za uplynulý rok, programy se mohou roztahovat a zapínat. Práce na vyřazení jaderné elektrárny z provozu na britském místě v Sellafieldu mají významné dodávky do roku 2025 a dále.

Programoví manažeři musí chránit svůj tým před vyhořením. Nemůžete pracovat s nejvyšší rychlostí po tak dlouhou dobu, abyste zajistili, že vaši zaměstnanci dostanou přiměřené prostoje. Měla by se jednat o období tichšího pracovního času s nižšími počty pracovních míst a dostatečným časem k odchodu z dovolené.

Řiďte neopomenutelnou dovolenou, sledujte zprávy o nadčasových voláních a buďte si vědomi skutečnosti, že blaho vašeho týmu je nejdůležitější, chcete-li snížit otřes a udržet své talentované lidi po celý život programu.

4. Potřebujete spravovat tempo

Když doručujete program, který má vzdálený termín dokončení, musíte spravovat tempo práce. Je těžké udržet dynamiku v průběhu několika let, takže vaše role programového manažera je žonglování priorit a projektů tak, aby byly pravidelně dodávány měřitelné výstupy.

Zkombinujte rychlé výhry a neustálý pokrok směrem k větším cílům. Tím pomůže týmu uvědomit si, že se pohybujete vpřed a zajistíte, že existují nějaké krátkodobé příběhy o úspěchu, které můžete sdílet, aby byla motivace vysoká. Konečně pomáhá investorům a výkonnému řídícímu týmu zjistit, že je dosaženo pokroku.

5. Vyškolejte svůj tým pro úspěch

Programy často poskytují pro organizaci něco nového, jedinečného nebo transformačního. Jedním z úkolů, které jste vynaložili na tyto iniciativy, je skutečnost, že pravděpodobně nemáte vlastní dovednosti, abyste mohli dokončit všechny požadované úkoly a projekty.

To je v pořádku a lze očekávat. Vaším úkolem nového manažera programu je zajistit, aby jste mohli získat vyšší kvalifikaci, rekvalifikovat a rozvíjet lidi, které máte, abyste mohli společně řešit všechny požadavky na zdroje.

Mohou existovat určité oblasti, kde potřebujete určitý zdroj pouze po omezenou dobu. Například, nebudete školit jednoho z vašich zaměstnanců, jak být řidič vysokozdvižných vozíků, pokud je to dovednost, kterou potřebujete jenom za jeden týden, vyložení dodávky něčeho. Pokud však měníte způsob, jakým je spravována online přítomnost vaší společnosti, bylo by pravděpodobně cenné, kdybyste měli znalosti o vývoji webových stránek spolu s určitými odbornými znalostmi ohledně sociálních médií nebo optimalizace pro vyhledávače. To jsou dovednosti, které se podnik bude spoléhat na dlouhodobější období.

Rozhodněte se, které z nich musíte mít v týmu a které by měly být zadány externě. Poté zajistěte, aby váš program mohl provádět školení a náborové úkoly potřebné k tomu, aby byly připraveny řídit výstupy, jaký poskytuje každý projekt.

6. Správa je více komplexní

Pokud jste přišli z prostředí řízení projektů, pak vám správa nebude překvapením. Je to způsob, jakým jsou uspořádány a kontrolovány projektové a programové struktury, aby bylo zajištěno, že rozhodování probíhá správným způsobem a že jsou zapojeni správní lidé. Je zásadní pro zajištění toho, aby práce probíhala tak, aby odpovídala celkovému obchodnímu případu a pomáhá udržet odpovědnost lidí.

Správa je také způsob, jakým může Úřad pro řízení projektů a vedoucí pracovníci zajistit, že program je na správné cestě, aby poskytoval výhody - a poskytuje formální cestu k uzavření projektů nebo celého programu, pokud lze prokázat, že tyto výhody již nebude dosaženo.

Správa je komplexnější v programovém prostředí než v prostředí projektu.Projektové komise a řídící skupiny mají obvykle členství na úrovni exe. To lze očekávat, protože konečný výsledek programu je obvykle obchodní transformace.

Programy mají také dopad na běžné procesy a každodenní fungování organizace, takže investice jsou obvykle významné s dopadem na P & L. To také vyžaduje potenciálně vyšší úroveň dohledu než kapitálový projekt.

Zjednodušte řízení programu pro svůj program tím, že zajistíte, že máte správné lidi v rozhodovacích úlohách a že budete mít jasné odpovědnosti za lidi v týmu.

7. Plánování je mnohem tvrdší …

Plánování programu je těžší než plánování projektu, protože se jedná o mnohem více pohyblivých částí, ale můžete tvrdit, že je to také zábavnější!

Projektoví manažeři, kteří jsou zapojeni do programu, obvykle sestaví své projektové plány. Poté se programový manažerský tým setká a pod vaším vedením jako programový manažer jsou plány integrovány.

To je snadné říct, ale to není snadné. Vyžaduje identifikaci závislostí mezi projekty a úkoly projektu. To vás nutí, abyste se podívali na požadavky na zdroje pro celý program a žonglování činností kolem, aby vyhovovaly dostupnosti klíčových lidí. A není to ani jednorázový úkol.

Jakmile je integrovaný plán programu sestaven, můžete ho sledovat v Ganttově grafu nebo jiném softwarovém nástroji. Protože projektoví manažeři sledují své projekty v reálném čase, budete muset provést úpravy plánu programu, informovat o změnách a informovat o tom, co to znamená pro jejich oblast práce.

8 …. Ale nemusíte plánovat každou linku

Jako programový manažer se spoléháte na své projektové manažery, abyste provedli podrobné plánování. Není praktické nebo žádoucí, abyste sledovali plán s tisíci a tisíci úkoly.

Potřebujete prohlídku projektů s vysokou úrovní zobrazení s dostatečnými podrobnostmi, které vám ukážou, zda se něco projeví na úrovni programu.

Nejjednodušší způsob, jak to udělat, je použití vyhrazených softwarových aplikací (tyto 10 osvědčených projektových a programových softwarových nástrojů jsou dobrým místem k zahájení). Pokoušíte se spravovat svůj program s několika miliony dolarů na tabulce nebude snadné.

9. Potřebujete zlepšit své delegování

Ať už jste dobří při delegování, protože jste v roli řízení programu, znamená to, že musíte být ještě lepší.

Dobrou zprávou je, že byste měli mít tým projektových manažerů a můžete dokonce mít specializovanou kancelář pro správu programů, která podpoří vaši transformační změnu.

Špatná zpráva je, že nemusíte!

Na programu je spousta práce a jeho nastavení, aby bylo zajištěno, že se všechny pohyblivé části pohybují ve správný čas, je obrovské úsilí. Nemůžete to udělat sám a neměli byste to zkusit. Zjistěte, kolik času potřebujete k zahájení programu a pak se ujistěte, že máte k dispozici tým, který vás podpoří.

Pokud nemáte nikoho ve vašem Office Management Office, požádejte o to, aby někdo byl vyslán do týmu pro správu programu. Je to spousta pro ně: někdo v koordinaci s projektem by byl dokonale umístil, aby poskytl požadovanou koordinaci na úrovni programu a uvolnil vás, abyste se zapojili do strategických úkolů.

10. Nebojte se konfliktů

Programy jsou spousty pramenů. Z projektů s obtížnými zúčastněnými stranami až k zdánlivým nedosažitelným lhůtám vám každý den dá příležitost ke konfliktu. Dejte si pozor na věci, které narušují výkonnost projektu a buďte připraveni vstoupit, kdybyste potřebovali čelit konfliktní situaci dříve, než začne.

Které z těchto 10 věcí vás překvapilo? Sdílejte své myšlenky na správu programu na vašem oblíbeném kanálu pro sociální média!