Nejlepší způsob, jak vrátit zaměstnance za jejich počet kilometrů

Jaký je nejlepší způsob, jak zaměstnancům uhradit kilometry za jejich řízení? O této otázce jsem diskutoval s Craigem Powellem, výkonným ředitelem společnosti Motus, Motus poskytuje platformu pro správu vozidel a náhradu nákladů, která zajišťuje spravedlivé a přesné úhrady pro mobilní zaměstnance.

Jaké jsou možnosti nastavení systému řízení pro mé podnikání?

Zaměstnanci společnosti se stávají stále mobilnějšími a více denních zaměstnanců denně podniká.

Pro vaši firmu máte dvě alternativy: program vozového parku společnosti nebo program náhrady pro zaměstnance, kteří řídí své vlastní vozy.

Program vozového parku (osobní automobily ve společnosti) je atraktivní volbou pro zaměstnavatele, kteří potřebují zajistit dopravu pro specifické funkce, jako jsou servisní vozíky, dodávky, dodávková vozidla nebo vozidla s jinými požadavky na vybavení. Program vozového parku poskytuje vaší obchodní kontrole a dohledu nad věcmi, jako je pojištění a údržba vozidel a možnost volby vlastností vozidel, které společnost považuje za důležité. K těmto funkcím patří například firemní branding, bezpečnostní prvky a telematika, aby získali informace 24/7 o tom, kde se nacházejí jejich vozidla a zda jsou řízeny.

-

Programy pro zaměstnance, kteří řídí své vlastní vozy, používají firmy, které pro své zaměstnance nevyžadují speciální vozidla nebo nákladní automobily obchodní a servisní podniky.

Úhrada poskytuje zaměstnancům flexibilitu a volbu, vyžaduje méně vnitřní správy a nevyžaduje předem náklady ani nevyčerpání kapitálu.

Co je důležité při rozhodování, který systém používat?

- Bez ohledu na model - flotilu nebo úhradu - je třeba řádně uhradit zaměstnance za obchodní využití spojené s jejich vozidly nebo čelit důsledkům, jako jsou nákladné IRS audity nebo horší akce třídy soudních sporů.

Pro program flotily se

zeptejte sami sebe na hlavní účel programu - jako zaměstnanecké výhody (benefit) nebo na zajištění potřeb pro vaše podnikání. Pokud je vaším hlavním cílem poskytnout obchodní nástroj, měl by vám umožnit snížit náklady na flotilu tím, že získáte náklady spojené s osobním užíváním vozidel zaměstnanci. V rámci programu úhrady

si můžete zvolit buď příspěvek na plochý vůz, program centů za míli nebo standardní kilometrovou sazbu IRS, kterou chcete vrátit svým zaměstnancům. Ale všechny tři z těchto možností mohou způsobit, že společnosti ztratí každý rok tisíce dolarů na jednoho zaměstnance, protože přesně nezapočítávají jednotlivé náklady na řidiče, jako jsou různé ceny plynu a počet řízených kilometrů. Co je FAVR a proč je to nejlepší alternativa pro uhrazení kilometrů?

FAVR je postup příjmů IRS, který zaměstnancům hradí daně za fixní a variabilní náklady spojené s řízením podniku. Fixní náklady mohou zahrnovat poplatky za pojištění, licence a registraci, zatímco variabilní náklady zahrnují palivo a údržbu.

FAVR je nejpřesnější řešení náhrady, protože poskytuje individuální náhradu každému mobilnímu zaměstnance na základě místních nákladů a provozních kilometrů, které se mohou měnit každý měsíc.

Ale přesné zaznamenávání všech pevných a variabilních nákladů může být složité pro správu - což je důvod, proč většina zaměstnavatelů jej nepoužívá.

Mnoho zaměstnavatelů se místo toho rozhodlo pro jednodušší příspěvky na ploché automobily jako přístup "jedna velikost pro všechny" (například 500 dolarů za měsíc na jednoho zaměstnance). Tato metoda však nezapočítává skutečnost, že žádné dvě pracovní cesty nejsou stejné, takže žádným dvěma zaměstnancům by neměla být proplacena stejná částka. Splácení programu za centy za míli je spravedlivější, ale přesto není přesné.

Proč standardní kmitočet IRS není nejlepší alternativou?

Většina společností využívá míru provozních kilometrů IRS, aby vypočítalo, jaké by měl být každý zaměstnanec vyplacen. Sazba IRS však není požadovanou mírou úhrady, protože vychází z průměrných národních nákladů na provoz vozidla během roku

předchozí roku. Úroková sazba IRS je časově průměrný průměr nákladů na údaje z předchozích let, nikoliv skutečné míry úhrady. Zaměstnanci by mohli tráví více na cestách, než jim budou hrazeny, nebo by mohly být nadměrně uhrazeny, pokud klesnou ceny plynu - a nebudou provedeny žádné úpravy v tom, co jsou placeny, protože vycházely z loňských čísel.

Co většinu společností špatně platí, pokud jde o příspěvky na ploché automobily a náhradu?

Příspěvky na ploché automobily nejsou spravedlivé, pokud jde o úhradu zaměstnanců žijících na různých místech. Jeden zaměstnanec například může bydlet v oblasti, kde ceny plynu jsou o 12 centů levnější než ceny v příštím městě nad místem bydliště jiného zaměstnance. Rovněž fixní náklady na služební cesty, jako je cena pojistného na pojištění automobilu a daně, se značně liší podle místa.

Ostatní jízdní náklady se také liší. Například pojistné na pojištění automobilů se velmi liší podle státu, od 825 dolarů v Charlotte, Severní Karolína až po 3, 150 dolarů v Detroitu v Michiganu. Daně za stejný sedan ve výši 21 000 dolarů stojí 249 dolarů v Nevadě, přesto může stát až $ 1, 689 v Rhode Island. Roční náklady na opravy nejsou stejné ve všech státech, a to v průměru 393 dolarů v New Jersey, ale ve Vermontu pouze 270 dolarů. Placení stejné paušální sazby zaměstnancům žijícím na různých místech zcela ignoruje tyto odchylky.

Vzhledem k tomu, že příspěvky na automobily jsou považovány za náhradu, jsou také zdaněny jak u zaměstnavatele, který platí daně z FICA (daně z oblasti sociálního zabezpečení a Medicare), tak i zaměstnance, který platí FICA i daně z příjmů. Znamená to, že společnost vyplácí částku příspěvku na automobily plus přidružený daňový příspěvek FICA, zatímco zaměstnanec odebere částku příspěvku na automobily, sníženou o daně z příjmu a jejich příspěvek FICA.V modelu splácení bez daně, jako je FAVR, zaměstnanec "odveze domů" přesně částku, kterou zaměstnavatel hradí.

Jaké chyby způsobují společnosti při účtování poplatků za osobní použití vozového parku?

Někteří zaměstnavatelé umožňují svým zaměstnancům, aby využívali vozy vozového parku vlastněné společností jako perku pro své osobní jízdní účely. Ale překvapilo by vás, kolik firem si neuvědomuje, že toto osobní použití je pro zaměstnance zdanitelné. Společnosti také nemají dobrý způsob výpočtu částky, kterou by měl každý řidič účtovat za tuto zdanitelnou dávku.

Často se organizacemi účtují pouze všichni jejich řidiči, a to bez ohledu na to, kolik osobních kilometrů řídí. To může být velkou peněžní výhodou pro zaměstnance, kteří používají vozidel vozidel hodně pro osobní potřebu. Zaměstnanci, kteří řídí vozidlové vozy výhradně pro obchodní účely a udržují si vlastní osobní vozy mimo pracovní podmínky, mohou být nespravedlivě přetíženi.

Co se stane, pokud podnik nevyplácí přesně své zaměstnance?

Nepřesné hrazení pracovníků za řidičské náklady spojené s podnikáním stojí mnoho společností tisíce dolarů ročně (asi 3 000 dolarů na zaměstnance za rok, jak vypočítává Motus). Je to však

nic ve srovnání s náklady soudních sporů. V posledních letech dělníci úspěšně žalovali zaměstnavatele za 7 milionů dolarů, aby kompenzovali nespravedlivé postupy při úhradě. Ve státě Kalifornie se tyto soudní spory rychle stávají pravidlem, ne výjimkou, protože sekce 2802 Kalifornského zákoníku práce je obzvláště přísná. Kalifornský kód zajišťuje, že

"Zaměstnavatel poskytne své zaměstnance odškodnění za veškeré nezbytné výdaje nebo ztráty zaměstnance v přímém důsledku plnění svých povinností. " Zaměstnavatelé to běžně interpretovali jako omezené na náklady na vybavení nebo nástroje používané na pracovišti, ale nyní se stále častěji využívají v případě úhrady kilometrů (Radio Shack a Toys" R "Us). Programy loďstva také přicházejí s vlastními výzvami, pokud jde o přesné zpoplatnění zaměstnanců pro osobní potřebu těchto vozidel. Osobní užití firemních vozidel musí být řádně zdokumentováno a zaměstnanci musí být zpoplatněno pro osobní potřebu. Nedostatečně ohlášený osobní kilometr vystavuje společnosti riziku nákladných IRS auditů a může stát, že společnost zaplatí zmeškané splátky.

Jaké jsou některé zdroje, které mohou pomoci mé firmě?

Vaše podnikání může používat stejnou technologii, která umožňuje novému digitálnímu pracovišti sledovat výdaje na kilometrový provoz. Níže uvádíme několik příkladů:

Inteligentní zařízení s funkcí GPS

• pro shromažďování a ukládání informací o zaměstnaneckém podnikovém cestovním ruchu Mobilní aplikace
• , které automatizují měření počtu sledovaných kilometrů a přesně odpovídají přesnému podnikání, míle. Díky správným mobilním aplikacím a softwarové platformě můžete eliminovat manuální úkoly řidičů, které zvyšují produktivitu, snižují náklady a zajišťují shodu s IRS - to vše při pohledu na jízdní chování a efektivitu mobilní pracovní síly.