Co je to faktura a co to zahrnuje?

Co je to faktura?

Fakturu , někdy nazývaná fakturami za prodej, je účet zaslaný poskytovatelem produktu nebo služby kupujícímu. Faktury zakládají povinnost kupujícího platit a vytvářet pohledávku. Jinými slovy faktura je písemným ověřením smlouvy mezi kupujícím a prodávajícím o zboží nebo službách.

Faktury jsou důležitou součástí účetního a účetního systému vašeho podnikání, protože zaznamenávají prodejní transakce.

Co zahrnuje faktura?

Obvyklé části faktury zahrnují:

• Datum faktura byla vytvořena. Nezapomeňte na to! Datum faktury začíná na zákazníkově hodině. Pokud máte termíny (časový limit pro platbu), chcete datum zahrnout tak, aby každý věděl, kdy je splatnost platby.
• Názvy a adresy zákazníka a dodavatele . Pokud vytváříte fakturu v účetním softwaru, můžete potřebovat pouze e-mailovou adresu zákazníka, ale je dobré přesto shromažďovat a zahrnout fyzickou adresu, pokud potřebujete odeslat skutečný dopis nebo dokument.
• Názvy kontaktů osob ve dvou společnostech (nebo obchodních a individuálních). Je to dobré pravidlo zákaznických vztahů, abyste se ujistili, že správně napsáte jména.
• Popis zakoupených položek , buď produkty nebo služby, včetně cen a množství. Často budete mít standardní popisy položek a čísla inventáře. Během vytváření faktury však buďte co nejpřesnější a nejpodrobnější. Tím se zabrání zmatku a problémy "já jsem nevěděl".

• Platební podmínky. Například poskytovatel může zadat "čisté 30 dní", což znamená, že celá částka je splatná do 30 dnů.

Jak fakturovat zákazníka

Možná používáte online účetní účetní software nebo možná používáte předtištěnou fakturu, kterou dokončíte. Proces funguje stejně pro oba fakturační procesy.

Fakturu připravíte až po odeslání nebo doručení výrobku nebo služby zákazníkovi.

• Začněte identifikovat zákazníka . V některých případech můžete také chtít identifikovat dílčího zákazníka nebo práci v souboru tohoto zákazníka.
• Zahrnout předchozí čísla dokumentů týkajících se tohoto prodeje, včetně jakékoli objednávky nebo kupní smlouvy nebo odhadu.
• Určete položky prodávané a dodané . Obvykle byste zahrnuli název produktu nebo služby, množství (nebo čas pro služby) a sazbu (za položku nebo za hodinu). Používáte-li online software, vypočítá se součet za každou položku. Toto je místo, kde budete možná muset klasifikovat položku jako "zpětně uspořádané."
• Každá položka získává vlastní řádek a přidá se celkem všech řádků.
• Dále uvedete informace o jakýchkoli vkladech již vytvořených zákazníkem nebo jakékoliv slevy
• Pro dodávané produkty můžete nabídnout zákazníkům různé způsoby platby, případně slevu za platbu.
• Existují dva typy : FOB přepravní místo nebo FOB destinace (FOB znamená "volné na palubě") Pokud jsou podmínky FOB expediční bod, odesílatel (to je prodávající) platí zásilku.Pokud jsou termíny FOB určeny, kupující zaplatí zásilku Je také dobré si uvědomit, že zákazník převezme položku nebo položky v případě, že existuje nějaká otázka ohledně přijaté položky. Zahrnujte prodejní podmínky.
• To znamená, kdy Chcete, aby kupující zaplatil a udělíte slevu za předčasnou platbu? Podmínky jsou vyjádřeny jako toto 2/10 Net / 30, což znamená 2% slevu v případě, že platíte do 10 dnů a celý zůstatek je splatný za 30 dní. Faktury mohou být odeslány poštou, e-mailem nebo faxem zákazníkovi. Když zákazník platí, číslo faktury by mělo být uvedeno v potvrzení o prodeji a musí odpovídat potvrzení o prodeji ve vašem účetním softwaru, takže je jasné, že faktura byla zaplacena. Platba převede zbývající částku z účtu pohledávek.

Faktury vs. nákupní objednávky

Faktury se někdy zaměňují s objednávkami. Objednávky (PO) jsou před transakcí a faktury jsou po transakci. Objednávky zaznamenávají objednávku zákazníka na prodejce nebo dodavatele.

Faktura na druhé straně zaznamenává příjem produktu nebo služby a, jak bylo uvedeno výše Některé příklady faktur

Susan Ward, Small Business-Canada Expert má vzorovou fakturu , který obsahuje kanadské informace, ale dá vám představu, co obsahuje faktura

. Allena Tapia, nezávislý odborník na psaní, obsahuje podrobné pokyny k vytvoření faktury.