Způsoby obtěžování vašeho projektu Zúčastněné strany

Jako projektový manažer je součástí vaší práce zajistit, aby se zúčastněné strany - to je váš projektový tým a klíčové zákazníky a dodavatelé - dostali od projektu, co potřebují. Vaše zainteresované strany by měly být vaší hlavními šampióny. Měli by vás podporovat, pomáhat vám dosáhnout cílů projektu a ujistit se, že všichni trpí stejným směrem.

Ale je snadné je obtěžovat. A když se to stane, mohou se změnit na lidi, kteří s vaším projektem nemají nic společného.

To je obrovské riziko pro správce projektu, protože potřebujete jejich pomoc a podporu, abyste byli úspěšní. Bez jejich příspěvků nemusí být váš projekt úspěšný.

Zde jsou způsoby, jak obtěžovat účastníky projektu a co byste měli dělat namísto toho.

Chybějící komunikace

Komunikace by měla činit asi 80% toho, co děláte jako projektový manažer. Když neříkáte týmu, dodavatelům nebo zákazníkům, co se děje, pak se rychle rozčarí. Ještě horší je, že mají tendenci zaplňovat mezery s vysvětlením toho, co se děje, což pravděpodobně není přesné a mohlo by to naprosto poškodit reputaci projektu.

Místo toho: Sestavte jasné zprávy o projektu. Seznamte se s nimi individuálně a ve skupinách a informujte je v každém kroku. Sestavte plán komunikace projektu a proveďte analýzu zúčastněných stran, abyste mohli zjistit, kdo potřebuje slyšet, co a kdy je potřebují slyšet.

Pomocí těchto 15 komunikačních nástrojů pomůžete dostat vaše poselství.

Nespolehlivá žádost

Komunikace je jedna věc, ale to se týká aktualizace stavu a sledování projektu. Musíte udělat víc, než je zapojit do projektu.

To může lidi otravovat, když jsou odborníkem v daném oboru a nepožadujete jejich vstup na něco, na co jsou vysoce kvalifikovaní.

Projektoví manažeři se mohou dostat do pasti, že věří, že musí dělat všechno a činit všechna rozhodnutí sami, ale to vůbec není.

Místo toho: Zeptejte se jejich názoru na to, jak zvládnout problémy s projektem, jak vznikly. Zohledněte jejich názory. Nemusíte dělat to, co naznačují, ale pomáhá budovat vztahy, pokud posloucháte.

Můžete to udělat prostřednictvím projektových schůzek a být k dispozici k poslechu, když k vám přijedou s návrhy. Pokud se jedná o váš tým, ujistěte se, že mají dostatečnou příležitost k tomu, aby nasměrovali svůj názor.

Věříme, že vaše kvalifikace vám dává nadpřirozené schopnosti

Být PMP® vás nezlepšuje jako nejlepší projektový manažer na světě (ačkoli to může pomoci trochu kousek). Uchovávání certifikátu PRINCE2® Practitioner nebo APMP nebo jakéhokoli jiného označení řízení projektů vás nedoporučí.

Mluvit o své kvalitě po celou dobu a o tom, jak knihy dělají věci, je jistý způsob, jak otravovat vaše zainteresované strany. Nechtějí slyšet o vašich skvělých výsledcích zkoušky nebo o tom, jak používáte metodiku v jejich projektu. Ve skutečnosti, vše, co chtějí, je, že projekt jde dobře. Netrápí se, jak se tam dostáváte, většinu času.

Nepředpokládejte, že máte kvalifikaci a víte, jak řídit riziko, například, že nebudete zachyceni rizikem projektu.

Stává se to nejlepší z nás! Takže je lepší být pokorný a oddaný, abyste své dovednosti prakticky využili, aniž byste věřili, že vás nad vámi vrstevníky.

Místo toho: Vaše kvalifikace by vám měla tiše poskytnout důvěru, aby vaše práce splnila to nejlepší, ale zjistíte, že mnoho lidí, kteří pracují jako projektoví manažeři, mají certifikáty. Ve skutečnosti mnoho lidí, kteří pracují v specializovaných odvětvích, má certifikáty a pro mnohé společnosti jsou pověření ve vaší oblasti odborných znalostí, ať už jde o architekturu, účetnictví nebo řízení projektů, jen hygienickým faktorem.

Neočekávejte, že se vaše zainteresované strany nebudou zajímat a neustále o nich mluvit. Ukažte své dovednosti tím, že projekt dobře doručíte a ukážete, jak uplatňujete znalosti, které jste se učil v učebně.

Změna termínu

Když se všichni přihlásili k projektování milníků a vědí, co se děje, když všichni pracujete harmonicky jako jeden tým.

Když změníte lhůty a nikomu neříkejte, to je, když lidé začínají být otráveni.

Přečtěte si další: Co je to projektový milník?

Změna dat má obrovský dopad na práci ostatních lidí. Mohli si rezervovat dovolenou kolem své kritické práce na projektu. Možná, že v jiných družstvech museli zálohovat zdroje, protože někdo je potřebný k projektu v určitou dobu. Změníte-li data bez pochopení všech těchto pozadů, pak byste mohli ohrozit projekt.

Místo toho: Sponzor projektu vám porozumí, pokud nemůžete dosáhnout dohodnutých milníků. Věci se mění. Do rozsahu vašeho projektu nebo do dalších věcí se přidávají nové položky. Není však vaší úlohou, abyste se dohodli pouze na změnách lhůt.

Spolupracujte s projektovým týmem, abyste pochopili dopad změny. Poté navrhněte řešení sponzorovi vašeho projektu a vysvětlete důvody pro změnu dat. Zajistěte, aby si všichni zúčastnění byli vědomi změny a jak by to mohlo ovlivnit jejich práci. Potom s každým souhlasíte, proveďte změnu a aktualizujte projektovou dokumentaci. Nikdy byste neměli jednoduše provádět změny v datech, aniž byste nechali zbytek týmu vědět první.

Ztráta času

Schůzky! Všichni je milujeme, že? Měli by být efektivní, dobře řízené a velkoryse využívat čas každého.

Ale to ne vždy platí. Mnohokrát se zúčastněné strany stěžují na to, že zbytečně stráví čas na setkáních. Neexistovala agenda nebo rozhodnutí, které se očekávalo, nebylo učiněno, protože v místnosti byli nesprávní lidé.

Máte také další příležitosti, abyste ztráceli čas - to nejsou jen schůzky. Nepleťte jejich schránku tak, že je umístíte do kopie e-mailů, když to nemusí být.

Namiesto toho: Zúčastněné strany na projektech mají také jinou práci, takže je třeba moudře používat čas. Ujistěte se, že vaše schůzky mají program. Naplánujte je, zvete správné lidi a ujistěte se, že budete následovat.

Přečtěte si další: 6 způsobů, jak připravit schůzku na projekt.

Posílejte pouze e-maily příslušným lidem. Pokud potřebujete někdo cc, ujistěte se, že chápou, proč je důležité, aby si je byli vědomi, a vyhýbejte se obávané "odpovědi všem", pokud je to možné.

Jen si uvědomte skutečnost, že ostatní lidé jsou zaneprázdněni a že váš projekt není jejich nejvyšší prioritou po celou dobu (pokud je to někdy).