Nejlepších strategií pro zlepšení pohledávek

Vytvoření efektivní strategie správy pohledávek je zásadní součástí úspěšného podnikání. Navzdory tomu se běžně zabýváme malými a středními podniky, které na situaci nedokážou přistupovat metodicky a jsou pro ně horší. Zlepšení a optimalizace procesů pohledávek přináší mnoho výhod do tabulky a neplatí pouze pro samotné AR. Zjednodušený a efektivní postup AR má pozitivní dopad na marketing, prodej, zákaznický servis a celkové operace.

Takže to stojí za to věnovat čas a úsilí, aby se to zlepšilo.

Optimalizace pohledávek: Proč to záleží

Stejně jako mnozí vlastníci firem, nemusíte okamžitě vidět výhody proaktivní optimalizace procesů pohledávek. Jak již bylo zmíněno výše, toto může drasticky zlepšit mnoho aspektů vašeho podnikání. Zabraňuje tomu, aby stávající kapitál mohl odpadnout, což zvyšuje likviditu. Na druhou stranu je podnik schopen lépe snížit dluh, snížit náklady, růst fondů a v mnoha případech překonat konkurenci.
Klíčovou součástí optimalizace procesů pohledávek je vytrvalost při zahájení procesu včas. Příliš často jsou podniky tak odhodlané provádět prodeje tak, že považují pohledávky za pochybnosti. Zahájení procesu brzy znamená, že se v prvních fázích vztahů se zákazníky diskutuje o věcech, jako jsou platební podmínky. Získání nového zákazníka na palubě s elektronickými platbami na počátku tohoto procesu je dalším příkladem proaktivního přístupu k situaci.

- <->

Předtím, než uděláte cokoli jiného, ​​zavěste svou firmu, abyste předčasně přijali pohledávky co nejdříve.

Typické úskalí pohledávek

Majitelé podniků často tlačí pohledávky na zadní hořák, za předpokladu, že ponechání dostatečně dobře samo je naprosto v pořádku. Nicméně, špatné postupy AR způsobují řadu problémů pro podniky.

Z prodloužení úvěru na nekvalifikované zákazníky, aby nedošlo k včasnému sledování účtů v minulosti, špatné postupy AR sání času, peněz a produktivity z podnikání. Často vytvářejí zvlněný efekt, který se dotýká prakticky všech aspektů chodu firmy. Nejhorší je, že mnoho problémů se snadno vyhnout.
Dalšími běžnými problémy souvisejícími s AR se rozumí nesprávné uplatňování a přidělování plateb v hotovosti, nedodržení správnosti faktur a účtů a nevytváření a správné používání zpráv na potenciální problémy. Kterákoli z těchto a dalších chybových kroků může způsobit dalekosáhlé problémy i pro velmi úspěšné a výnosné podniky, takže je to spíše než to, že je zapotřebí podniknout kroky k jejich nápravě v co nejdříve.

Optimalizovat tyto pět aktivit pro vylepšené zpracování pohledávek

Optimalizace postupů při přijímání pohledávek se zdá být od začátku obtížná. Nicméně metodickým přístupem k situaci můžete provést změny, které povedou k poměrně rychlým a dramatickým zlepšením. Pro vaše pohodlí jsme zjistili pět aktivit, které při správné optimalizaci drasticky zlepší celkové fungování vašeho procesu pohledávek a naopak vytvoří řadu zajímavých výhod pro vaše podnikání jako celek:

1. Udržujte přesná data o zákaznících - Centralizovat proces hlavních údajů, aby byla zajištěna přesnost zákaznických účtů a informací, je zásadní součástí vytváření a udržování efektivního procesu přijímání pohledávek. Například nepřesné adresy mohou způsobit odeslání faktur na nesprávné místo, což vede k pozdním platbám. Zákaznické účty by měly být důsledně kontrolovány, aby se zjistily anomálie, jako jsou neobvyklé nebo nevhodné platební podmínky, úvěrové limity, slevy a podobně. Změny údajů o zákaznících by měly být řádně zdokumentovány a měla by být zavedena kontrola, která by zabránila neoprávněným osobám v přístupu nebo úpravě dat.
2. Provádějte jasný, stručný proces schvalování úvěrů - Příliš často se podniky proklouznou do škodlivých úvěrových zvyklostí, aby podpořily prodej. Samozřejmě to vede k začarovanému cyklu, který může být pro firmu katastrofální. Rozšíření úvěru může být velmi dobrá věc, ale musí být stanoven jasný proces. Měla by obsahovat jasné pokyny ohledně toho, kdy a jak vyhodnotit a překrývat úvěrové limity, kdy umístit účty podržené a jak funguje proces podávání žádostí. Pravidelné kontroly procesu schvalování úvěru by měly být prováděny, protože okolnosti se mění.
3. Vytvořte efektivní fakturační proces - fakturaci a fakturaci zákazníků musí být přesná a efektivní, aby byla účinná. Chyby při tvorbě cen, měrné jednotky a podobně mohou způsobit vážné potíže. Dále musí být faktury vytvářeny a zasílány včas a způsob, jakým jsou vytvářeny, musí být konzistentní a definované. Jedním ze způsobů, jak zlepšit fakturaci a fakturaci, je co nejvíce automatizovat, takže se nebojte se spoléhat na technologii zde. Použijte přehledy výjimek k určení problémových účtů. Je-li to možné, nastavte zákaznický portál, abyste mohli některé zákazníky přesunout a poskytnout jim pocit autonomie.
4. Pokračujte v procesu podávání žádostí v hotovosti - Při příjezdu musí být platby prováděny správně. Měly by být aplikovány na správného zákazníka a na příslušné faktury. V opačném případě, pokud se objeví spory nebo problémy později, bude snaha o nulování počátečního problému velmi obtížné. Platby by měly být také použity rychle, aby bylo zajištěno, že v daném okamžiku víte, které účty jsou aktuální a které jsou splatné. Jedním z možných způsobů, jak optimalizovat proces, je nabízení omezeného počtu platebních možností pro jednoduchost.Zasílejte žurnály rychle a dlouho před datem ukončení. Kdykoliv je to možné, vyhýbejte se vykládání peněz na pozastavené účty, dokud nebudete mít čas zjistit, kam má skutečně jít.
5. Optimalizujte proces sběru - Správně optimalizovat pohledávky umožňuje mnohem jednodušší inkasování plateb včas a efektivně. Při správném použití plateb je například snadné určit, které účty jsou vystaveny riziku, že se dostanou do výchozího nastavení. Snahy o sběr by měly být konzistentní a metodické. Je třeba stanovit jednoznačně definovaný proces pro vyjednávání platebních plánů, aby bylo zajištěno, že bude v souladu s celkovými cíli společnosti. Procesy by měly být automatizovány co nejvíce, aby se snížilo riziko chyb při ručním vkládání.

Osm osvědčených postupů pro přijetí ke zlepšení procesů pohledávek

Americká centra pro produktivitu a kvalitu (APQC) vytvořila soubor standardů nazvaných Open Standards. Vytyčují osvědčené postupy pro zpracování pohledávek a musí se ukázat jako neocenitelné, když pracujete na vylepšení procesů AR. Shromáždili jsme osm nejdůležitějších bodů z otevřených standardů APQC pro vaše pohodlí:

1. Odstraňte překážky při přijímání plateb - Zkoumejte například své zákazníky, abyste zjistili, které platební metody pro ně nejlépe fungují. Od této chvíle zvážit možnost nabízet jiný výběr platebních možností, které zákazníkům usnadní platbu faktur včas.
2. Upřednostněte řízení úvěrů - Neposkytujte úvěr willy-nilly jen proto, aby se udržely prodeje zapojené. Tato strategie se zhoršuje na dlouhou trasu a je jen jedním příkladem mnoha potenciálních problémů, které mohou vzniknout kvůli špatným procesům správy úvěrů.
3. Pravidelně oceňovat pohledávky - Stanovte konkrétní časový plán sledování a hodnocení stavu Vašich pohledávek. V ideálním případě by se mělo provádět nejméně jednou týdně. Čím dříve najdete chyby, tím dříve je můžete opravit - a tím méně pravděpodobné, že způsobí velké problémy pro vaše podnikání.
4. Zvažte zkrácení platebních podmínek - neexistuje žádný zákon, který by říkal, že všichni zákazníci musí mít platební podmínky čisté 30. Často, při použití kratších platebních podmínek, zákazníci s pomalým placením často zaplatí alespoň o něco rychleji, takže je to užitečná možnost.
5. Vytvoření procesu vyřešení platebních sporů - Vytvořte konkrétní proces pro řešení fakturačních sporů. Tím nejen proces zjednodušíte, ale celkově zvýšíte spokojenost zákazníků, protože váš tým bude přesně vědět, co dělat, když vznikne spor.
6. Automatizace - Prozkoumejte různé typy softwaru a jiných forem technologií pro automatizaci co největšího počtu procesních pohledávek. Čím víc než můžete odstranit lidský prvek, tím přesnější a spolehlivější bude celý proces. Mnoho programů je drahé, ale návratnost investic je značná, jelikož je méně chyb a v mnoha případech se také zvyšuje produktivita zaměstnanců.
7. Vytvořte proces aktivního sběru - Vytvořte sbírky nejvyšší prioritou a prosazujte je vytvořením jasné, stručné sbírkové strategie. V ideálním případě se snažte zasáhnout brzy. Když se účet vloží do sloupce v minulosti, váš tým by měl být nad sebou a vědět, co má dělat.
8. Bill elektronicky - Pokud máte k dispozici prostředky, začněte účtovat zákazníky elektronicky. Zatímco tam budou někteří, kdo nemohou podporovat elektronické faktury a platby, většina společností je na palubě s tímto v těchto dnech. Čím méně papírů kontroluje, že musíte zpracovávat a zasílat poštu, tím je jednodušší a přesnější celý proces.

Jak vidíte, nemusíte začít od začátku, abyste zlepšili a optimalizovali své pohledávky. Můžete se rozhodnout, že si budete moci vzít jednu oblast najednou, nebo si můžete zapustit plnou paru dopředu a vylepšit ji najednou. Každopádně, všechny kroky, které přijmete k optimalizaci pohledávek, se v dlouhodobém výhledu vyplatí.