Podrobný průvodce mzdovým obchodem pro malé firmy

Výpočet správné mzdy může být výzvou, obzvláště když jste vlastníkem malé firmy. Vaše odborné znalosti spočívají v podnikání - ne nutně v sledování různých pracovních a daňových zákonů, které platí pro každého ze svých zaměstnanců. Ať už máte jediného pracovníka nebo velký personál, nastavením přesného a spolehlivého mzdového systému zabráníte vážným problémům pro zaměstnance a vaše podnikání.

Požadavek na identifikační číslo zaměstnavatele (EIN)

Váš EIN je jedinečné číslo specificky přidělené vaší firmě pro IRS účely. Toto číslo identifikuje vaši firmu, když informuje o vašich zaměstnancích federální a státní vládní agentury. Příklady těchto informací zahrnují celkový příjem a daně zaplacené jejich jménem. Možná slyšíte EIN označovanou jako formulář SS-4 nebo daňové identifikační číslo - tyto jsou stejné jako EIN.

Požádejte o svůj EIN přímo prostřednictvím služby IRS. Nejpohodlnější způsob, jak tuto transakci dokončit, je prostřednictvím online aplikace. Žádosti jsou však přijímány i faxem a poštou.

Zkontrolujte stav a místní předpisy pro další požadavky na EIN

Ačkoli mnoho států a lokalit přijímá vaše federální EIN pro identifikaci, některé vyžadují oddělená čísla pro daňové účely. Příklady zahrnují New York, Massachusetts a Jižní Karolínu. Určení městských a / nebo státních předpisů můžete zjistit na webových stránkách příslušného státu o malých firmách.

Rozumíte-li rozdíl mezi nezávislým dodavatelem a zaměstnancem

Ať už zaměstnáváte nezávislé dodavatele nebo zaměstnance, má významný dopad na to, jak jsou vypláceny příjmy, dávky Medicare, sociální zabezpečení a nezaměstnanost, takže je důležité pochopit rozdíl mezi oběma.

Základní test se shoduje s následujícími třemi otázkami:

Ovládá zaměstnavatel, kdy, kde a jak je práce dokončena? Pokud ano, pracovník je pravděpodobně zaměstnanec.

• Ovládá zaměstnavatel finanční aspekty práce? Například jsou náklady hrazeny? Poskytuje zaměstnavatel pracovní nástroje, jako jsou počítače? Pokud ano, pracovník je pravděpodobně zaměstnanec.
• Je vztah probíhající nebo je pracovník zaměstnán pro konkrétní projekt bez očekávání pokračujícího zaměstnání? Nabídne zaměstnavatel pracovníkům dávky, jako je zdravotní pojištění a placené volno? Pokud je vztah pokračující a / nebo jsou nabízeny výhody, je pracovník pravděpodobně zaměstnancem.
• Získejte požadované formuláře pro zaměstnance

Jakmile jsou vaše dokumenty v pořádku, jste připraveni najat zaměstnance. Ujistěte se, že shromažďujete informace o daních a mzdách během prvních několika dnů zaměstnání, abyste zajistili, že obdrží první výplatu včas.Možná byste chtěli povzbudit zaměstnance k přímému vkladu za účelem rychlejších plateb.

Každý zaměstnanec musí vyplnit federální formulář pro zadržení daně z příjmů W-4, který vám umožní vypočítat správné zadržení daně. Zaměstnanci musí také vyplnit formulář I-9, aby ověřili, že mají legální povolení pracovat ve Spojených státech.

Vyberte dobu placení

Čím méně plateb máte, tím je jednodušší dokončit výplatní listinu. Některé státy však vyžadují, aby byli zaměstnanci placeni podle určitého časového rozvrhu, například týdně nebo dvakrát týdně. Pokud chcete provozovat výplatní list méně často než jednou týdně, kontaktujte vaše státní ministerstvo práce a zjistěte, zda navrhovaná doba placení odpovídá státním předpisům.

Vytvořte procesy související s mzdou

Než budete moci vydat přesné výplaty, budete potřebovat metodu sledování hodin zaměstnanců. Pro tento účel je k dispozici mnoho nástrojů, od základních přihlašovacích listů po platformy, které sledují činnost zaměstnanců na telefonech nebo počítačích. Důležité je také nastavit zásady pro placené volno, pokud plánujete nabídku, přesčasy a jiné výhody.

Na druhou stranu musíte mít zavedený proces, který zajistí, že slevy z dávek, daní a podobných poplatků budou vypláceny příslušným prodejcům a agenturám ve prospěch vašich zaměstnanců.

Vyberte mzdovou platformu

Pokud máte v plánu zpracovávat výplatní listy v domě, ujistěte se, že vy nebo váš účetní jste spokojeni s nuancemi tohoto úkolu. Existuje několik vysoce kvalitních mzdových platforem, které usnadňují práci. Většina malých podniků však preferuje outsourcingové služby pro správce, neboť tito odborníci mají znalosti a zkušenosti, které jim umožňují přesně a včas zpracovávat mzdy.

Vyrobte si mzdovou agendu

Jakmile vás nebo váš správce zadá osobní informace zaměstnanců do vašeho mzdového systému, jste připraveni předvést svůj první výdělek. Pomocí hodinových nástrojů, které máte k dispozici pro hodinové pracovníky (kteří nejsou osvobozeni od daně), zadejte nebo uveďte počet hodin pro každého. Zaměstnaní (osvobození od daně) nemusejí oznamovat své hodiny. Každému týdnu se platí stejná částka.

Poznámka: Pokud děláte práci ve vašem účetnictví, stále budete chtít zaměstnané pracovníky sledovat jejich hodiny. Nezapočítá se do jejich týdenního platu, ale budete chtít být schopni přesně vyčlenit čas na práci, abyste mohli pochopit náklady. Zvažte použití programu pro sledování času, který se synchronizuje s vaším účetním softwarem účetní knihy pro vytváření těchto přehledů. Mnoho lidí bude mít synchronizaci se svým výplatním pásem, takže je můžete použít i pro zaměstnance a pro zaměstnance.

Zachovat požadované záznamy

Některé záznamy týkající se mzdy musí být uchovány pro IRS účely. Obecně platí, že musíte uchovávat všechny záznamy o fyzicky činných osobách bez ohledu na délku trvání jejich funkce. Mnoho záznamů musí být uchováno po určitou dobu po ukončení zaměstnání. Například záznamy o zaměstnanosti musí být uchovány po dobu nejméně čtyř let.Konkrétní instrukce jsou k dispozici prostřednictvím služby IRS.

Vypočítat a zaplatit federální a státní dani z mzdových daní

Nakonec jste jako zaměstnavatel zodpovědní za zaplacení daní ze mzdy a sestavování některých zpráv. Zprávy jsou zpravidla splatné čtvrtletně nebo ročně. Využijte zdroje, které jsou k dispozici prostřednictvím IRS a vašeho státního daňového úřadu, abyste zajistili, že všechny daně a výkazy budou řádně řešeny.

Přesná časová mzda je jednou z nejdůležitějších povinností vašeho podnikání. Za prvé, mzdy chyby jsou jistý způsob, jak rozrušit zaměstnance. Za druhé, daňové chyby mohou mít za následek významné pokuty a penále. Pečlivě zvážíte, jak bude váš výplatní list zpracován, abyste se vyhnuli nejběžnějším nástrahám.