Průvodce plánováním pro malé firmy

Dobře promyšlený obchodní rezervní plán může znamenat rozdíl mezi přežití vašeho podniku a selhání v případě katastrofy. Požár, povodeň, selhání pevného disku nebo krádež dat - některé nebo všechny z nich by mohly znemožnit vaši firmu. Pokud budete potřebovat čas na podnikání v plánování nepředvídaných událostí, zajistíte, že vaše podnikání bude schopno obnovit operace v nejkratším možném čase.

Vytvořte plán pro katastrofy pro vaši firmu.

Vytvořit obchodní plán pro nepředvídané události:

1) Zjistěte, jaké jsou hlavní rizika pro vaši malou firmu.

Je to krádež dat? Zaplavení? Zemětřesení? Zjištění, jaké typy katastrof jsou s největší pravděpodobností, vám pomohou soustředit svůj plán pro případ nouze a neztrácejí čas a peníze připravovat se na něco, co je velmi nepravděpodobné. Nemá smysl plánovat, jak se zotavit ze zemětřesení, například pokud se vaše firma nenachází v zemětřesené zóně.

2) Připravte evakuační plán.

Přečtěte si to s personálem a umístěte jej nápadně do svých obchodních prostor. Jak budou lidé vědět, že potřebují evakuovat? Co by měli dělat, když budou informováni o evakuaci? Jaké trasy jsou k dispozici z budovy (budov)? Kde by se lidé měli setkat mimo budovu (budov)? Kdo je zodpovědný za kontrolu, zda jsou všichni bezpečně?

3) Vytvořte komunikační systém pro fanoušky.

Pokud se ve vašem podnikání stane něco, kdo by byl zodpovědný za oznámení každého člověka, který tam pracuje? Zajistěte, aby seznamy telefonů a e-mailových kontaktů byly aktuální a aby lidé odpovědní za kontaktování ostatních měli tištěné seznamy, neboť všechny technologie selhaly dříve nebo později a obvykle v nejnepříznivější době.

Rovněž rozhodněte, kdo bude zodpovědný za komunikaci s veřejností a jak (aktualizace firemních webových stránek, zveřejňování na sociálních médiích, tiskové zprávy, značení v oknech, rozhlasová oznámení apod.)

4) Ujistěte se, - nouzové sestavy jsou kompletní a aktuální.

Tento kontrolní seznam pro firmy pro nouzovou pomoc pro první pomoc ukazuje přesně, co musí obsahovat soupravy první pomoci pro malé firmy. V závislosti na tom, jaké typy katastrof se mohou stát ve vaší oblasti, můžete přidat další spotřební materiál. Například jeden galon vody na osobu a den je jedním z doporučených dodávek na tomto seznamu nouzových zásob pro maloobchod.

5) Proveďte nyní kroky k ochraně obchodních dat.

Vaše podniková data jsou vaše nejcennější aktivum. Pokud by to bylo ukradeno nebo zničeno, vaše podnikání by se mohlo rychle zrychlit, nebo dokonce pokračovat vůbec? 6 Pravidla ochrany osobních údajů vysvětluje, jak můžete získat klid a vědomí, že vaše obchodní data jsou chráněna a budou rychle přístupná.Ochrana dat je jednou z mnoha výhod přepínání vaší firmy na cloud computing.

6) Zajistěte, aby vaše firma vykonávala přiměřené pojištění.

Protipožární pojištění je typ, který mi připomíná, ale oheň rozhodně není jedinou možnou katastrofou, kterou by vaše malé podnikání mohlo zažít.

Kromě jiných zjevných fyzických katastrof, jako je zaplavení nebo poškození větrem, zvažte například škody, které by mohly vzniknout krádeží. A pak existuje potenciální faktor odpovědnosti, pokud se vaše malá firma zabývá aktivitami, které by vás mohly otevřít soudním sporům.

Výběr vhodného typu pojištění pro krytí vašich rizik a zajištění dobrého a aktuálního pojištění bude znamenat dlouhé cesty k tomu, aby vaše malé podnikání znovu fungovalo, kdyby došlo k katastrofě.

7) Rozhodněte, co by bylo naprosto nezbytné pro to, aby váš malý podnik znovu začal fungovat, kdyby vás podniková katastrofa uzavřela a podnikněte kroky, abyste zajistili, že tyto náležitosti budou rychle dostupné.

V případě našeho primárního podnikání, vývoj IT, v zásadě potřebujeme naše obchodní údaje a jeden nebo dva počítače a mohli bychom být zálohováni a spuštěni (viz Zálohování dat je Nejlepší ochrana a zálohovací softwarové programy).

Vaše malé podnikání může potřebovat více lidí a materiálů, než bude moci znovu otevřít. Které osoby jsou pro vaše operace klíčové? Potřebujete zvláštní vybavení? Možná může být provedeno uspořádání s jinou firmou, která má zařízení, které potřebujete. Potřebujete jisté dodávky? Zjistěte, kdo budou alternativní dodavatelé nebo zasilatelé.

8) Poznejte své sousedy.

Otevření linek komunikace s vlastníky firem kolem vás může skutečně prospět vašemu podnikatelskému plánování. Dejte jim vědět, co doufáte, a uvidíte, jestli je můžete zapojit. Mohli byste sdílet náklady na některé výdaje spojené s plánováním nepředvídatelných událostí nebo se ujistit o tom, že vám pomohou navzájem pomoci v případě katastrofy.

9) Prohlédněte si místní programy a zdroje.

Vaše město může mít připraveny pohotovostní plány / plány reakce na katastrofy nebo poskytnout zdroje, které vám usnadní sestavení vlastního plánu. Například město Ottawa nabízí na svých internetových stránkách informace o havarijní připravenosti pro podniky z Ottawy a nabízí školení na toto téma. Podívejte se, co je ve vašem městě k dispozici dříve, než začnete psát svůj vlastní plán podnikatelské katastrofy.

10) Dejte vše dohromady.

Když pracujete v nouzovém plánu, sestavte všechny kusy v tiskové podobě. (Digitální kopie jsou hezké, ale nejsou moc užitečné, pokud se vypne napájení a / nebo nelze použít digitální zařízení.) Tříkruhové pojivo funguje dobře. Zahrňte plán evakuace vašeho podniku, plán komunikace, informace o nouzových soupravách a pojistných smlouvách, opatření týkající se ochrany údajů a provozní náležitosti, jakož i podrobnosti o veškerých opatřeních, která jste učinili k udržení a obnovení provozu.

11) Udržujte svůj podnikatelský plán pohotovostní.

V neposlední řadě se chcete ujistit, že budete udržovat svůj plán pro katastrofy na snadno dostupném místě a ujistěte se, že všichni, kteří potřebují vědět, kde je, zná svou polohu. Měli byste také přiřadit jednu osobu a druhou, abyste chytili obchodní plán pro případ mimořádné události na cestě, pokud by obchodní katastrofa vyžadovala opuštění areálu.

12) Používejte webovou stránku firmy a sociální média

Vaše obchodní webové stránky a platformy sociálních médií, jako jsou Facebook, LinkedIn a Twitter, jsou vynikající způsoby komunikace se zákazníky a obchodními partnery v případě mimořádné události. Nenechte své zákazníky přemýšlet, zda jsou otevřené nebo ne, když katastrofa udeří - rychlé příspěvek na Facebooku je může aktualizovat.

Plánování výdajů na podnikání se vyplatí

Je snadné odložit plánování nepředvídaných událostí. Vždy existují okamžité "krize", které vyžadují naši pozornost. Ale jak významné jsou opravdu ve srovnání s událostí, která zavírá vaše podnikání dolů po celé hodiny, dny nebo týdny? Pokud budete mít čas na přípravu pohotovostního plánu pro podnikání, bude mít obrovské výnosy, pokud katastrofa někdy zasáhne.