Krok za krokem Průvodce plánováním konference

Pořádání konference od začátku vyžaduje obrovské množství předvídání a shromažďování údajů. Celý proces může trvat několik let v závislosti na velikosti skupiny, ale je možné začít úspěšnou konferenci za jeden rok, pokud budete moci rychle rozhodnout.

Realita plánování konference je, že bez jakýchkoliv zkušeností můžete ztrácet spoustu času přemýšlením o každém malém detailu při přehlížení důležitějších otázek.

Pro zjednodušení procesu pro první časovače jsme načrtli nejdůležitější kroky při poskytování odkazů na podrobnější informace o jednotlivých tématech. Výsledkem je průvodce pro plánování konference, který vám pomůže začít se solídní šablony.

Krok 1: Prověřte vízum vaší konference

Každá událost začíná vizí, ale budete muset přeměnit své vize na slova a čísla, aby bylo možné měřit náklady a činit informovaná rozhodnutí o plánování. Nejprve je třeba začít se základy, jako kdo, co, kdy, kde a proč.

Další informace: Plánování událostí 101: Návrh základních detailů

Krok 2: Vytvoření podnikatelského plánu

Pokud vaše konference není financována grantem nebo organizací, budete muset zmapovat, kde jsou vaše peníze z čeho pochází a na co se používá. První část této rovnice, výnos, by měla být vypočítána na počátku procesu plánování.

Nyní, abyste cenu na konferenci, musíte mít představu o tom, co máte v plánu nabídnout účastníkům. Vaše trasa a sestava mluvčích budou prodejním faktorem pro potenciální žadatele o registraci.

Krok 3: Porovnání míst a služeb

Jakmile budete mít přesnější představu o tom, kdy bude vaše konference a kolik lidí chcete navštívit, můžete začít nakupovat vhodné místo.

Mějte na paměti, že výběr místa určení určí také vaše stravovací a audiovizuální náklady. Je to proto, že většina konferenčních center a hotelových událostí vyžaduje, abyste využívali své vlastní služby pro případné události na místě.

Většina konferencí bude muset poskytnout jakousi nocleh pro hosty cestující mimo oblast. Tato nutnost vytváří další složku úvah, která ovlivní vaše rozhodnutí o místě konání.

Čtěte více:

• Jak hodnotit každé místo
• 10 tipů pro zapůjčení katetéru

Krok 4: Nábor a správa žadatelů

v domě. Účasť je jedním z nejdůležitějších faktorů úspěchu vaší akce. Dobrá návštěvnost přináší příležitosti a možnosti sponzoringu. A čím více registrovaných lidí vytvoříte větší poptávku po reklamách a účasti.Dlouhý příběh krátký, jestliže vy můžete nakreslit dav, pak všechno ostatní padnou na místo mnohem jednodušší.

Správa registrace se stává obtížnější, protože vaše událost roste. Právě zde může online registrační systém pomoci sledovat číslo, zpracovat platby a organizovat data.

Přečtěte si více:

• Kontrola online řešení registrace událostí
• 6 Nízkorozpočtové způsoby, jak nakoupit vaši konferenci online

Krok 5: Plánování podrobností

Nakonec po organizaci a implementaci obchodních prvků konference, můžete začít přemýšlet o detailech na místě. To zahrnuje způsob, jakým se účastníci budou orientovat na konferenci, obecné uspořádání každé místnosti a distribuci potravin a nápojů. Jedná se o část plánování konference, kterou většina lidí spojuje s plánováním událostí. Nejlepší způsob, jak koordinovat všechny detaily, je projít vaší cestou jako vaši hosté. Představte si, jak si budou myslet a jednat v každém okamžiku, aby řešili problémy předtím, než nastanou.

Přečtěte si více:

• Populární schůzky v prostorových plánech
• Nápady pro efektivní registrační tabulku
• Strategie signalizace pro řízení toku konference

Krok 6: nebo konvence, kde sponzoři a prodejci pronajmou prostor na propagaci svých výrobků.

To může být velmi lukrativní příležitost pro vaši konferenci, pokud vše dobře organizujete. Nezapomeňte však, že výstavní plocha bude vyžadovat značný závazek jak času, tak zdrojů, takže se ujistěte, že jste připraveni řídit potřeby více dodavatelů, než se zavážete k tomuto formátu.

Čtěte více:

Výnosy a výdaje v obchodním modelu veletrhu