ŠEst kroků pro posílení řízení vašeho podnikání

Vzhledem k tomu, že podniky rostou a mění procesy pro provozování podniku, samozřejmě se musí vyvíjet. Popisuji všechny procesy a události nezbytné pro sdílení výsledků, diskusi o budoucích plánech, identifikaci problémů, které je třeba řešit a udržení manažerů a zaměstnanců zaměřených na správné problémy jako provozní rutina podniku.

Definovaná provozní rutina podporovaná konzistentní kadencí správných setkání a aktivit je nezbytná pro provoz a rozvoj zdravého podnikání.

Tento článek nabízí pokyny pro vytváření provozní rutiny pro vaše podnikání nebo tým, ať jste generální ředitel, generální manažer nebo manažer funkční linky.

Když růst vyžaduje změnu operačního postupu: Případová studie

Členové této malé softwarové firmy byli hrdí na to, že zůstávají věrní příležitostné kultuře, kterou zakladatel vytvořil během prvních dnů spouštění. Přisoudili toto volné prostředí bez procesů a byrokracie tím, že dali firmě skvělé místo pro práci a umožnily maximální tok tvořivosti od inženýrů firmy.

Tento volný provoz fungoval dobře, zatímco obchod zůstával malý. Díky této fantastické kreativitě a výslednému hitovému produktu se však firma podařilo zvýšit tržby a počet zaměstnanců explodoval v moři nových zaměstnanců. Také se vyskytly problémy. V průzkumu zaměstnanců byly tyto problémy označeny za vážné obavy:

• Špatná komunikace a koordinace mezi funkcemi.
• Nedostatek spolupráce při každodenním řešení problémů.
• Zmatenost ohledně klíčových projektů a strategických priorit.
• Nedostatečné chápání výkonnosti společnosti a budoucích cílů.
• Procesní překážky, které zůstaly nevyřešené po delší dobu.
• Nedostatek propojení mezi jednotlivými cíly a cíli organizace.

Uvědomujíc si, že příležitostná kultura minulých dnů již nefungovala v rychle se rozvíjející firmě, vedoucí pracovníci a klíčové přispěvatelé se rozhodli vytvořit funkční rutinu - řadu setkání a procesů určených ke zlepšení komunikace a spolupráce.

Zatímco myšlenka přidání procesu do jejich kreativního prostředí byla nepohodlná, přidání správného typu procesů a událostí pomohlo dramaticky zlepšit komunikaci a koordinaci v organizaci . Následné průzkumy zaměstnanců odrážejí méně krize nebo hasičského tónu a zaměřily se na posílení toho, co bylo opět viděno jako skvělé místo pro práci.

Šest kroků k vytvoření operačního řádu, který posiluje vaši firmu:

Výše ​​popsaná softwarová firma navrhla své provozní rutiny postupně se zaměřením na zlepšení komunikace a spolupráce a později se zaměřila na získání více osob zapojených do práce strategie .Zde jsou šest kroků, které vedoucí firmy podnikli k posílení své firmy:

1. Najděte správný výchozí bod. Vzhledem k komunikačním výzvám se tým v softwarové firmě rozhodl, že manažerové ve všech funkcích se setkají jednou za týden, aby identifikovali a sdíleli velké problémy nebo příležitosti, kde byla potřeba pomoc.

Místo toho, aby sloužil jako stavové setkání, kde by každý účastník popisoval jejich aktuální aktivity, účastníci s výzvami nebo příležitostmi by popsali svou situaci a potřeby. Lidé se dobrovolně přidali nebo jim bylo přiděleno pomoci a iniciativa byla sledována k závěru ve zprávě dostupné všem zaměstnancům. Nakonec tým přijal název Otázky a příležitosti pro toto týdenní setkání.

Jelikož se zlepšila koordinace a spolupráce kolem položek identifikovaných v schůzce Problémy a příležitosti , trvání týdenní schůzky se snížilo na méně než 30 minut. Účastníci se shodli na tom, že jde o malou časovou investici s velkým výnosem.

2. Stavět na úspěších. Podněcování k pozitivnímu pokroku vytvořenému zasedáním Otázky a příležitosti , manažery softwarové firmy se dále snažily zlepšit informovanost o finančních výsledcích a sbližování klíčových cílů. Vytvořili fórum Měsíční výsledky , které se konalo prostřednictvím webináře. Generální ředitel a vedoucí pracovníci by popsali výsledky předchozího měsíce, identifikovali pokrok a problémy s klíčovými ukazateli výkonnosti a přehodnotili cíle na vysoké úrovni pro zůstatek čtvrtletí a roku. Zaměstnanci byli povzbuzováni k tomu, aby kladli otázky prostřednictvím instant messagingu a všechny otázky a odpovědi byly znovu přeneseny do dalšího e-mailu distribuovaného nejpozději následujícího dne. Nahrávky byly archivovány pro snadné prohlížení spolupracovníků, kteří se nemohli zúčastnit živé relace.

Vzhledem k tomu, že tato nová

diskuse o měsíčních výsledcích dosáhla dynamiky, čas potřebný k přípravě a dodání byl snížen na méně než jeden hodinu v závislosti na objemu otázek týkajících se zaměstnanců. Zaměstnanci, kteří si zvykli nikdy neuslyšet, jak se firma stala, se staly největšími roztleskávači pro toto nové zasedání a transparentností v oblasti čísel a ukazatelů výkonnosti. 3. Spusťte nové zaměstnance na správné úrovni

. Vzhledem k rychlému tempu nových pronájmů vrchní manažeři firmy a individuální přispěvatelé zjistili, že proces nového zaměstnance bude zahrnovat setkání "Lunch With the Executives", kde se představitelé představí sami a své funkce a budou mluvit o historii firmy, budoucnost. Žádná témata nebyla omezena a noví nájemci byli povzbuzováni k tomu, aby se zeptali na strategii, finanční výsledky, tržní příležitosti, klíčové priority a na to, jak se dařit v organizaci. 4. Podívejte se dovnitř jednou za čtvrtletí v hloubkových prohlídkách provozu.

Výše ​​popsané návštěvy poskytly okamžitou pomoc při zlepšování komunikace a spolupráce a při zajišťování toho, aby všichni byli na stejné stránce pro výsledky a cíle. Nicméně bylo zapotřebí objektivně podívat se na to, jak podnik funguje, a zjistit potřebná zlepšení. Vznikl čtvrtletní provozní přehled . Na rozdíl od relací Otázky a příležitosti

a Měsíční výsledky se čtvrtletní provozní přezkum zaměřil na kontrolu každé funkční oblasti a zkoumání celkového výkonu a klíčových indikátorů. Citlivá, neboť nechtějí, aby tyto sloužily jako "chvály", byla stanovena základní pravidla pro podporu identifikace problémových oblastí a umožnění dotazování od všech ostatních účastníků schůze. Po několika drobných raných zasedáních se toto setkání stalo důležitou součástí procesu neustálého zlepšování firmy. Funkcionáři a obchodní manažeři se naučili být transparentní o svých výzvách a úspěších a hlavně byly pro každou oblast určeny klíčové cíle pro posílení s výsledky, které mají být hlášeny na schůzi příštího čtvrtletí. Jeden dodatečný krok, který pomohl těmto čtvrtletním návštěvám rozvíjet, zahrnoval rozšíření zapojení do skupiny pozorovatelů . Každý správce přehledů nebo obchodní vedoucí měl možnost pozvat více členů týmu do relace, aby si poslechl a dozvěděl se o celkovém podnikání. Tito tiché účastníci byli pak pověřeni zprávami o obsahu schůzky jejich širším týmům.

5. Formalizujte proces hledání směrem ven . Několik technických vedoucích softwarové firmy se obávalo, že nový provozní program je zaměřen výhradně na interní aktivity a neumožnil nahlédnutí a pozorování z vnějšího světa. Abychom pomohli odstranit tyto obavy, byli technickým manažerům přiděleni rozpočty, s nimiž by spolupracovali, aby podpořili externí průzkum, včetně účasti na konferencích a seminářích, návštěvě klientů a zkoumání trhů nesouvisejících, ale potenciálně zajímavých pro firmu. Jedinými podmínkami investice bylo to, že od technických manažerů bylo požadováno, aby do svých průzkumů začlenili zaměstnance z jiných funkcí a aby podávali zprávy a vyřizovaly obsah a myšlenky získané z externího průzkumu.

Nakonec se proces zapojil do jednoho, kde byly vytvořeny nápady a obchodní případy vyvinuty pro nové záležitosti. 6. Vytvořte tržní a zákaznické týmy, které budou pracovat na strategii . Výše uvedené zasedání se zaměřila na komunikaci, spolupráci, řešení problémů a neustálé zlepšování, ale neřešili problém s rozvojem strategií a strategií. Toto bylo vyřešeno vytvořením týmů zaměřených na trh, které byly pověřeny vymezením potřebných strategií a určením plánů nezbytných k tomu, aby tyto strategie mohly být živé. Každý tým byl přidělen výkonnému sponzorovi a projektovému manažerovi a členové byli čerpáni z klíčových funkčních rolí, a to nejen z manažerských rolí.

Zatímco tyto týmy nenahradily zodpovědnost vrcholových manažerů za celkové strategické vedení, nabízejí vynikající způsob, jak do procesu zapojit více zaměstnanců jak pro vstup tak pro koordinované provádění. Vedoucí představitelé sloužili jako sondážní desky a rozhodovali o celkových investičních úrovních a týmy vlastnily strategii. Přístup řízení projektu k realizaci strategií se ukázal jako neuvěřitelně užitečný při organizaci a kontrole různých iniciativ.

Osm klíčovým způsobem pro manažery: Zlepšení koordinace a kontroly podniku nemusí znamenat náhlé, velké objemy procesů a byrokracie. Procházka před spuštěním.

Komunikace je vždy problém: začněte tam nejprve.

1. Rozšiřte zapojení namísto omezení.
2. Přesahujte krátkodobé opravy komunikace k vytváření procesů a událostí zaměřených na zlepšení dlouhodobějšího podnikání.
3. Buďte důslední a pečliví s vaší provozní rutinou.
4. Vyzvěte lidi, aby se dívali mimo podnik jako klíčovou součást posilování podnikání.
5. Kick strategie ven z radnice a do rukou vašich zaměstnanců, ale průvodce a trenér je.
6. Používejte postupy správy projektů pro usnadnění implementace strategie.
7. Zrátané podtrhy:
8. Ve světě, který se vyznačuje změnou a složitostí, si nemůžete dovolit udržet včerejší provozní přístup, i když je neformální a pohodlný.

Dobří manažeři a podnikatelé neustále usilují o identifikaci přístupů a procesů, které zlepšují komunikaci a angažovanost a poskytují všem zaměstnancům větší příležitosti přispívat.

Pokud vaše firma má zastaralé provozní rutiny, zvážíte ji s osvětlením nápadů z našeho softwarové firmy. Pokud vaše firma nemá koherentní provozní přístup, je načase, aby manažeři a hlavní přispěvatelé posílili a vytvořili jeden.