Příprava na audit odškodnění pracovníků

Je vaše společnost chtěla absolvovat odborný audit zaměstnanců? Příprava na audit může vypadat strašně, zvláště pokud váš pojistitel hodlá provést fyzický audit ve vašem objektu. Tento článek bude obsahovat některé kroky, které můžete provést, což vám pomůže usnadnit a zrychlit proces.

Plánování auditu

Vaše pojišťovna pro odškodnění pracovníků pravděpodobně zahájí proces auditu brzy po vypršení platnosti platební politiky.

Můžete obdržet dopis od vašeho pojistitele nebo telefonní hovor od osoby pověřené auditem. Váš přiřazený auditor by měl naplánovat audit v době, která je pro vás vhodná. Datum by mělo být do budoucna dost daleko, abyste měli dostatek času na shromažďování informací, které auditor bude potřebovat. Požádejte auditora, aby vám poskytl souhrn údajů, které bude potřebovat k provedení auditu.

Pamatujte si, že váš přiřazený auditor může nebo nemusí být zaměstnancem pojistitele. Někteří pojistitelé udržují interní auditorské oddělení s vlastními zaměstnanci. Jiní outsourcují auditorskou funkci nezávislé auditorské firmě. Proces by měl být stejný, ať už audit provádí zaměstnanec pojistitele nebo dodavatele.

Záznamy, které budete potřebovat

Auditor bude potřebovat různé finanční informace pro období, které je předmětem auditu. Zde je typ informací, které můžete požádat o poskytnutí:

- 9 -> Účetnictví

• Daňové formuláře, zejména formy 941 a 944, Zaměstnavatelé Federální daňový přiznání (čtvrtletní a roční)
• Záznamy o hotovostních úhradách
• Platby za služby poskytované nezávislými dodavatelé. Auditor bude muset ověřit, zda tito pracovníci nejsou vaši zaměstnanci.
• Platby za služby poskytované subdodavateli
• Certifikát o pojištění každého subdodavatele, který jste najali
• formuláře W-2 a 1099
• Popis práce pro každého pracovníka. Ujistěte se, že to přesně popisuje povinnosti pracovníka.
• Popis vašich obchodních operací
• Mzdové záznamy za dobu trvání smlouvy. Auditor bude muset ověřit všechny zdroje odměny poskytované každému pracovníkovi (plat, prémie atd.).
• Omezení mezd platné pro výkonné úředníky, partnery, výhradní vlastníky apod., Které jsou zahrnuty v zásadě
• Pracovní list s hodnocením zkušeností
• Jakmile shromažďujete nezbytné údaje, musíte je organizovat. Umístěte všechny své záznamy o mzdách (jako jsou formuláře W-2, výplatní záznamy a záznamy o prodloužení) tak, aby byly informace snadno přístupné. Podobně umístěte na jednom místě veškeré informace týkající se subdodavatelů, včetně platebních částek a pojišťovacích certifikátů. Vaše úsilí se vyplatí, což usnadní a rychlejší kontrolu.

Co je součástí mzdy?

Vaše prémie na odškodnění pracovníků se vypočítá vynásobením sazby za dobu výplaty a poté rozdělení výsledku o 100. NCCI a většina státních kompenzačních úřadů se odvolávají na mzdy jako odměnu

. Tyto pojmy jsou často používány zaměnitelně. Oba znamenají peněžní hodnotu služeb, které vaši zaměstnanci poskytují vaší organizaci. Náklady, které jsou zahrnuty do odměny, se poněkud liší od státu k státu. Zahrnují však obecně následující položky: Hrubé platy a mzdy, včetně platů se zpětnou platností a mzdy

Komise. Jedná se o celkové provize obdržené pracovníkem a všechny čerpané provize.

• Bonusy, včetně akčních bonusových plánů
• Dovolená, dovolená a nemocenská odměna
• Úhrada přesčasů. Ve všech, kromě několika státech, zahrnuje odměňování přesčasy vypočítané podle přímé sazby. Předpokládejme například, že běžná hodinová sazba pracovníka je 20 USD za hodinu. Pokud byl zaměstnanci zaplacen 600 dolarů za 20 hodin nadčasů, zahrnuli byste pouze 400 dolarů za přesčas.
• Platby, které jste provedli, které by jinak byly zadrženy z odměny zaměstnanců podle zákona o sociálním zabezpečení, Medicare nebo penzijním plánem
• Platba zaměstnancům na jiném než odpracovaném čase. Příklady jsou dílčí práce, sdílení zisku nebo motivační plány.
• Platba nebo náhrady za ruční nástroje nebo ruční elektrické nářadí, které pracovníci používají k výkonu své práce
• Nájemné za pronájem bytu nebo domu poskytnutého zaměstnance. Hodnota ostatních ubytování a stravování přijatých pracovníkem jako součást jeho odměny
• Platby odečtené z hrubé mzdy pracovníků za odchod do důchodu, kavárny nebo spořitelních plánů
• Mzda pro zaměstnance nepojištěných subdodavatelů (viz poznámky níže)
• Co je vyloučeno z mzdy?
• Existuje celá řada nákladů, které jsou zpravidla vyloučeny při výpočtu mzdových tarifů za účelem poskytnutí náhradního pojištění pro pracovníky. Zatímco se liší podle státu, často obsahují následující:

Tipy a jiné odměny získané zaměstnanci

Odstupné (jiné než za odpracovaný čas)

• Slevy na zboží zakoupené od zaměstnavatele
• Platba za aktivní vojenskou službu
• Jednotné povolenky
• Klasifikace
• Jedním z hlavních úkolů auditora je zajistit správné zařazení pojištěného. Systémy klasifikace odměňování pracovníků jsou navrženy tak, aby kategorizovaly

podniky

, nikoli individuální zaměstnance. Auditor posoudí činnost vaší společnosti a zjistí, zda je základní klasifikace uvedená ve vašich zásadách správná. Základní klasifikace je klasifikace, která nejlépe popisuje vaši celkovou činnost. To je často stejné jako řídící klasifikace (klasifikace přidělená nejvíce výplatní listiny). Předpokládejme například, že provozujete strojovnu. Někteří zaměstnanci pracují se soustruhy, zatímco jiní pracují s vrtacími lisy nebo razítkovacími stroji. Konkrétní činnosti prováděné vašimi zaměstnanci se mohou lišit od pracovníka k pracovníkovi.Přesto se hodí k vaší základní třídě, Machine Shop. Někteří zaměstnanci mohou provádět úkoly vyžadující samostatné klasifikace. Například vaši strojírenská firma zaměstnává klerikálního pracovníka, který vykonává svou práci v uzavřené kanceláři mimo jiné pracovníky. Tento zaměstnanec by pravděpodobně byl zařazen do kategorie Kancelářský zaměstnanec spíše než strojový obchod.

Systémy klasifikace kompenzačních prací jsou extrémně složité. Váš auditor může reklasifikovat vaši firmu způsobem, který nerozumíte nebo který vám nedává smysl. V takovém případě požádejte auditora o vysvětlení. Pokud se stále zmýlíte o změnách, požádejte o pomoc svého agenta nebo makléře.

Setkání s auditorem

Pro provedení auditu se auditor bude muset setkat s vámi nebo s důvěryhodným zástupcem vaší firmy. Pokud delegujete tento úkol někomu jinému, ujistěte se, že:

zná vaše podnikání dobře

chápe všechny fáze operací vaší firmy

• ví, jaké úkoly provádí každý zaměstnanec
• rozumí vašemu podniku včetně klasifikací, které obsahuje
• chápe finanční údaje vaší firmy, včetně údajů o mzdách, aby mohl odpovědět na otázky auditora.
• Při setkání s auditem byste vy nebo vaše určení mělo být družstevní a odpovězte na otázky auditora stejně jako můžete. Neposkytujte informace, které nebyly vyžádány.
• Stejně jako v mnoha firmách může vaše firma najmout externí účetní firmu, která bude pracovat s vašimi účetními a mzdovými funkcemi. Měla by se vám účetní setkat s vaším jménem auditu? Odpověď je ne. Váš účetní může auditorovi poskytnout finanční záznamy, které potřebuje k provedení auditu. Auditor však bude muset navštívit vaše prostory k provedení fyzického auditu.

Subdodavatelé

Mnoho států má zákony, které ukládají odpovědnost dodavatelům, kteří najímají nepojištěné subdodavatele. Tyto zákony se na vás budou vztahovat, pokud vaše podnikání funguje jako dodavatel a subdodává práci ostatním.

Předpokládejme například, že vaše společnost, ABC Construction, najme subdodavatele nazvaný P & J Plumbing, aby provedla potrubní práce v budově, kterou renovujete. Zaměstnanec společnosti P & J je v práci zraněn a pokouší se podat nárok na odškodnění pracovníků. Společnost P & J však nezakoupila pokrytí pracovníků. Ve většině států může poškozený pracovník získat nárok na dávky v rámci politiky odškodnění vašich pracovníků.

Pojistitelé jsou ze zákona povinni poskytovat výhody zaměstnancům nepojištěných subdodavatelů. Váš auditor tak provede kontrolu vašich daňových dokladů a vyhledá 1099 formulářů vydaných subdodavatelům. On nebo ona se zkontroluje, zda jste získali certifikát o pojištění od každého subdodavatele, který jste najali. Pokud některý z vašich najatých subdodavatelů neposkytl důkazy o pojištění pracovníků, auditor vám bude účtovat dodatečnou pojistku za pojistné krytí tohoto dodavatele.

Sazba účtovaná za nepojištěného subdodavatele závisí na druhu práce, kterou vykonal subdodavatel.Například pokud subdodavatel provedl střešní práce, bude použita sazba pro příslušnou klasifikaci střešních krytin. Tato sazba bude použita na veškeré nebo část nákladů na subdodavatelskou práci. Pokud vám peníze, které jste vyplatili subdodavateli, byly pouze za práci, pak se jako základ prémie použijí celé náklady (dělené na 100).

Dodavatel proti subdodavateli

Pokud vaše firma není dodavatelem, jste odpovědni za úrazy, které utrpěli zaměstnanci nezávislých dodavatelů, které jste najali? Odpověď je obecně ne. Dodavatel provozuje podnik, který je nezávislý od vašeho. Zhotovitel je proto odpovědný za poskytnutí náhrady zaměstnancům svým poškozeným zaměstnancům.

Předpokládejme například, že vlastníte maloobchodní prodejnu. Vy si najmete Fabulous Flooring, dodavatele podlahových krytin, abyste vytrhli staré linoleové podlahy ve svém obchodě a nahradili ho novým. Načtete požadovaný výsledek (nová podlaha) a Fabulous dělá práci. Báječný supervizor dohlíží na pracovníky na podlahách. Vedoucí stanovuje pracovní plány a diktuje, jak zaměstnanci vykonávají svou práci. Pokud je během instalace nové podlahy zraněn báječný zaměstnanec, Fabulous (nikoli vaše firma) by měl být odpovědný pracovníkovi.

Existují určité situace, kdy by společnost mohla být odpovědná za úrazy zaměstnancům nezávislého dodavatele. Tudíž byste měli trvat na tom, že veškerý nezávislý dodavatel, který jste si najmete, poskytne důkaz o tom, že nakoupil zaměstnanecké pojištění.