Seznam osobních asistentů a příklady

Osobní asistentky jsou podobné asistentům nebo pomocným pracovníkům v kanceláři, protože všichni vykonávají rutinní administrativní úkoly, takže někdo jiný nemusí. Povinnosti mohou zahrnovat screening nebo telefonní hovory, dopisy a e-maily, správu plánů a poznámky na schůzích.

Rozdíl spočívá v tom, že osobní asistenti pomáhají pouze jedné osobě a mohou také pomáhat při osobních úkolech, jako je nákup nebo plánování společenských závazků.

Někteří lidé delegují projektovou práci na své asistenty nebo mají jejich asistenty v jejich nepřítomnosti.

Požadavky na zaměstnání pro osobní asistenty

Zatímco neexistuje stanovený minimální požadavek na osobní asistenty, pokud jde o vzdělání, pomůže jim to zázemí v podnikání nebo v administrativní práci. V některých případech může být důležitý i druhý nebo třetí jazyk. Obecně platí, že dovednosti, které máte, jsou důležitější než vaše vzdělání. Diskuse o některých z těchto potřebných dovedností vám může pomoci rozhodnout, zda je tento typ práce pro vás.

Zde je seznam osobních asistenčních dovedností pro životopisy, průvodní dopisy, žádosti o zaměstnání a rozhovory. Požadované dovednosti se budou lišit v závislosti na práci, o kterou se ucházíte, a proto také seznamte se se seznamem dovedností uvedených na pracovišti a typu dovednosti. Podívejte se na tento seznam a zjistěte, zda jste tyto dovednosti použili na předchozí zaměstnání nebo jste je získali prostřednictvím školení.

Udělejte si poznámky o tom, kdy a jak jste tyto dovednosti využili nebo vyvinuli.

Přidejte je do svého životopisu a motivačního listu, nebo se ujistěte, že jste vyplnili žádosti o zaměstnání. Lidé, kteří zobrazují aplikace, budou často hledat klíčové dovednosti. Vyrovnejte své dovednosti s těmi, které jsou zveřejňovány podle potřeby pro danou práci. Pak se ujistěte, že jsou uvedeny v průvodním dopisu a jsou uvedeny ve vašem životopisu.

Měli byste také rozvíjet odpovědi na rozhovory o tom, jak jste použili své dovednosti na předchozích pozicích. Uveďte příklad toho, jak jste vyřešili problém na pracovišti pomocí jedné nebo více z těchto dovedností. Ukažte, jak pomocí vašich dovedností přispělo k úspěchu projektu.

Příklady dovedností osobního asistenta

Tento seznam není vyčerpávající, ale obsahuje některé z nejdůležitějších a nejžádanějších dovedností pro osobní asistenty.

Organizace a řízení času
Jako osobní asistent bude velkou částí vaší práce udržet někoho jiného organizovaně a podle plánu. Musíte být proto dobře organizováni sami. Naštěstí se organizace může naučit. Existují specifické techniky, které můžete přijmout, aby vaše využívání času bylo efektivnější a aby jinak udržovaly váš život a život vašeho manažera v pořádku.

Písemná a ústní komunikace
Budete muset porozumět a postupovat podle pokynů a budete muset přenášet informace jasně a upřímně.V závislosti na vašich pozicích budete možná muset přivítat klienty, odpovědět na korespondenci nebo vytvářet zprávy a prezentace. Všechny tyto úkoly vyžadují špičkové komunikační schopnosti včetně mluvení a psaní, poslechu a čtení.

Přesnost a pozornost k detailu
Pozornost k detailu je kritickou součástí jak organizovaného, ​​tak dobře komunikujícího.

Neurčitost nebo nepřesnost nejlépe vytvářejí neúčinnost a mohou také způsobit vážné chyby nebo odcizit kolegy vašeho manažera.

Znalost relevantního softwaru
Který software, který budete muset zpracovat, se může lišit, ale bude pravděpodobně zahrnovat zpracování textu, tabulky, databáze, kalendáře, publikování na počítači a PowerPoint nebo něco podobného. Být schopen poskytnout alespoň minimální technickou podporu je plus. Možná budete muset vyhodnotit několik různých programů a aplikací, abyste si sami vybrali, která poskytuje nejlepší nástroje pro dosažení cílů vašeho manažera. Vždy je vaší úlohou usnadnit a zjednodušit práci vašeho manažera a to může vyžadovat spoustu problémů při řešení problémů v zákulisí.

Takt a diskrétnost
Jako osobní asistent budete často vystaveni citlivému materiálu, od obchodního tajemství až po vysoce osobní informace, které budete potřebovat k zachování důvěrnosti.

Související schopnost je takt, schopnost reagovat jemně nebo vůbec na informace, které by ostatní lidé mohli najít obtížné nebo trapné. Jinými slovy musíte být bezpečným člověkem, aby byl váš manažer zranitelný. Koneckonců, jen vy budete vědět, kolik pomoci opravdu potřebují.

Seznam dovedností osobních asistentů

Administrativní dovednosti

Tyto dovednosti jsou často součástí popisu práce osobního asistenta nebo dovedností s přidanou hodnotou. Váš zaměstnavatel může potřebovat někoho, kdo pro ni může vykonávat tyto úkoly.

• Správní
• Schůzky
• Korespondence
• Odpovědi
• Události
• Plánování událostí
• Filing
• Implementační postupy
• > Řízení projektů
• Výzkum
• Plánování
• Užívání diktátu
• Přijímání zpráv
• Užívání poznámek
• aspekty komunikace jsou pro tuto práci důležité. Buďte připraveni ukázat své zkušenosti nebo školení.
• Odpovědět na telefon
• Komunikace
• Email
• Pozdravující návštěvníci

Dotazy při manipulaci

Finanční dovednosti

• Máte zkušenosti nebo školení pro tyto úkoly?
• Účetnictví
• Rozpočet
• Nákup
• Sourcing
• Nakupování
• Technologické dovednosti
• Ste schopni používat různé platformy a zařízení a provádět základní odstraňování problémů?
• Počítač (PC, Mac, Tablet)
• Správa databáze

Microsoft Office

Příprava prezentace

• Zprávy
• Spracování textu
• tvoje osobnost.Ukažte, jak jste je používali a vyvíjeli.
• Důvěrnost
• Diplomatické

Diskrétnost

Flexibilita

• Interpersonální
• Multitasking
• Týmový hráč
• Řízení času
• Nezávisle pracovat
• Pokud jste nevyužili tyto dovednosti v předchozím zaměstnání, podívejte se, jak jste je rozvinuli na dobrovolné nebo neplacené zaměstnání nebo je použili ve svém osobním životě. Používáte tyto dovednosti jako součást společenství pro víru nebo pro studentský projekt ve škole? Vyvinuli jste dovednosti jako součást sportovního týmu nebo individuálního sportu? Tato zkušenost může být také cenná a může být lepší kandidát na tuto pozici.

Související dovednosti:

Správce Office | Administrativní / sekretářské dovednosti Počítačové dovednosti Dovednosti pro zákaznické služby Recepční dovednosti

• Související články:
• Soft vs. Hard Skills Jak zahrnout klíčová slova do vašeho životopisu Pokračujte v seznamech dovedností Špičkové dovednosti, které zaměstnavatelé hledají u uchazečů o zaměstnání