Uvědomte si, co se má stát ve vašem Event Planneru

Většina odborníků na plánování událostí - ať už se jedná o plánovače svateb, plánovačů konference, plánovačů party nebo odborných firemních událostí - ví, že smlouvy o plánování událostí jsou kritickým prvkem pro úspěšné podnikání v oblasti plánování událostí. A ačkoli slovo "kontrakt" může v dnešní litigiózní společnosti přinést negativní konotace, mít právní smlouva jednoduše donuti obě zúčastněné strany písemně souhlasit se sadou smluvních podmínek.

Cílem smlouvy o plánování událostí je ochrana obou zúčastněných stran.

Pokud jste někdy se setkali s někým a mysleli jste, že jste oba rozuměli, jen abyste později zjistili, že jste oba odešli s velmi odlišným smyslem toho, o čem se diskutovalo a jakýchkoli dalších krocích, pak jste zažili svět špatné komunikace. Stává se to všem ve všech oblastech života, v osobních i profesních vztazích.

Za určitých okolností mohou být důsledky malé, jako například nedokázat si večeřet na cestě domů z práce, protože vaše chápání bylo, že váš partner to zakrýval. V jiných situacích - zejména v podnikání - mohou být důsledky škodlivé a nákladné. Po uzavření smlouvy o plánování událostí zajistíte, že vy i váš klient jasně porozumíte práci, která bude dokončena, a další nezbytné aspekty společného podnikání.

Při vývoji smlouvy o plánování událostí nezapomeňte zahrnout tyto pět položek.

Jasně určete služby plánování událostí, které budou poskytnuty

Jako plánovač událostí může být seznam služeb plánování událostí, které budete poskytovat, vypadat jako nejviditelnější položka, která se má zahrnout do smlouvy o plánování událostí.

A v některých ohledech to je. Podrobné upřesnění, které služby poskytnete, je však důležité, protože vaše práce bude omezena pouze na poskytování služeb uvedených v tomto seznamu.

Plánovač událostí provádí širokou škálu služeb a poskytované služby se mohou v jednotlivých událostech lišit. Jeden plánovač událostí může poskytnout květinové uspořádání, jiný nemusí. Někteří plánovači událostí mohou pomoci při výběru místa a jiní zpracovávají dopravní potřeby pro hosty. Žádní plánovači událostí nejsou přesně stejní. Proto žádná dvě smlouvy o plánování událostí nejsou úplně stejné.

Zatímco vaše služby plánování událostí budou omezeny na položky uvedené v tomto seznamu, je důležité také uvést služby, které nebudou poskytnuty. Proč? Pomáhá vám, abyste tyto úkoly uvedli v smlouvě o plánování událostí, aby váš klient jasně věděl, že se jedná o služby, které nebudete provádět.

Je také užitečné mít to písemně a dohodli jste se jako součást vaší smlouvy tak, aby v průběhu plánování této události, pokud by váš klient požadoval, abyste zvládli tyto povinnosti, máte smlouvu, zdvořile odmítnete vykonávat tyto úkoly.Použijte široký jazyk, abyste se ochránili před výkonem něčeho, co je mimo oblast dohodnutých služeb plánování událostí.

Harmonogram plateb

Všechny smlouvy o plánování událostí by měly obsahovat platební podmínky a specifika týkající se platebního plánu. Začněte s datem splatnosti počátečního uložení a jasně sdělte, že při plánování této události nebude zahájena žádná práce, dokud nebude obdržena záloha. Pokud byl vybrán datum události, uveďte datum, od kterého má být vklad obdržen, aby bylo možné doručit služby pro konkrétní vybraný den. Uveďte plán plateb a podrobnosti týkající se budoucích plateb, a to buď stanovením stanoveného kalendářního data pro každou platbu nebo vázáním každé platby na mezník v procesu plánování událostí. Stanovte plán platby, který nejlépe vyhovuje vaší firmě a vašemu peněžnímu toku. Zahrňte veškeré daně a poplatky.

Podmínky zrušení události

Co se stane, jestliže - kdykoliv v procesu plánování událostí - váš klient zruší událost?

Nenechte tento výsledek náhodě! Vaše smlouva o plánování událostí by měla obsahovat podmínky pro zrušení události. To je důležitá část smlouvy, která ochrání vaši firmu i očekávaný příjem z této události.

Uveďte, že počáteční vklad a všechny platby provedené až do místa zrušení jsou nevratné. Tím zajistíte, že za již dokončenou práci budete zaplatili. To je důležité při plánování událostí, protože většina práce je dokončena před vlastní událostí samotnou.

Zvažte zahrnutí klauzule o tom, že klienti jsou zodpovědní za platbu všech poskytnutých služeb až do okamžiku přijetí písemného oznámení o zrušení události. To je obzvláště užitečné, pokud je váš platební plán strukturován způsobem, který umožňuje práci mezi běžnými platbami.

Klauzule o ukončení

Co když hurikán dorazí právě včas, aby udělal spoušť ve vaší jinak dobře plánované události? Okolnosti, které jsou mimo vaši kontrolu - například extrémní počasí nebo přerušení práce - které způsobí, že kterákoli strana není schopna splnit podmínky smlouvy o plánování události, jsou chráněny doložkou o ukončení platnosti, známou také jako zásah vyšší moci. Začleněním doložky o ukončení platnosti je jedna nebo obě strany osvobozeny od odpovědnosti za těchto okolností. Ujistěte se, že jste zadali termíny a časový rámec pro ukončení, jako například upozornění na důvody zrušení.

Klauzule o odškodnění

Většina smluv obsahuje doložku o odškodnění. Jen proto, že jsou běžné, neměli byste podceňovat jejich význam. Zahrnutí a rozsah doložky o odškodnění může významně ovlivnit vaše podnikání. V zásadě doložka o odškodnění poskytuje ochranu, pokud váš klient udělá něco, co by vám způsobilo škodu nebo by vedlo k tomu, že třetí strana vás žádá o náhradu škody.

Zjednodušeně to znamená, že váš klient nemůže být odpovědný za ztráty, škody, závazky nebo výdaje, které jsou důsledkem jejich nedbalosti.A co je nejdůležitější, při přípravě smlouvy o plánování událostí nepodepisujte nic, dokud nebudete s podmínkami zcela spokojeni.