Hlavní složky komunikace na pracovišti

Komunikace sdílí informace mezi dvěma nebo více jednotlivci, což je akt přenosu informací. Komunikace má tolik komponent a efektivní komunikace na pracovišti je samozřejmost.

Efektivní komunikace vyžaduje, aby všechny komponenty komunikace dokonale spolupracovaly na "sdíleném smyslu", což je moje oblíbená definice komunikace. Při dotazování a zodpovězení otázek je obzvláště důležité.

Komponenty v komunikaci

Existuje pět komponent pro jakoukoli komunikaci a šestý, což je celkové prostředí pracoviště, ve kterém probíhá komunikace. Komponenty komunikace jsou:

• Osoba, která zprávu odesílá. Odesílatel musí předat zprávu jasně a dostatečně podrobně, aby přijímač sdílel smysl s odesílatelem.
• Kontext zprávy. Kontext je, jak je zpráva doručena odesílateli zprávy. Kontext zahrnuje neverbální komunikaci, jako jsou gesta, jazyk těla, výrazy obličeje a prvky jako tón hlasu. Většina kontextu pro zprávu je k dispozici pouze tehdy, když přijímač může vidět a slyšet odesílatele zprávy. Smajlíky e-mailů a IM jsou například špatnou náhradou, neboť odesílatel je formuluje bez příjmu z přijímače.
  Dalším kontextem jsou emoce, které se účastní komunikačního kruhu. Je odesílatel rozzlobený? Je přijímač lhostejný k obsahu komunikace nebo pohrdání odesílatele? Normální lidské emoce ovlivňují, zda je zpráva úspěšně sdílena.

• Osoba, která přijala zprávu. Přijímač musí pečlivě a pozorně naslouchat, klást otázky pro jasnost a parafrázovat, aby zjistil, že přijímač sdílí smysl s odesílatelem. Pokud příjemce důvěřuje odesílateli, zvyšuje se pravděpodobnost efektivní komunikace.
• Způsob doručení, který zvolíte. Metoda doručování by měla být vybrána na základě média nejúčinnějšího pro vysvětlení významu zprávy. Vzhledem k tomu, že komunikační metody jsou od rozjezdu počítačů a mobilních zařízení natolik rozmanité, rozhodování o způsobu doručení se stalo složitějším. Metoda doručování musí vyhovovat komunikačním potřebám odesílatele i přijímače.
  Komunikační metody zahrnují slovní komunikaci, rychlé zprávy (IM), e-maily, dopisy, znaky, plakáty, videa, screenshoty, telefony, poznámky, formuláře, písemné dokumenty a další. Tyto metody se budou i nadále rozšiřovat a očekávání zaměstnanců o okamžité komunikaci o všem, co souvisí s jejich prací, budou i nadále růst.
  Komunikace v osobním vlastnictví se zvýšila, zejména pokud jde o organizační informace, které by mohly vyžadovat změnu, poskytnout uznání zaměstnancům nebo umožnit otázky na místě.Osobní komunikace je také výhodná, protože zaměstnanci mají přístup k komponentě, kontextu.

• Obsah zprávy. Obsah zprávy by měl být jasný a prezentován a popsán dostatečně podrobně, aby získal porozumění od přijímače. Pokud obsah zprávy rezonuje a připojí se na určité úrovni s již existujícím přesvědčením přijímače, je to nejefektivnější.

Jak kladení dobrých otázek zlepšuje komunikaci

James O. Pyle a Maryann Karinch přidávají následující, aby pomohly efektivní komunikaci.

Od lidských zdrojů až po zákaznické služby špatné otázky znečišťují téměř každé pracoviště. Špatné otázky často vyvolávají neúplné nebo zavádějící odpovědi a mohou podkopat vztah. Na druhou stranu dobré otázky jsou cenným nástrojem efektivity, kompetence a budování vztahů.

Existuje šest typů dobrých otázek: přímý, kontrolní, opakovaný, trvalý, souhrnný a nepodstatný. Stručně je popište:

• Přímo: Vystavujete jednoduchou otázku se základním polem.
• Ovládání: Již jste se na to zeptali. Je to způsob, jak zjistit, zda osoba leží, neinformovaná a / nebo nevěnovala pozornost.
• Opakovat: Opíráte dvě různé otázky, které jsou po stejných informacích.
• Trvalé: Stejnou otázku můžete klást různými způsoby, jak prozkoumat všechny aspekty požadovaných informací.
• Shrnutí: Zeptáte se na otázku, která má umožnit zdroji příležitost vrátit odpověď.
• Netýká se: Netýká se předmětu, o němž chcete vědět, ale je to jedna osoba, o které pravděpodobně nebude lhát; slouží účelu vidět, co pravda "vypadá" a dostat osobu, která se vám otevře. Může se také spojit s kontextem výzvové výměny.

Podrobnosti o 6 typech dobrých otázek

Přímý

Přímé otázky jsou nejlepší: Jedno výslechy, jedno sloveso a jedno podstatné jméno nebo zájmeno.

• Kdo jste?
• Co se stalo na večírku?
• Kdy jste přišel do kanceláře?
• Kde jsou klíče od auta?
• Proč jste zasedání brzy opustili?
• Kolik jste zaplatili za tento iPad?

Ovládání

Kdy říkáte: "Záměrně se neptám na přímou otázku? "Když zkontrolujete pravdivost nebo přesnost odpovědi, použijete kontrolní otázku a hledáte konzistenci.

Kontrolní otázky jsou záměrné otázky, o kterých znáte odpověď, takže se nejedná o zjišťování informací. Jedná se o objev chování, vzory řeči a úroveň pravdivosti nebo přesnosti. Možná je to něco, o čem jste předtím hovořili s touto osobou.

Pokud víte, že někdo ve vašem týmu lidských zdrojů odcizil zaměstnance, protože zaměstnanec poslal e-mail, aby si stěžoval na osobu, můžete se zeptat na kontrolní otázku, jako je "Jak to šlo v přehledu výkonů s Pamelou dnes? "Už máte informace; stačí zjistit, jak vaše HR odpovídá na otázku.

Opakovat

Chcete přijít na stejné informace dvěma různými způsoby. Například pokud jste se zeptali: "Kolik lidí je na prodejních silách? "Osoba, se kterou mluvíte, může reagovat:" V terénu je 22. "Později, když s ním mluvíte o něčem jiném - oblasti, kde má společnost oporu - například se můžete zeptat:" Kolik prodejních regionů máte? "

Mohl by reagovat," 22 ", což je způsob, jak potvrdit počet zaměstnanců na prodejních silách. Není to absolutní test, ale dává hodnotu a důvěru tomu, co řekl předtím. Jedná se o dvě různé otázky, které křížově kontrolují poskytnuté informace.

Při použití opakovaných otázek můžete také odhalit nesrovnalosti. Pokud váš zdroj v tomto příkladu odpovídá, že existuje 28 prodejních regionů, budete chtít nějaké objasnění. Možná je to naprosto správný důvod - prodejní síla má obvykle 28, ale v poslední době je tolik obratu, že je šest krátkých - ale odpověď vyvolává pochybnosti o tom, že existuje nesoulad mezi číslem personálu a počtu prodejních území. Tento nesoulad musí vést k dalšímu dotazování k vyřešení problému.

Trvalá

V každé výměně, ve které může být kladena více odpovědí, použijte trvalé dotazování, abyste získali úplnou odpověď. Stejně jako opakované otázky jsou užitečné i přetrvávající otázky, pokud máte podezření, že osoba není pravdivá.

"Kam jste šli na dovolenou do Kalifornie? "Může vyvolat odpověď," Disneyland. "I když je možné, že Disneyland je jediné místo, je logické sledovat tuto otázku s tím," Kde jinde? "

Obcházení této opakované otázky a přímá otázka ohledně Disneylandu znamená, že vám chybí příležitost získat úplný obrázek o cestě vašeho přítele v Kalifornii, pokud se tyto informace nepovedou k nějakému jinému úniku.

Shrnutí

Souhrnné otázky se netýkají určení věrohodnosti, stejně jako to, že se živí zpět zdroji, o čem ona řekla, takže má příležitost přemýšlet: "Řekl jsem vlastně, co jsem chtěl říct? "

Prodáváte vozy všeho druhu, od dvoupatrových hatchbacků až po luxusní modely. Do showroomu přijede mladý pár a požádá o testování jednoho z luxusních modelů.

"Co budete používat většinu času? "Ptáte se.

"Přejíždění sem a tam do práce. Pracujeme ve stejné budově, "říká.

"Co jiného budete používat auto? "

" Výlety o víkendech vidět mé rodiče. Věci jako tohle. "Odmlčí se a dodává:" Žijí sto kilometrů daleko. "

" Proč si myslíte, že luxusní auto je nejlepší volbou? "

Vyměňují pohled. Říká: "Máme to lepší než ostatní. "

" Jaká je vaše oblíbená barva, "ptáte se a dívejte se přímo na ni.

"Červená. "

" Takže nechte mě vidět, jestli to mám v pořádku. Slyšel jsem, že chcete v červené, plné velikosti automobilu v luxusní třídě.Jak dobře tento popis odpovídá tomu, co chcete? "(V tomto případě jste vložili souhrnnou otázku s příslušnými informacemi.)

Vyměňují si jiný pohled. Řekl: "Myslíme si, že by mohla být lepší tlumená barva. "

" A co luxusní model si myslíte, že je to pro vás nejlepší? "(Opět je to způsob, jak shrnout a ověřit to, co jste slyšeli. Chcete zjistit, zda jsou jen tak zamilovaní vzhledu drahého auta, že nechtějí zvážit nic jiného, ​​nebo jestliže první odpověď zakrývala skutečnou skutečnost.)

"Můj otec říká, že to je nejbezpečnější auto na silnici. "

Odpověď na souhrnnou otázku vám říká, že se to ve skutečnosti může líbit, ale ne kvůli tomu, jak vypadá. Četl jste mezi řádky. Právě začínají společně v jejich životě. Její táta je pravděpodobně poslal do obchodního zastoupení, aby si koupil "nejbezpečnější auto na cestě", které mu pomůže koupit. Rozhodnete se, že budete pokračovat v prodeji, protože věděte, že předplatné a žádost o úvěr vám pravděpodobně poskytnou zbytek příběhu.

Někteří lidé nemusí být spokojeni s žádostí o souhrnnou otázku, jako jsou ty, které jsou zapracovány v tomto obchodním setkání, protože nechtějí vypadat jednoduše nebo nepozorně. Pokud se na otázku zeptáte přesně stejným způsobem, jako jste ji poprvé požádali, mohli by mít platný závěr.

Také nechcete klást stejnou otázku dvakrát za sebou, i když změníte frázi. Tím, že položíte nějakou vzdálenost mezi první otázkou a druhou, a lehce přeformulujete otázku, prostě narazíte jako na někoho, kdo skutečně zajímá, co má druhá osoba říci.

Neexistující

Mohli byste zjistit, že osoba, která zodpovídá vaše otázky, se zdá vystrašená; nerelevantní otázka by mohla zmírnit napětí. Nebo možná budete potřebovat čas na to, abyste si mysleli nebo se odkazovali na své poznámky, takže použijte otázku jen proto, abyste si koupili malý prostor a čas.

Při dotazování na špatné otázky, jako například: "Jaký projekt jste v minulosti podnikl, který selhal? "A" Jak jste se pokusili tento problém vyřešit? "Můžete snadno udělat kandidáta na práci, jako by byl uprostřed dotazování na bojišti.

Kandidát by mohl říci: "Snažil jsem se řešit tento problém tím, že jsem odbočil na oddělení kolem společného cíle - tak, jak mám svůj malý ligový tým, aby se soustředil na to, že udeří míč. "

Můžete dát kandidáta přestávku tím, že se zeptáte:" Jak dlouho jste trénovali malou ligu? "Než se vrátíš k diskusi o jeho zákroku a jak se ho pokoušel opravit.

Konečně jsou zde dva způsoby, jak zničit otázky, které začínají se všemi potřebnými komponenty a nakonec neklesají dobré .

1. Přidání příliš mnoho kvalifikátorů nebo jiných slov a frází, které oddělují od otázky. Například: "Co jste za snídani u večeře, kde jsou vinylové pulty stoličky popraskané a pokryté potrubím? "
2. Nečekal na odpověď také obyčejný.Zeptáte se: "Jaké je vaše oblíbené jídlo? "Osoba si myslí okamžik, spíše než okamžitě reagovat. Zatlouknete, "Pečené hovězí maso? " Ticho je efektivní dotazovací nástroj.

   Neztrácejte objev, informace, vodiče v důsledku otevření ústa, když potřebujete otevřít uši. Zapamatujte si pravidlo "dvě uši, jedno ústa", abyste co nejlépe využili výslechu.

   Životní prostředí a komunikace

   Výše ​​uvedené složky komunikace podporují společný význam, když společně pracují, aby účinně doručili zprávu. Pracovní prostředí, ve kterém se tyto součásti odehrávají, ovlivňuje komunikaci i to, zda je komunikace přijímána.

   Když se zeptáte na platné otázky, stavíte si vztah a inspirujte důvěru. Otázky tvoří další část nadace pro komunikaci na pracovišti, která sdílí význam

   V pracovním prostředí, které zdůrazňuje otevřenou komunikaci, zapojení zaměstnanců a společné cíle, komunikace častější a efektivnější. Ale očekávání pro významnou komunikaci nastavuje tyč na těch nejlepších pracovištích. Takže i ve vysokém morálním prostředí, zaměřeném na zaměstnance, zaměstnanci si stěžují, že nevědí, co se děje.

   Vzhledem ke všem komponentám a celkovému prostředí jednotlivých pracovišť zůstává komunikace náročná. Starodávné otázky o tom, kdo potřebuje vědět, co a kdy potřebují znát, nikdy plně neodpovídá na spokojenost někoho.

   Stížnosti zaměstnanců na příliš mnoho informací, nedostatek informací a dokonce i přetížení informací budou nadále rezonovat na pracovištích. Nebudete nikdy vyléčit problém komunikace, ale s odhodláním a přemýšlivostí můžete zvýšit efektivitu vaší interpersonální komunikace a komunikace na pracovišti.

   Více informací o efektivní komunikaci na pracovišti

   • Získejte zpětnou vazbu s milostí a důstojností
   • Jak rozvíjet emoční inteligenci
   • Jak udržet obtížnou konverzaci
   • Zpětná vazba