Seznámíte se s úlohami a povinnostmi vedoucího setkání

Vedoucí schůze je zaměstnanec, který je zodpovědný za plánování, organizaci, správu detailů a pozvání účastníků na schůzku. Jedná se o zaměstnance, který odpovídá za průběh vlastního zasedání. Působí před, během a po schůzce, aby zajistily, že schůzka dosáhne svých cílů úspěšně.

Kdo vede schůzku?

Vedoucí setkání je klíčem k úspěšnému setkání a týmům.

Zásadní význam má zaměstnanec, který slouží jako vedoucí schůzky. Na některých schůzkách je vedoucím vedoucím oddělení, vedoucím týmu nebo osobou pověřenou vrcholovým vedením, která vedla iniciativu. Tito zaměstnanci byli vybráni k jejich vedoucí úloze kvůli jejich vnímán dovednosti jako manažer nebo vůdce.

Jinak se zaměstnanec může přirozeně stát vůdcem. Tito vůdci jsou zaměstnanci, kterým ostatní zaměstnanci vzhlížejí a respektují. Při jiných příležitostech se tým může rozhodnout, že roli vůdčího rotu bude střídat mezi všemi členy. To umožňuje všem členům týmu pokračovat v rozvíjení svých dovedností jako vedoucích setkání a při vytváření úspěšných setkání obecně.

Povinnosti vedoucího setkání

Následují klíčové povinnosti vedoucího setkání.

• Určuje cíl, úkol nebo účel, který je třeba splnit. Toto je často úkol nebo část popisu práce vedoucího.
• Rozhoduje, zda je schůzka nejlepší možnou metodou pro dosažení cíle nebo cíle nebo dosažení požadovaného výsledku. Odpovězte na otázku, je schůze zapotřebí?
• Určuje, kdo potřebuje naplánovat schůzku.
• S týmem nebo jako vůdce rozhoduje o programu schůzky. (Při probíhajících schůzkách se tento úkol provádí na konci aktuální schůzky.)
• Nejčastěji určuje datum, čas a místo použití sdíleného kalendáře.
• Sjednocuje setkání s předsudky, jako je čtení, finanční informace, historie, související zápisy z jednání týmu atd.
• Pozve účastníky a rozděluje úkoly a přípravné práce umožňující co nejvíce času, takže účastníci jsou připraveni na schůzku.
• Zajišťuje, aby schůzka měla záznamník nebo miniaturu, aby zdokumentoval řízení a veškeré závazky, akční body nebo rozhodnutí. Určí časoměřič, je-li to nezbytné pro řádné vedení schůzky.
• Může použít ledoborec k zahřátí účastníků a vytvořit prostředí, ve kterém účastníci setkání pohodlně komunikují navzájem a vyměňují si nápady a informace.
• Přijde brzy a vede schůzku tak, že ji udrží na úkolu, na trati a zapojuje všechny účastníky, takže každý má pocit, že jejich přítomnost byla na schůzi zásadní.Tím je zajištěna jejich účast na příštím zasedání
• Koření se na schůzi společnosti tak, aby se účastníci necítili nudní a nudí. Ať už používáte ledoborce, humor nebo zábavné příklady, žádné setkání by nemělo skončit bez smíchu.
• Zajišťuje přidělování a manipulaci s dalšími kroky a akcemi.
• Vypracuje schůzku a plánuje program příští schůzky.
• Pokračujte s účastníky mezi schůzkami, abyste se ujistili, že položky akce jsou na správné cestě a nabídnout pomoc a / nebo zdroje, pokud dobrovolník narazí na problémy.

Další role vedoucích pracovníků

Vedoucí schůze přebírá tyto povinnosti, ale má také roli v oblasti komunikace, výkaznictví a výkonnosti spoluhráče.

Každý člen týmu nebo schůzka, která je mezioborová, má povinnost informovat své oddělení nebo funkci o činnostech a průběhu schůze nebo probíhajícího týmu. Jsou také odpovědni za hledání příspěvků od spolupracovníků, kteří nejsou v týmu nebo na setkání. Ne každý zaměstnanec se může zúčastnit každého setkání.

Vedoucí má další zodpovědnost za to, aby vedoucí pracovníci byli zapojeni a informováni prostřednictvím efektivní komunikace a zpětné vazby.

Vlastnictví budov od zaměstnanců mimo tým nebo zasedání, zejména organizačních vedoucích, zajišťuje, že tým nebo setkání jsou úspěšní při vývoji, implementaci a integraci svých řešení nebo nápadů.

Pokud účastník schůzky na schůzce neúčinně vystupuje, je odpovědný vedoucím k tomu, aby napravil chování prostřednictvím efektivních technik vedení setkání během setkání a účinného koučování mimo schůzku. Účastník schůzky, který monopolizuje schůzku se svými názory nebo kritizuje ostatní členy za své, musí být opraven předtím, než jednotlivec sabotuje úspěch schůzky.

Tyto akce jsou nezbytné, dokud účastníci setkání nedosáhnou úrovně pohodlí a zralosti, která jim umožní pomáhat vůdci tím, že se sami sebe ozývají, protože neúčinné události se rozvinou a dysfunkční členové přerušují pokrok.

Účinný vedoucí zasedání nezaručuje, že projekt nebo tým úspěšně vystupuje, ale je to klíčový faktor, který přispívá k úspěchu projektů, oddělení, setkání nebo týmů.

Minuty zasedání jsou účinným přispěvatelem k úspěšným schůzkám, pokud jsou zápisy řádně psány a distribuovány včas.