Jak psát profesionální e-mail

Již mnoho let lidé předpovídají demisi e-mailu. Zatímco je to pravda, používáme jiné formy komunikace, jako je textové a sociální média, abychom "mluvili" s našimi přáteli nebo posílali rychlé zprávy našim kolegům, stále používáme e-mail, zejména pro komunikaci na pracovišti. Je to také hlavní prostředek kontaktu, když se ucházíte o práci. Je stejně důležité jako kdykoli vědět, jak napsat profesionální e-mail.

E-mail může být vaším počátečním kontaktem s někým, a proto je to vaše první příležitost udělat dojem. Buďte velmi opatrní při psaní zpráv. Než zasáhnete odeslání, odpovězte na tyto 7 otázek.

1. Je moja zpráva chyba zdarma?

Nejdůležitější věc, kterou můžete udělat před odesláním, je kontrola vašeho e-mailu o chybách. Nesprávné hláskování a špatná gramatika vám způsobí, že vypadáte nedbale. To je v rozporu s dojmem, který se snažíte udělat, zejména pokud se ucházíte o práci.

Proofread dokud si nejste jisti, že jste chytil všechny pravopisné a gramatické chyby, stejně jako typos. Gramaticky. com má k dispozici zdarma nástroje včetně rozšíření prohlížeče Chrome, které vám mohou pomoci s tímto.

2. Co říká můj e-mail o mně?

Vaše pracovní e-mailová adresa - což mimochodem byste nikdy neměli používat pro hledání zaměstnání - pravděpodobně je velmi jednoduché. S největší pravděpodobností to je nějaká varianta vašeho jména.

Možná jste si vybrali adresu, která by byla méně podobná podnikání, která se používá pro osobní e-mail. Adresa, která je sugestivní, dětinská nebo roztomilá, je v pořádku, pokud ji používáte pouze k odeslání zpráv svým přátelům a rodině, ale pokud potřebujete napsat profesionální e-mail, zaregistrujte se na nový účet, který vyjadřuje profesionalitu.

Nastavte e-mailovou adresu, která používá vaše skutečné jméno. Zkuste své jméno a příjmení; vaše křestní jméno, střední počáteční a příjmení; nebo nějakou kombinaci těchto. Nikdy neposílejte profesionální e-mail z chickybabe @ mymail. com.

3. Jsou jméno a e-mailová adresa v poli "Komu" správná?

Když začnete psát jméno příjemce do pole "Komu", většina poštovních klientů vyplní zbytek jména jedním z vašich kontaktů. Můžete snadno skončit s nesprávným jménem v tomto oboru, takže se ujistěte, že věnujte pozornost tomuto.

Představte si, jaké problémy by mohly vzniknout, pokud byste omylem odeslali e-mail nesprávnému příjemci. Řekněme, že hledáte práci, zatímco jste stále zaměstnán. Zaměstnavatel v budoucím zaměstnavateli může mít jméno, které začíná stejným dopisem jako vaše současné jméno šéfa. Jak by bylo trápné, kdybyste poslali svého šéfa zprávu určenou tomuto manažerovi? Nejen, že se chcete ujistit, že vaše zpráva dosáhne zamýšleného cíle, ale také chcete být jisti, že nedosáhne neúmyslného cíle.

4. Používám správný název, který se adresuje příjemci?

Jste-li již na základě jména s osobou, kterou posíláte e-mailem, je to v pořádku.

Pokud jste však poprvé komunikovali s někým, nebo si nejste jisti, jakým způsobem raději řešíte, je lepší použít formální titul jako pan, paní, paní nebo dr. příjmení příjemce.

Vždy se mýlíte opatrně. Nemůže to bolet, abych byl formální. Chcete-li naznačit, že někdo, s kým již máte založený vztah, raději řekněte, podívejte se na předchozí zprávy a zjistěte, jak jsou podepsány. To vám pomůže rozhodnout se, co máte dělat.

5. Má můj tón mé mé zprávy dobře?

Jak říká: "Není to to, co říkáte, ale jak to říkáte." Když mluvíte s někým, kdo se tváří v tvář, můžete se spolehnout na intonaci, jazyk těla a výraz tváře, abyste pomohli dodat svému slovu další význam.

Když se snažíte psát stejnou zprávu písemně, je zde více prostoru pro nedorozumění, protože čtenář nemůže vidět vaši tvář, číst jazyk těla nebo slyšet váš hlas.

Ujistěte se, že vaše zpráva je zdvořilá a příjemná a že váš zamýšlený význam je jasný.

6. Je mé hlášení jednoduché, ale ne kryptické?

Udržování zpráv krátkých a sladkých usnadní jejich pochopení. Zároveň byste neměli vynechat nic důležitého. Nechcete přinutit příjemce vašeho e-mailu odhadnout, co se snažíte říct. Vaše zpráva by měla být co nejpřesnější, ale měla by obsahovat všechny potřebné informace.

7. Zahrnuli jsem nevyžádané přílohy?

Mnoho lidí odmítá otevřít přílohy e-mailů, které neočekávají. Mají pravdu, aby se tomu nedařilo. Počítačové viry jsou často přenášeny v těchto přílohách. Pokud chcete někomu odeslat soubor, například svůj životopis, požádejte nejprve svého příjemce o svolení. Pošlete ji jen tehdy, když říká, že je v pořádku.