Tipy pro plánování schůzky o malých podnicích

Dokonce i nejmenší obchodní schůzky vyžadují řádné plánování, které zajistí splnění všech potřeb a cílů všech zúčastněných. Aby bylo možné dosáhnout efektivnosti, je třeba postupovat podle pokynů, aby se zabránilo sklouzání detailů prasklinami. Níže jsou uvedeny 8 zásadních kroků, které je třeba dodržet při plánování dalšího malého setkání.

Vyberte svou téma a umístění

Tento krok představuje dvě proměnné, které vaše publikum bude chtít vědět dříve než cokoli jiného.

"Kde a proč" ze schůze okamžitě ovlivní, kdo bude pozván a zda se zúčastní nebo ne.

Místo, které si vyberete, ovlivní celkové schůzky a ovlivní další rozhodnutí člověka, které budete potřebovat při plánování události.

Identifikujte účastníky

Velkou část řízení zaměřené a produktivní schůzky je vyvarovat se rozptýlení a to znamená omezit pozvání nejlepších rozhodovacích činitelů. V podnikové kultuře existuje tendence zahrnout do komunikace všechny propojené strany, ale můžete zvýšit produkci tím, že eliminujete spolupracovníky, kteří by mohli zpomalit pokrok s nedůležitými diskusemi. Namísto pozvání účastníků bez hlasování povzbuzujte klíčové účastníky, aby se se svými podřízenými porozprávěli před příjezdem na schůzku.

Nabídka Tři data a časy

Buďte opatrní, jak se ptáte na dostupnost každého účastníka. Je snadné otevřít "Pandorovu krabici" problémů, pokud jde o naplánování vzájemně prospěšného data schůzky.

Jedním ze způsobů, jak se tomu vyhnout, je nabídnout několik dat a časů, a pak požádat každou osobu, která z nich nejlépe funguje. Máte-li štěstí, tak jeden z dat se bude shodovat s každým. Pokud tomu tak není, nebojte se požádat o odlehlé body, pokud mohou upravit svůj kalendář tak, aby vyhovoval většině.

Vytvořte itinerář

Je důležité mít plán, na který témata se bude diskutovat spolu s tím, kdo bude vést každý segment schůzky.

Plánovači možná budou muset požádat o radu vedoucích pracovníků, aby bylo možné přesně vytvořit trasu. Po dokončení prvního návrhu by měla být skupina předložena ke schválení.

Diskutujte o potřebách prezentace

Existuje spousta různých způsobů, jak prezentovat nápady skupině a každý plánovaný řečník bude mít své vlastní preference. Funkce PowerPoint, přístup k internetu a bílé desky jsou jen některé z komponent, které byste měli potřebovat. Buďte proaktivní při žádosti o tyto podrobnosti a postupujte, abyste je potvrdili několik dní před schůzem.

Plán stravování

Klíčem k objednávání jídla pro malé setkání je udržet menu funkční. Nechcete, aby stravování zasahovalo do jakéhokoli aspektu podnikání, a vyvarujte se příliš formálních jídel, pokud je to možné.Je-li požádán o sednutí, pak se pokuste rezervovat sousední místnost na jídlo, aby se účastníci mohli co nejdříve vrátit na schůzku.

Odeslat závěrečné podrobnosti

Přibližně sedm dní před událostí chcete poslat konečnou kopii itineráře a podrobnosti každému účastníkovi. To by mělo obsahovat vše, co bylo objednáno pro daný den. Zahrnuje také pokyny, informace o parkování, čísla pokojů a nouzové kontakty.

Pokud pracujete s manažery, zkopírujte také administrátora na e-mail.

Den setkání

Jako plánovač schůzek je vaší úlohou zajistit, aby událost byla úspěšně zahájena. Samozřejmě, že budete chtít přijít na místě včas, abyste si prohlédli pokoj a setkali se s cateringovými a A / V koordinátory. V závislosti na lokalitě byste mohli také chtít uložit značku, aby všichni našli cestu do místnosti.

A tam to máte - osm relativně jednoduchých kroků k plánování úspěšné malé schůzky.

Provedení každého kroku samozřejmě vyžaduje čas a úsilí z vaší strany, ale sdělování plánů účastníkům je polovina bitvy. Čím víc lidí ví, co od schůzky očekávají, tím lépe se připraví na podnikání.