Plánování událostí ve Společenství a potravinářských festivalů

Chuť Chicaga je jedním z největších potravinových festivalů ve Spojených státech. To nejprve začalo v roce 1980 jako nápad mezi několika majiteli restaurací v Chicagu a město pořádalo první festival jídla jako jednodenní akci s 36 prodejci potravin v tomto roce. Asi 275 000 lidí se objevilo na venkovní akci. Od té doby narůstá na více než 3,5 milionu návštěv více než 12 milionů dolarů.

Kancelář primátora zvláštních událostí v Chicagu a Illinois Restaurant Association pracují společně na plánování a realizaci tohoto výročního jídelního festivalu.

Plánování komunitního potravinového festivalu

Ať už se jedná o velký festival potravin, jako je Chuť Chicaga, nebo menší verze stejného, ​​plánování komunitních festivalů je významnou odpovědností místních správců a plánovačů městských událostí. Chuť Chicaga slouží jako velká případová studie pro jakoukoli komunitu, která zvažuje podobný program. Hlavními funkčními oblastmi každého komunitního festivalu jídel bude následující:

• Operace
• Prodejci potravin
• Programování
• Sponzorství
• Marketing / public relations
• Správa účetnictví

Za prvé, pojďme si pociťovat časovou osu a obecnou správu takové události pomocí skutečného plánování chuti v Chicagu.

Časový plán plánování festivalu potravin Společenství

Pro každého, kdo se poprvé přihlásí k tomuto druhu události nebo těm, kteří zvažují rozšíření na stávající festival, je důležité začít plánovat alespoň jeden rok před vaší událostí.

Jako hmatatelný příklad se může stát, že úřad zvláštních událostí primátora se bude řídit následujícím rozvrhem každodenního chuti Chicaga:

• 12 měsíců : Určete místo, datum a hrubý náčrt mapa festivalu. Zapojte příslušné městské agentury na každém kroku
• 9 měsíců : Aktualizujte mapu festivalu a zahajte RFP funkční oblasti
• 6 měsíců : Potvrďte dodavatele, sponzory, programování a dodavatele < : Dokončit zábavu a znovu potvrdit funkční oblast
• 3 měsíce : Produkovat festivalové marketingové materiály
• 1 týden : Správa zatížení
• -in Závěr události
• : Správa zatížení operací 1 týden po
• : Udržujte schůzku s ukončením a proveďte doporučení Správa komunitního festivalu
• Kancelář primátora zvláštních událostí je zodpovědná za Chuť v Chicagu a dlouhý seznam dalších událostí podél Chicagského jezera, sousedních festivalů a dalších oblastí. Chuť je jedinečná v Chicagu, protože je to volná událost, ale příjmy z chuti se platí za většinu všech ostatních akcí, které řídí kancelář. Díky zkušenostem s řízením festivalů potravin, které pocházejí z roku 1980, většina funkčních týmů v kanceláři primátora specializovaných akcí a Illinois Restaurant Association má ve svých oblastech zkušenosti. To umožňuje generálnímu manažerovi pro Chuť v Chicagu soustředit se na plánování a realizaci všech zúčastněných stran a udrží událost na cestě.

Vedle členů úřadu pracuje generální ředitel alespoň 20 různých městských úřadů a agentur, včetně (ale ne výlučně) následujících:

Policejní oddělení

Hasičské oddělení

Oddělení Zdraví

• Ulice a sanitace
• Parková oblast
• Úřad pro komunikaci v oblasti mimořádných událostí
• Další důležitou funkční oblastí kanceláře primátora zvláštních událostí je správa účetnictví / řízení smluv. Být vládní událostí, je to velmi strukturovaný proces zadávání zakázek a všechny dohody musí řídit městské směrnice.
• S časovou osou plánování událostí a zajištěním obecné správy událostí se nyní můžete podívat do každé z primárních funkčních oblastí události.
• Když jsme byli seznámeni s historií akce Taste of Chicago a pomocí jejího plánování a provedení jako případové studie jsme připraveni ponorit se trochu hlouběji do každé z primárních funkčních oblastí akce.

Operace

Provozní oblast je zodpovědná za přípravu místa, fázi a výrobu, podporu událostí, zabezpečení a další.

Operace vyžadují mnoho setkání před akcí a operační tým je úzce spojen s rozložením mapy událostí.

Je velkým rozdílem, že se na počátku tohoto procesu zapojily všechny městské agentury, podle provozního manažera pro chuť Chicaga. Operační tým řídí procesy pro následující:

Zavedení před událostí (setup)

Operace během události

Zatížení po ukončení události

• Tyto procesy zahrnují uzavření ulic, stavební stany, provozovatelé vysokozdvižných vozíků, tesaři, elektrikáři, údržbářské vybavení a personál, bezpečnost, logistika pro dodavatele nákladních automobilů, přívěsy řízení a další. Zvažte, co se s vaším operačním týmem bude vypořádat sami a co budou uzavřeny pro vaši akci. S jakými dalšími agenturami bude váš tým pracovat? Obraťte se na ně co nejdříve.
• Restaurace / prodejci
• Vzhledem k složitosti a velikosti potravinových festivalů, jako je chuť Chicaga, se asociace restaurací v Illinois ujme vedoucího postavení ve správě dodavatelů potravin, kteří se účastní každoroční akce. V roce 2015 chuť Chicaga se událost spojila se 60 prodejci potravin, včetně 19 + nových restaurací, které představovaly mnoho z Chicagských odlišných čtvrtí. Samozřejmě, že v Chicagu jisté položky budou vždy nalezeny u prodejců potravin vybraných pro tuto událost, včetně pizzy, žeber, zmrzliny a tvarohového koláče. Váš komunitní festival potravin pravděpodobně bude mít také své tradiční jídla.

Je to vyhledávané místo, které má být vybráno jako prodejce restaurace, který se účastní tohoto konkrétního jídelního festivalu, a kritéria vyžadují, aby účastníci byli místní restaurace, které odrážejí čtvrť Chicaga.Navíc musí být schopni zvládnout hlasitost a mít s městem zcela čistý stav. Zúčastněné restaurace podstoupily následující kurzy a kontroly:

Dokončete Illinois Restaurant Association Summer Festival Sanitární osvědčení

Chicago Department of Public Health navštíví kabiny třikrát denně

Správa toku zásob mezi jejich kabinami a chladírenskými kamiony < Pokud jde o vaši komunitní událost, přemýšlejte o tom, jaké kritéria byste mohli požadovat od zúčastněných prodejců potravin a kolik byste chtěli mít. První rok může být těžký, ale s každoročním úspěchem pravděpodobně zjistíte, že máte stále více ochotných účastníků.

• Programování
• Chuť Chicaga je obecná událost komunity. To znamená, že zatímco "jídlo" je to, co čerpá davy lidí, jsou to ostatní aktivity, které tam udržují lidi. V průběhu celého roku programovací tým začlenil do celkového programu mnoho z následujících prvků:
• Bezplatné koncerty na více scénách (národní a místní divadelní představení)

Pivovar s předními kuchařkami a kuchařky

včetně dětské scény

Ekologický stan pro "zelené" vzdělávání

• Sportovní pavilon s fitness tipy
• Mezinárodní pavilon (nákupní)
• Zábavní jízdy
• Program ohňostrojů
• Slavnostní zahájení
• Zvažte, jaké další programy a aktivity byste chtěli zahrnout do vašeho jídelního festivalu.
• Sponzorství
• Chuť Chicaga zahrnuje několik kategorií pro sponzorství, což je hlavní zdroj financování a věcné podpory. Firemní marketingoví pracovníci a plánovači firemních akcí mají tendenci se účastnit komunitních akcí, jako je například Chuť, která posiluje svou značku a získává expozici.
• Pohostinnost je prvek, který někteří sponzoři zahrnují do svých balíčků, což umožňuje těmto sponzorům získat příznivý přístup k některým místům k sezení a soukromým stanům, aby mohli hostit své vlastní klientské akce.
• Typy sponzorů v rámci chuti zahrnovaly:
• Mobilní komunikace

Řetězový obchod

Nápojové společnosti

Maloobchodní prodejny a banky

Letecká společnost a hotely

• Dodavatelé potravin
• Restaurace
• Fyzikální a zdravotnické organizace
• Městský park a veřejná doprava
• Zvažte, jaké místní firemní sponzory by mohly mít zájem financovat vaši komunitní akci a přemýšlet o tom, a výhody, které můžete poskytnout těmto sponzorům.
• Marketing / public relations
• Obchodníci, kteří pracují na chuti v Chicagu, mají záviděníhodnou pozici, protože to je typ události, která v Chicagu a jinde automaticky přitahuje pozornost médií. Lepší přesto, mediální sponzoři také pomáhají propagovat chuť. To znamená, že kancelář primátora zvláštních událostí nemusí věnovat příliš mnoho tradičních forem reklamy, aby šířila slovo a propagovala událost.
• Obchodníci propagují událost psaním vyhrazených tiskových zpráv do každé oblasti akce, udržováním webové stránky události a vypracováním brožury o událostech. Tyto položky vyžadují úzkou spolupráci se všemi ostatními funkčními oblastmi, aby bylo možné dokumentovat plánování a změnu obsahu, jak se vyskytují.
• Na začátku může být obtížné pro komunitní potravinářské festivaly získat takovou expozici, že velké a známé události, jako je chuť Chicaga. Vezměte však na vědomí, které média byste mohli oslovit pro svobodný tisk a začít plánovat ty marketingové materiály, které bude váš marketingový tým zvládnout jako webové stránky, letáky a brožury.