Komplexní přehled o řízení projektu

Projektový managementský institut (PMI) definuje řízení projektů jako "splnění požadavků projektu pomocí aplikace znalostí, dovedností, nástrojů a technik pro projektové činnosti. , provádění, řízení a uzavírání projektu. "

I když se tato definice může zdát složitá, principy řízení projektů jsou skutečně zakořeněny ve zdravém rozumu a praktickosti.

Ať už chcete spravovat projekty klientům, nebo je vaším cílem, stát se projektovým manažerem, postupujte krok za krokem základy projektového řízení. Než začnete, zjistěte, jestli je služba, kterou se chystáte nabízet (nebo přiřazení, kterou se věnujete), skutečně projekt.

Obecné řízení versus řízení projektu

Jak se rozhodujete, zda je něco nebo není projekt? Chcete-li to rozdělit, oddělte dvě různé oblasti řízení do funkčního (nebo obecného) řízení a řízení projektů.

Funkční nebo obecné řízení je nepřetržitý provoz úkolu. Jedním příkladem by bylo, pokud vlastníte technologickou společnost a máte klienta, pro který poskytujete podporu zálohování, a neustále spravujete svůj roční účet zálohováním svých serverů a poskytněte jim týdenní zprávu o činnosti. Pokud to uděláte po dobu pěti let a máte smlouvu s klientem s možností prodloužení, je vaše práce nepřetržitá, a proto obecná nebo funkční.

Pokud však váš klient chce implementovat nový systém správy obsahu a má jeden rok k vývoji nového systému a požádá vás, abyste vedl jeho vývoj, váš klient vás zapojil do projektu.

Podobně, pokud pracujete s lidskými zdroji a vaše práce je spravovat rozpočet oddělení a dohlížet na juniorské spolupracovníky, pak máte funkční práci, protože je to nepřetržitá práce, která nemá definovanou konečnou úpravu.

Na druhou stranu, pokud máte stejnou pracovní pozici a ředitel vašeho oddělení vás požádá, abyste provedli nový program náboru (a poskytne vám termín a rozpočet) a vytvoříte tak projektového manažera, pak je to projekt, protože má počáteční a konečný datum a úkol se děje pouze jednou.

Vizualizace projektu do tří částí

Nyní, když rozumíte podstatě toho, co tvoří projekt, můžete se podrobněji podívat na řízení projektu. Použitím přírůstkového programu jako příkladu, nyní, když víte, že je potřeba projekt, dalším krokem je vymezení rozsahu, času a rozpočtu.

Řízení projektů je plánování, organizace a kontrola rozsahu, rozpočtu a času projektu náborového programu. Chcete-li pomoci vizualizovat projekt, nakreslete jednoduchou pyramidu.Každý řádek pyramidy představuje jednu ze tří hlavních částí projektu (tj. Rozsah, čas a rozpočet). Prázdný prostor ve středu pyramidy je kvalita dodaného produktu. Pyramida je důležitým nástrojem, který je třeba mít na paměti, když naplánujete svůj projekt, protože vaše tři hlavní části rostou nebo zmenšují, je ovlivněna kvalita produktu.

Rozsah projektu

Definování oboru je často nejtěžší a složitější součástí řízení projektu.

Podrobnosti o projektu jsou obecně neznámé na začátku, takže odhady, které aktivity a úkoly jsou potřebné k realizaci projektu, se zamysli. Rozsah se skládá ze všech různých činností a úkolů, které budou provedeny za účelem vytvoření konečného produktu, který dodáte. Definování rozsahu projektu vám pomůže určit čas a rozpočet, které budete potřebovat k dokončení projektu. Dobrým způsobem, jak začít, je prostě napsat, co si myslíte, že je zapotřebí k dokončení úkolu. Dále konzultujte s ostatními, abyste získali komplexní přehled o všech aktivitách.

Čas projektu

Jakmile vytvoříte počáteční rozsah, můžete začít každému úkolu a úkolu přiřadit čas a navíc se podíváte na projekty o větší obrázek. Zeptat se, které aktivity se budou odehrávat současně a které se budou opakovat.

Dále věnujte velkou pozornost tomu, kolik lidí přezkoumá projektové aktivity, protože to bude mít vliv na čas potřebný k dokončení kroku. Je překvapující, jak dlouho může trvat jednoduchý úkol, když ji potřebují tři lidé. Po výpočtu doby, kterou budete potřebovat k dokončení kumulativních činností a úkolů, jste připraveni vytvořit plán projektu, který projektový tým bude následovat.

Rozpočet projektu

V tomto okamžiku jste stanovili, co (rozsah) a délka (čas) projektu, Nyní je čas určit rozpočet. Stejně jako výpočet času na projekt, budete často muset konzultovat ostatní, včetně vedoucích oddělení, abyste zjistili přesný rozpočet. Rozpočet se skládá z několika hledisek, včetně použití osob a materiálů, které se účastní uskutečněných činností a za jakou dobu budou potřebné (tj. Lidé) a použité materiály.

Komunikace je klíč

Častokrát chce klient (nebo šéf) projekt dokončit v předem stanoveném čase a rozpočtu bez ohledu na rozsah projektu. Problém s tím je, že téměř vždy, rozsah projektu nelze rozumně dokončit vzhledem k časovým a rozpočtovým omezením. V důsledku toho se část řízení projektu vyjednává o podmínkách projektu s klientem nebo šéfem. Během procesu vyjednávání, stejně jako po celou dobu trvání projektu, je jasná komunikace jedním z nejdůležitějších dovedností, které budete potřebovat. Čím jasněji komunikujete s výzvami na cestě, tím bude váš klient nebo šéf šťastnější.