, Kterým se stanoví 5 největších problémů, které způsobují katastrofu pro váš projekt

Před několika lety při plavbě velmi malého dvoumotorového plavidla na vnitrozemském jezeře jsem udělal řadu chyb, které způsobily, že se loď převrátila v pomalém pohybu. Po delší dobu jsem rozpoznal důsledky mých chyb a cítil se bezmocný, abych v situaci udělal něco. Byl jsem pro dunking a dávku pokory.

Bylo to mírné rozčilení, že můj nevědomý účastník, moje teta, skončí tam i na své první plavbě v řemesle, které jsem popsal jako neschopný sklouznout.

Když jsme se oblékli v teplé vodě, bezpečně nasazeni v našich záchranných vestách, oba jsme se začali smát na náhlou situaci, která nyní zahrnovala stožáru plachetnice, která byla v blátě. Poté, co jsem se zotavil z mého neštěstí a získal další znalosti a zkušenosti, uvědomil jsem si, že jsem mohl snadno upravit loď a pokračovat na naší cestě neomezeně a velice suchou.

Přibližně každý zkušený projektový manažer nebo projektový tým prožil obdobnou situaci, kdy okolnosti se sbližují, aby se naklonila iniciativě a pevně držet stožár v bahně a nechat lidi, aby se bavili, když se zajímali, co se stalo .

Výzvou pro všechny z nás je předčasně rozpoznat naše kritické chyby a proti nim předtím, než dosáhneme bodu, od něhož nedojde k oživení. Tento článek nabízí návod pro projektové profesionály na zvrácení pěti velkých problémů, které hrozí, že do jezera uvrhnou příliš mnoho projektů.

1. Účelový drift

Kromě výkonného sponzora, projektového manažera a několika hlavních členů týmu většina jednotlivců a pracovních skupin příliš den nepřemýšlí o zastřešujícím účelu projektu. Zaměřují se na jejich pracovní úkoly, termíny a problémy a překážky před nimi a velký obraz se rozostří v pozadí jejich práce.

Ztráta pohledu na účel semena osiva různých problémů, včetně motivace, morálky, kvality, tvořivosti a inovací.

Chcete-li se zaměřit na účelové posuny, snažte se udržet tento kritický kontext v jasném pohledu pro všechny účastníky projektu. Někteří projektoví manažeři přezkoumají záměr na začátku každého setkání nebo přehlídky mezníků. Jiní se zapojují do svých hlavních týmových týmů, aby pravidelně opakovali úkoly pracovních týmů. Účel je zvýrazněn tak, aby poskytoval kontext pro potřebu najít kreativní řešení problémových dilemat. Jeden tým, s nímž jsem spolupracoval, zahrnoval prohlášení o záměru projektu v horní části každého dokumentu projektu. Bez ohledu na taktiku používanou k posílení účelu, vysoce výkonné projektové týmy najdou způsob, jak přiblížit kritický kontext práci členů týmu téměř každý den.

2. Zneklidnění zákazníků

Bližší bratranec k účelovému driftu, zmatek nad skutečným zákazníkem pro iniciativu přispívá k všem destabilizujícím problémům. U projektů, kde je zákazník hmotný a dostupný, najděte způsob, jak pravidelně zapojovat zákazníka do týmu. Vytvořte zákazníka do klíčových kroků při rozhodování a na cestě si vyžádejte vstupní informace o produktech. Když zákazník nemůže být přítomen, jeden tým, s nímž jsem se setkal, přináší na schůzku vycpaného zvířete jako zástupce.

Když je požadováno rozhodnutí, členové týmu aktivně směřují k tomuto zástupci zákazníků

a ptají se: "Co opravdu potřebuje? "Pokud nemohou s jistotou popsat odpověď, je skutečný zákazník zapojen do dalšího kontextu. U těch iniciativ, kde je projekt širší skupinou nebo cílovým publikem, musí být majitel zákazníka (často člen marketingového týmu) zodpovědný za vytváření a komunikaci zákazníků spolu s klíčovými výzvami, které má iniciativa řešit toto publikum. Tento krok je běžně vynechán nebo krátkodobý, což nevyhnutelně vede k následným problémům s upřednostněním, omezením rozsahu a jinými chorobami, které prakticky zaručují získání stěžně v blátě. 3. Dosah Creepu

Jak je dobře zdokumentováno, jaký je fenomén šíření rozsahu v literatuře projektů, zůstává v našich organizacích i na našich iniciativách epidemie.

U projektového manažera a výkonného sponzora to vyžaduje neuvěřitelnou disciplínu, aby se minimalizoval drift a rozptýlení, které vyplývá ze začlenění dobrých, ale mimo rozsah informací a nápadů.

Zatímco rozsah nemusí být nutně pokryt železem, změna očekávaného výstupu projektu musí být zvažována pouze v kontextu skutečného účelu projektu a potřeb zákazníka. A pamatujte, že zákazníci budou vždycky říkat "ano" více funkcí, když ve skutečnosti musí projektový tým laser zaměřit na vyřešené problémy a posoudit, zda je změna rozsahu podstatná z této příčiny. Vytvořte proces pro posuzování změn rozsahu přes řádné a velmi těsné filtry nebo riskujete, že přispějete k následnému převrácení vaší iniciativy.

4. Konflikt kolem struktury týmu

Stará Abbotova a Costellova komedie rutiny "Kdo je na prvním místě", kde se dva účastní rozsáhlého pletu, který zobrazuje zmatek nad rolí a pozicemi v baseballu na základě prohlášení, nikoliv otázek (

Kdo

je na první … fakt, někdo s názvem Co je na druhém a dalším znaku, já nevím , je třetí), zdůrazňuje příliš mnoho týmových situací. V literatuře a studiu týmů je jednou z běžných chorob nedostatečně výkonných týmů zmatek nad tím, kdo je skutečně zapojen a jaké jsou jejich hlavní odpovědnosti a zodpovědnosti za iniciativu. V každém případě, kdy jsem se setkal s vysoce výkonným projektovým týmem, bylo vynaloženo velké úsilí na zakládání členství v týmu a definování rolí a zodpovědností.Některé týmy mají členy, kteří vymezují jednotlivé charterové dokumenty a vysvětlují základní odpovědnosti a odpovědnosti a zajišťují, aby byly tyto dokumenty viditelné a přístupné všem, aby je mohli vidět a přezkoumat. Ostatní hranice policejních týmů pečlivě zajišťují, že členství není plynulé, když se jednotlivci spojí nebo náhodně opustí.

Součástí struktury týmu je také zajištění srozumitelnosti úlohy vůdce. Jeden projektový manažer, se kterým jsem se setkal, používá otázku: "Jakmile tato iniciativa skončí, co říkáte, že jsem to udělal? "Zahájit diskusi o jejím vůdci. Překládá vstupy od členů týmu do popisu práce, který je kompletní s odpovědnostmi, a publikuje to celé týmu.

5. Nedostatek hodnot

Moje poslední destabilizující síla se soustřeďuje na hodnoty nebo jejich nedostatek v mnoha družstvech. Sada dobře definovaných hodnot popisuje očekávané chování pro všechny účastníky týmu. Hodnoty definují zodpovědnost a očekávání problémů při řešení problémů, řešení neshod, navrhování inovací a navigace v překážkách spolupráce.

Účinní projektoví manažeři spolupracují s členy týmu a výkonným sponzorem, aby objasnili a kodifikovali hodnoty a aby je viděli všem. Zaměřují se také na každodenní posilování nebo prožívání hodnot. Modelováním správného chování pomáhají vkládání hodnot hluboce do týmové kultury. I když je ideální pro stanovení jednoznačných hodnot týmu na začátku iniciativy, může se to v pozdějším procesu uskutečnit podle potřeby, aby se pomohlo správnému vyčlenění skupiny z kontroly.

Dolní linie pro teď:

Existuje nesčetné destabilizující vlivy, které se mohou spojit, aby se váš projekt přesunul do metaforického jezera a bahna, nicméně výše uvedené pět základních příčin potenciálních obrovských problémů . Máte-li pocit, že váš projektový tým je zpomalován, je zapotřebí přehodnotit každý z těchto problémů a vyhnout se nepohodlnému výsledku.