ŘíZení události vs. plánování: Jaký je rozdíl?

Odvětví plánování událostí je hostitelem mnoha titulů a popisů práce. Plánovač událostí. Plánovač schůzek. Koordinátor akce. Plánování úmluvy. Správcem událostí. Seznam se zdá nekonečný. Vzhledem k tomu, že průmysl roste, tak je seznam pracovních funkcí. Zatímco růst pracovních míst je vždy dobrá věc, řada funkcí pro plánování událostí a řízení pracovních událostí může být matoucí pro ty, kteří začínají v oboru.

Je to stejně frustrující pro zkušené profesionály, kteří se setkávají s klienty, kteří nepochopili nabízené služby.

"Správa událostí" a "plánování událostí" jsou často zaměnitelné, přestože jsou to dvě velmi odlišné věci. Jednoduché plánování a řízení nejsou stejné. Zatímco dovednostní sady těchto dvou funkcí se překrývají, jsou to dvě odlišné funkce. Vytváří problémy pro ty, kteří se zabývají klienty, kteří si mylně myslí, že potřebují správce událostí, když potřebují plánovač událostí. A pro ty klienty, kteří mají dojem, že se všichni správci událostí také zabývají plánováním událostí. Ujistěte se, že je nejasné, protože je důležité, abyste vy a vaši klienti měli stejné pochopení.

Plánování událostí

Začněme plánováním událostí. Klíčové operační slovo zde je plánování . Všechny události - od svatebních sprch až po oslavy narozeninových milníků až po velké firemní setkání - začínají nějakým plánem.

Počáteční diskuse s klienty o nápady na události, témata, žádoucí data a rozpočtové pokyny jsou součástí procesu plánování událostí.

Plánování událostí začíná na začátku od počátečních fází koncepce a pokračuje až do skutečné události. A upřímně, několik týdnů po události jako plánovač událostí zabalit detaily a zpracovat následné položky.

Plánování událostí vyžaduje úzkou spolupráci s klientem, aby byla navržena událost, která odráží vizi klienta o shromažďování a splňuje cíl události. Klienti, kteří najali plánovače událostí, najali někoho, kdo naplánoval všechny aspekty události, včetně souvisejících podrobností a akčních položek, a aby tuto událost viděl až do jeho dokončení.

Povinnosti plánování událostí mohou zahrnovat, ale nejsou omezeny na:

• výběr celkového tématu pro událost
• rozvíjení rozpočtu
• výběr místa konání
• vyjednávání hotelových smluv
• pronájem externích prodejců > plánování menu
• pronájem kuchaře
• aranžování hostujících reproduktorů nebo zábavy
• koordinace dopravy
• výběr barevné schéma
• vyvíjení investic
• plánování událostí je vše, .Tato funkce spadá do většího zastřešení správy událostí.

Správa událostí

Každý typ události je tvořen mnoha díly, které se hodí dohromady jako kusy hádanky. Všechny tyto kousky se nakonec spojily a vytvořily akci. Úspěšné události mají všechny ty související díly dohromady ve správný čas a na správném místě, plynule a efektivně a podle plánu. Tento proces se nazývá správa událostí. Jednoduše řečeno, projektové řízení samotné události.

Správa událostí zahrnuje vytváření, koordinaci a řízení všech různých složek události, stejně jako týmy lidí odpovědných za každý aspekt. Některé aspekty správy událostí mohou mimo jiné zahrnovat:

vyhrazení místa pro událost

• koordinaci externích dodavatelů
• vytvoření parkovacího plánu
• návrh nouzových pohotovostních plánů
• bezpečnostní standardy
• vedoucí pracovníci odpovědní za každou funkci
• dohled nad prováděním události
• monitorování události
• řešení událostí na místě
• Event Managers a Event Planners pracují společně

funkce je náročné, protože se nejenže úzce souvisejí, odpovědnosti se často překrývají. Jednotliví plánovači událostí mohou nabízet služby pro správu událostí a event manažer může také nabídnout plánování událostí.

Vše závisí na individuálním plánovacím týmu nebo manažerském týmu událostí, na místě konání a samotné události.

Je důležité pochopit rozdíly mezi těmito dvěma a určit, které služby poskytnete. Například; Pokud nabízíte služby plánování událostí pro velkou událost, budete spolupracovat s manažerem událostí, který bude koordinovat vaše služby s manažery cateringu, audiovizuálního týmu atd. Definujte svou roli a služby, které poskytnete a jasně komunikujte to potenciálním klientům, aby se zabránilo jakémukoli zmatku během procesu plánování.