Proč je komunikace důležitá ve správě změn

Při žádosti o změnu organizace nemůžete komunikovat nadměrně. Každý úspěšný manažer, který vedl úspěšné úsilí v oblasti řízení změn, vyjadřuje potřebu překonat komunikaci při změně zkušenosti a učiní toto prohlášení v retrospektivě.

Neexistuje žádná organizace, ve které jsou zaměstnanci zcela spokojeni s komunikací. Komunikace je jedním z nejtvrdších problémů v organizacích.

Je to oblast, která je nejčastěji stěžována zaměstnanci během organizačních změn a během každodenních operací. Důvod?

Efektivní komunikace vyžaduje čtyři komponenty, které dokonale spolupracují na vytvoření sdíleného významu , což je oblíbená definice komunikace.

• Jednotlivé odesílající zprávy musí zprávu jasně a podrobně prezentovat a vyzařovat integritu a pravost.
• Osoba, která přijímá zprávu, musí rozhodnout o poslechu, klást otázky pro jasnost a důvěřovat odesílateli zprávy.
• Zvolená metoda doručení musí vyhovovat podmínkám a potřebám odesílatele i přijímače.
• Obsah zprávy musí rezonovat a na určité úrovni se připojit k již existujícím vírám přijímače. Musí obsahovat informace, které zaměstnanec chce slyšet. Musí odpovídat na nejdůležitější a nejoblíbenější otázky zaměstnance.
• S tím, co se děje v komunikaci, je div, že organizace to někdy dělají dobře.

Odborníci v oblasti řízení změn poskytli širokou škálu návrhů, jak dobře komunikovat během všech organizačních změn.

Doporučení ohledně komunikace pro efektivní řízení změn

Vypracujte písemný komunikační plán, který zajistí, že se v rámci vašeho procesu řízení změn objeví všechny následující skutečnosti.

• Komunikujte důsledně, často a prostřednictvím více kanálů, včetně mluvení, psaní, videa, tréninku, fokusních skupin, bulletinů, intranetů a další informace o této změně.
• Oznamte vše, co je o změnách známo, jakmile jsou informace k dispozici. (Ujistěte se, že vaše předpojatost směřuje k okamžité komunikaci, takže některé detaily se mohou později změnit.) Řekněte lidem, že vaší další volbou je udržet veškerou komunikaci, dokud nebudete pozitivní ohledně rozhodnutí, cílů a pokroku. To je katastrofální při efektivním řízení změn.
• Poskytněte lidem značné množství času, aby mohli klást otázky, požadovat objasnění a poskytnout vstupy. Pokud jste byli součástí scénáře, ve kterém vůdce představil změny, na režijních průhledných fórech, do velké skupiny a poté uprchl, víte, jaká špatná zpráva je pro integraci změn. Lidé se musí cítit zapojeni do změny.Zapojení vytváří závazek - nic jiného není během procesu změny tak významné.
• Jasně sdělte vizi, poslání a cíle úsilí v oblasti řízení změn. Pomozte lidem pochopit, jak se tyto změny osobně dotýkají. (Pokud s tímto procesem nepomůžete, lidé vytvoří své vlastní příběhy, obvykle více negativní než pravda.)
• Uvědomte si, že pravá komunikace je konverzace . Je to obousměrná a skutečná diskuse musí vyústit. Nemůže to být jen prezentace.
• Výměna vůdců nebo sponzorů musí trávit čas na rozhovoru jeden na jednoho nebo v malých skupinách s lidmi, od kterých se očekává, že provedou změny.
• Informujte důvody změn tak, aby lidé pochopili kontext, účel a potřebu. Praktici nazývají toto: "budování památného konceptuálního rámce" a "vytvoření teoretického rámce pro podporu této změny. "
• Poskytněte odpovědi na otázky pouze tehdy, pokud znáte odpověď. Vedoucí zničí jejich důvěryhodnost, když poskytují nesprávné informace, nebo se zdá, že při poskytnutí odpovědi narazí nebo zpomalují. Je mnohem lepší říct, že nevíte, a že se budete snažit zjistit.
• Lídři potřebují poslouchat. Vyhýbejte se obraně, ospravedlnění a odpovědi, které jsou dány příliš rychle. Aktivujte s přemýšlivostí.
• Udělat vedoucí a změnu sponzorů k dispozici denně, pokud je to možné, aby se mísili s ostatními na pracovišti.
• Držte interaktivní workshopy a fóra, ve kterých mohou všichni zaměstnanci společně prozkoumat změny, a zároveň se učit více. Využijte školení jako formu interaktivní komunikace a jako příležitost pro lidi, aby bezpečně prozkoumali nové chování a představy o změně a řízení změn. Všechny úrovně organizace se musí účastnit stejných zasedání.
• Komunikace by měla být proaktivní. Pokud je mlynářství již v akci, organizace čekala příliš dlouho na to, aby mohla komunikovat.
• Poskytněte lidem příležitost ke vzájemné spolupráci, a to jak formálně, tak neformálně, abyste mohli sdílet nápady týkající se změn a řízení změn.
• Veřejně prozkoumejte měření, která jsou zavedena pro zaznamenání pokroku v řízení změn a úsilí o změnu.
• Propagujte odměny a uznání za pozitivní přístupy a úspěchy v oblasti řízení změn a změn. Oslavte každou malou vítězství veřejně.

Další informace o řízení změn

• Změna, změna, změna: Zlepšení managementu změn z oblasti
• Výkonná podpora a vedení v oblasti řízení změn
• Plánování a analýza v řízení změn < Lekce správy změn o zapojení zaměstnanců
• Vytvoření podpory pro efektivní správu změn
• Tipy pro správu změn
• Management změn moudrosti