Běžné chyby při vyplňování formuláře W-2

Být předem varován je předzbrojen. Než odešlete zaměstnancům formuláře W-2 a podávejte tyto formuláře se správou sociálního zabezpečení (společně s formulářem W-3), přečtěte tyto běžné chyby, abyste předešli problémům.

Formuláře formuláře W-2 pozdě

Počínaje daňovým rokem 2016 byla lhůta pro podání formulářů W-2 (a 1099 formulářů) přesunuta do 31. ledna. musí být předložena správci sociálního zabezpečení nejpozději 31. ledna 2018.

Existují pokuty za pozdní podání. Přečtěte si více o nových termínech pro formuláře W-2 a 1099.

Použití formuláře W-2 Wrong Year

Použijte formulář W-2 pro rok, kdy byl příjem zdaněn, ne rok, kdy podáváte formulář. Například pro mzdy zaměstnanců v roce 2015 použijte formulář 2016 W-2; tento formulář bude poskytnut zaměstnancům a bude podán v roce 2017 u správy sociálního zabezpečení.

Chybějící lhůty pro podání. Formuláře W-2 musíte zaměstnancům poskytnout nejpozději do konce ledna a tyto formuláře musíte předložit správci sociálního zabezpečení nejpozději do konce února. Konečné termíny se mění každý rok v závislosti na tom, kdy datum spadá do kalendáře. Je-li konečný termín na víkend nebo na dovolenou, datum se přesune do následujícího pracovního dne. Zde jsou přesné lhůty pro daně z příjmů na konci roku pro běžný rok.

Nepoužíváte schválený formulář W-2

Nelze si stáhnout formulář W-2, zkopírujte jej a použijte jej.

Červená na A je speciální inkoust. Potřebujete získat schválené formuláře, od kancelářské dodavatelské společnosti, od IRS nebo od softwarové společnosti. Přečtěte si více o tom, kde můžete získat schválené formuláře W-2.

Neschopnost zastavení odmítnutí sociálního zabezpečení

Srážky ze sociálního zabezpečení musí být zastaveny na maximální výši zdanitelných mzd v systému sociálního zabezpečení pro každý rok.

(Tato maximální změna se ve většině let mění tak, aby odrážely životní náklady.) Ačkoli to není specifická chyba W-2, je to běžné a způsobí, že byste přehodnotili mzdy sociálního zabezpečení pro zaměstnance. Poté musíte vrátit přebytek zaměstnance a opravit jak W-2, tak Formulář 941, čtvrtletní výkaz o mzdách a daních pro všechny čtvrtletí, které odrážejí přebytek. Například pokud zaměstnanec v září dosáhl maxima pro zadržení sociálního zabezpečení, musíte ve třetím čtvrtletí změnit formulář 941.

Formuláře W-2 zasílané formulám pro sociální zabezpečení IRS

musí být poskytnuty zaměstnancům do konce ledna a podány do konce února společně s vysílacím formulářem W-3, který shromažďuje všechny informace ze všech W-2.

Nepodaří-li se získat osvobození od IRS za neplatný údaj

Zaměstnavatelé, kteří obdrží 250 nebo více formulářů W-2, se musí vzdát, pokud si nepřejí e-soubory.Přečtěte si více o tom, jak získat zproštění od podání formulářů W-2 elektronicky (PDF).

Nejčastější chyby formuláře na formulářích W-2 zahrnují:

Pokud nejsou zahrnuty desítkové a centové hodnoty pro částky

Pokud používáte černý inkoust (vytváření záznamů příliš světlé)
Záznamy jsou příliš velké nebo příliš malé. IRS navrhuje použít 12 pt. Typ písma typu Courier pro tisk W-2.
Méně formátovací jméno zaměstnance. Křestní jméno zaměstnance a střední počáteční jde do první kolonky, příjmení zaměstnance jde do druhého pole a případná přípona (jako "Jr.") jde do třetího pole.
Používání finančního softwaru vám může pomoci vyhnout se mnoha chybám na formulářích W-2, a to zejména v podobě chyb, a váš software vás může varovat, když dosáhnete maximální výše mzdy v sociálním zabezpečení. Podívejte se na tento článek o účetních softwarových programech společnosti Rosemary Peavler, příručce pro podnikové finance, se zaměřením na programy, které zahrnují mzdové funkce.

Jak upravit formulář W-2

Každému zaměstnance musíte předložit každý rok formulář W-2 každý rok (pro předchozí kalendářní rok), ale tyto formuláře nemusíte předkládat do Správy sociálního zabezpečení (SSA) do konce února. Toto zpoždění poskytuje čas na opravu chyb.

Pokud můžete před odesláním SSA opravit chybu, proveďte opravu a odešlete opravený formulář.

Pokud zjistíte chybu po zadání SSA, musíte předložit opravený W-2 spolu s opraveným formulářem pro předání W-3c).

Přečtěte si další podrobnosti o tom, jak provést opravy formuláře W-2 poté, co jste je odeslali do Správy sociálního zabezpečení.

Běžné chyby při vyplňování formuláře W-2